Canon umí své multifunkce přímo provázat jak DMS díky skenování přímo do systému, ani není nutné zapínat počítač, ale to není zdaleka všechno. Umí s nimi i přímo pracovat, od vkládání poznámek až po indexaci pořízených dokumentů. Kromě toho se dobře „kamarádí“ s ostatními velmi rozšířenými podnikovými IS, jako například SAP R/3, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint nebo COLD, chlubí se Daniel Míka, B2B marketingový ředitel Canon CZ.
Nabízíte nějakou nadstavbu nad vašimi multifunkcemi ohledně DMS/ECM – document management system/enterprise content management?
DMS systém Therefore nabízí vlastní aplikační vrstvu pro multifunkční tiskárny. Ta je založena na platformě MEAP, která integruje iR zařízení Canon přímo se systémem Therefore. Zatímco uživatelé skenují dokumenty pomocí příslušného zařízení, dokumenty se ukládají přímo do systému spolu s veškerými potřebnými daty a indexy. Jejich klasifikace, indexace a cíl ukládání se může objevit přímo na displeji multifunkční tiskárny – není nutné ani zapínat počítač.
Druhou možností je integrovat systém Therefore se systémem pro správu tiskového prostředí a tiskových zařízení uniFlow. V tomto případě se uživatel přihlásí k MFP zařízení mávnutím identifikační kartou či PIN kódem, a následně již může ihned využívat všechny funkce zařízení jako je tisk vlastních úloh či kopírování, ale také faxování nebo operace skenování. A právě při skenování do DMS Therefore (možno i s pomocí personalizovaných workflow pro vytěžování dat), pak ukládá své dokumenty díky integraci obou systémů jednoduše a bez nutnosti separátního přihlašování k DMS systému. Všechny zpracované dokumenty jsou samozřejmě uloženy pod účtem daného přihlášeného uživatele a zcela podle nastavených oprávnění a omezení, která má nastavena v DMS systému.
Další možností je využití služby eCopy ShareScan. Její uživatelé mohou využít konektor, který umožňuje ukládání dokumentů přímo z multifunkční tiskárny do systému Therefore. Služba eCopy také nabízí možnost odesílat dokumenty do více cílů. Případně je díky připravené integraci DMS systému Therefore se službou eCopy Desktop možné vkládat poznámky do dokumentů a ukládat je do systému Therefore jednoduše stisknutím tlačítka Uložit.
Poslední možností je pak i integrace DMS systému Therefore s aplikací eCopy PDF Pro Office, která slouží pro snadnou editaci souborů PDF. Nabízí jak možnost požadovaný dokument v Therefore vyhledat a otevřít, tak ho i po editaci zpět do DMS Therefore uložit.
Jak dalece je vaše řešení DMS/ECM provázáno s jinými systémy pro usnadnění uspořádání podnikových procesů?
Therefore je provázán s řadou ostatních systémů, které usnadňují a zvyšují jeho využitelnost, ať jde o SAP R/3, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint nebo COLD, který dovoluje automaticky zařazovat textové, XML, PDF i binární soubory.
Integrace se systémem SAP je velmi těsná – systém Therefore poskytuje centrální správu všem informacím a zároveň propojuje procesy SAP s příslušnými dokumenty. Příchozí papírové dokumenty i elektronické dokumenty lze ukládat do Therefore přímo z uživatelského rozhraní systému SAP. Veškeré aplikace Therefore podporují všechny funkce čárových kódů systému SAP a jsou zcela začleněny do jeho úložných scénářů. Systém Therefore dokáže zachytit indexy dokumentů přímo z procesů systému SAP.
Umožňuje váš DMS/ECM systém zpracovávat jak podniková data, tak externí? Je váš systém zaměřen jen na nestrukturovaná data (v podobě skenovaných dokumentů, e-mailů, zpráv, obrázků, kancelářských dokumentů a multimédií)nebo umí zpracovávat i transakční data (záznamy ukládané ve standardizované podobě například do relačních databází – reklamační formuláře apod.)?
Therefore lze využít jak pro zpracování podnikových, tak i externích dat, a to v elektronické nebo papírové podobě. Papírové dokumenty jako faktury a výkazy je možné importovat a automaticky indexovat. Systém podporuje rozpoznávání čárových kódů, OCR i integraci inteligentních skenovacích řešení jako Kofax a IRIS pro pokročilou automatizaci skenování. Elektronické dokumenty lze automaticky importovat a extrahovat z nich informace pro hladké zpracování. Po importu do systému lze dokumenty začlenit do workflow Therefore a uplatnit zásady bezpečného uchovávání a skartace.
Stejně tak umí Therefore zpracovávat nestrukturovaná data (skenované dokumenty, e-maily, zprávy, obrázky, kancelářské dokumenty, multimédia) i transakční data. Libovolný typ dokumentu, včetně výkresů CAD a videí, lze ukládat do systému pouhým přetažením myší.
Nabízíte DMS/ECM pro interní (on-premise) instalaci, nebo i jako cloudovou službu? Umožňuje vaše řešení DMS/ECM také mobilní přístup?
Organizace, které hledají alternativní způsoby investic do IT infrastruktury, získávají službu bez nároků na správu a údržbu. Systém současně umožňuje rychle navyšovat uživatelské licence i úložnou kapacitu pro dokumenty dle potřeby zákazníka.
Therefore Online nabízí podobné funkce jako instalovaná verze přímo u zákazníka. Místo instalace v místní síti je však aplikace instalována v zabezpečeném hostingovém centru.
Díky nízkým počátečním nákladům a měsíčním poplatkům je toto řešení ekonomicky přijatelné i pro společnosti s omezeným rozpočtem.
K dispozici je i mobilní aplikace Therefore, která je podporována na telefonech a tabletech s operačními systémy Android, Windows phone, Window 8 a Windows RT stejně tak jako na zařízeních iPhone a iPad. Prostřednictvím mobilní aplikace lze např. pořizovat obrázky a odesílat je do Therefore. Dále můžete zpracovávat workflow, prohlížet dokumenty a případy i odesílat soubory z podporovaných aplikací. Díky možnosti stažení dokumentů umožňuje systém i mobilní práci bez připojení k internetu. Po připojení jsou změněné dokumenty automaticky synchronizovány se serverem.