S narůstajícím počtem obyvatel a především se stále zvyšujícími se nároky dětí roste také počet přání k Vánocům adresovaných Ježíškovi. Dosavadní ruční způsob třídění došlé pošty a předávání odpovědným osobám k vyřízení bylo náročné dokonce i pro andělské asistenty. V „nebi“ byl proto letos zaveden systém pro správu došlé pošty.
Pokud se i vaše firma trápí s časově náročným zpracování příchozích dokumentů a vaši zaměstnanci nedisponují křídly, může být i pro vás vhodným řešením digitalizace přijaté pošty a zavedení následných automatizovaných procesů.
Byznysový pohled na věc
Chybné nebo zpožděné vyřízení pošty může vést ke vzniku sankcí z prodlení, zhoršení vztahů s partnery či ke zkažení Vánoc „hodným dětem“, jejichž dárky omylem dostanou „zlobiví výrostci ze sousedství“, nebo se na ně úplně zapomene. Často se pak odhalí, že chybu zavinil zdánlivě drobný omyl, jako je například špatně přepsaný údaj o adrese nebo nepotvrzená žádanka na odeslání, ztracená kdesi ve schvalovacím procesu mezi odděleními posuzováním hříchů a distribucí.
• *Ztrácíte přehled o přijaté poště? *
• Nevíte, jestli byly všechny faktury v posledním měsíci řádně vyřízeny?
• Zabírá vám zpracování korespondence neúměrný počet hodin?
• Nejste si jistí, kde přesně se přijatý dokument kdy nachází?
Nejlépe vše rozdělit hned při přijetí
Moderní systémy pro správu došlé pošty dovedou zpracovat veškeré formy příchozí korespondence, uložit ji v elektronické podobě na centrálním úložišti a automaticky rozdělit příchozí dokumenty do příslušných složek. Co tím získáte? Evidence pošty v digitální podobě hned při vstupu do firmy vám umožní poslat příslušným zaměstnancům namísto papírového originálu dokument elektronický. Tím se zjednodušuje celý proces vyřízení pošty, zvyšuje rychlost a přesnost práce i bezpečnost dokumentů.
Zavedení systému pro správu pošty umožní rovněž provádět efektivní audity pracovních procesů či usnadní zpětné vyhledávání přijaté korespondence. To lze provést pomocí předem zvolených atributů, jako je jméno odesílatele, datum, předmět nebo i vyhledáváním libovolných slov (tzv. fulltextově). V neposlední řadě dochází rovněž k zpřehlednění veškeré navazující administrativní agendy v celé společnosti, jako je evidence smluv, zpracování faktur, řízení objednávek a podobně.
Výhody systému pro správu došlé pošty:
• Možnost sledování dokumentů souvisejících s konkrétní zakázkou
• Zvýšení efektivity zpracování
• Řízená distribuce korespondence na příslušná místa
• Automatické zařazování do spisů
• Zjednodušené vyhledávání
• Zvýšení bezpečnosti dokumentů
• Zajištění evidence již na vstupu
• Zrychlení procesu vyřízení korespondence
• Snížení nákladů na zpracování dokumentů
Nalepit čárový kód, naskenovat, udělat si pauzu na kávu
Základním a nejdůležitějším krokem pro fungování systému pro správu přijaté pošty je její naskenování a označení čárovým kódem, případně spisovou značkou. Čárové kódy by vám měl být schopen dodat vybraný poskytovatel softwarového řešení. Vy je jen jednoduše nalepíte na dokument, ten naskenujete a v rámci systému se pak k dokumentu, respektive ke kódu, připojí všechny charakterizující informace, jako například o jaký typ dokumentu jde. To zajistí, že došlá korespondence bude bezpečně uložena na jednom místě a ve správném spisu – faktury u faktur, smlouvy u smluv a podobně. Ve firmě pak koluje pouze digitální kopie označená kódem, díky kterému ale můžete jednoduše zjistit, kde se nachází papírový originál. Efekt kódů se projevuje i v opačném směru. Pomocí čtečky čárového kódu můžete z fyzického dokumentu zjistit, v jaké fázi zpracování či u koho se daná korespondence zrovna nachází. V neposlední řadě pomáhají kódy při skenování velkého množství dokumentů za sebou. Jejich přítomnost v tomto případě slouží systému k automatické separaci a správnému umístění digitalizovaných verzí. Využití čárových kódů tak mnoha firmám ušetří ročně stovky hodin práce.
Jak vybíral Ježíšek, měli byste i vy
Při výběru systému pro řízení pošty byste měli volit profesionálního dodavatele, který nabízí řešení s co nejširším záběrem. V úvahu je třeba například vzít schopnost pracovat s různými druhy korespondence. Každý dokument totiž vyžaduje odlišný způsob zpracování. Flexibilní řešení by vám ve spojení s digitalizovanými dokumenty mělo umožnit individuální nastavení příslušných pracovních postupů pro vyřízení různých druhů zásilek. V závislosti na typu zpracovávaného dokumentu byste měli mít rovněž možnost upravovat přístupová oprávnění či přidělovat povinnosti jednotlivým zodpovědným osobám v procesu. Systém by vás naopak měl automaticky upozorňovat například na termíny obsažené v poště, aby z vaší strany nikdy nedošlo k jakémukoli zdržení.
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.
Datové schránky ISDS by měly být samozřejmostí
Profesionální dodavatel systému pro správu došlé pošty by vám měl nabídnout rovněž řešení pro zpracování dokumentů přijatých do datové schránky. Nejčastější problém s tímto typem korespondence bývá její vymazání ze schránky 90 dnů po obdržení.
Pokud i vy řešíte toto úskalí neustálým tiskem pošty nebo jejím přeposílání jinam, moderní systémy vám nabídnou elegantnější řešení. Automaticky se totiž napojí na ISDS a pravidelně stahují všechny nové zprávy včetně příloh na firemní úložiště. Zde je tato korespondence následně standardně identifikována a roztříděna. Vše se zároveň eviduje v elektronické knize došlé pošty.
Ideální řešení by mělo:
• Dokázat zpracovat papírovou i elektronickou poštu všech druhů
• Řídit proces došlé i odchozí korespondence
• Spravovat poštu v rámci systému ISDS
• Umět pracovat s korespondenci došlou na oficiální e-mail podatelna@firma.cz, ale i na libovolný e-mail pracovníka společnosti
Jak začít?
Prvním vhodným krokem před samotným zavedením jakéhokoli systému pro řízení pošty a dokumentových procesů je vždy analýza aktuálního stavu. Ta pomůže odhalit jak potenciální chyby v dřívějším nastavení, tak poslouží i jako základ pro implementaci řešení. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.
Lukáš Dziadek pracuje u společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech jako produktový manažer ECM