Máte rádi kouzla? Do klobouku vložím 5 vajec. Abrakadabra, vysypu 4 kuřata. Kde je to páté, nikoho moc nezajímá. Kouzlo bylo přeci i tak působivé. Teď si však představte stejnou situaci při digitalizaci dokumentů. Do skeneru vložíte nabídku na zakázku o 100 stránkách, zdigitalizuje se vám jich 99. A vy si toho navíc všimnete až po odeslání elektronické verze do výběrového řízení. Dokument je neplatný, zakázka ztracena, obchodní jméno poškozeno… a žádné kouzlo to již nevrátí. Firmy by se proto dnes měly zaměřit především na spolehlivé technologie, které jim moderní obchodní procesy pomohou bezpečně zajistit.
Zejména společnosti, které se rozhodnou pro úplnou digitalizaci dokumentů, musí věnovat výběru zařízení na převod dokumentů do digitální podoby značnou pozornost. Při digitalizaci větších objemů dokumentů je nejdůležitější mít jistotu, že skutečně došlo k naskenování každého jednotlivého listu. Tuto jistotu doposud firmy získávaly prostřednictvím pořízení finančně nákladnějších dokumentových skenerů nebo časově náročnou ruční kontrolou po naskenování na běžných kancelářských strojích.
Ideálním řešením je spojení
Dodavatelé moderních tiskových řešení ale dnes již nabízejí kompromis mezi těmito variantami. Speciální ultrazvukové senzory, které zabraňují vynechání listu při skenování, se již objevují ve standardní výbavě některých kancelářských multifunkčních zařízení.
Jak funguje ultrazvukový senzor?
Při dvojitém podání papíru detekuje ultrazvukový senzor vzduchovou mezeru mezi dvěma (nebo více) listy. Skenování se zastaví, na displeji multifunkčního zařízení se zobrazí náhled na poslední správně naskenovaný dokument a obsluha je vyzvána, aby papíry oddělila od sebe a znovu vložila do podavače. Pak se úloha doskenuje.
Pro koho je vhodný?
Funkce senzorického skenování využijí nejvíce banky a finanční instituce. Stejně tak může být prospěšná pro účely veřejné správy, archivů a všude, kde často dochází ke skenování větších objemů dokumentů s požadavkem na maximální přesnost. V praxi zabraňuje chybám například při digitalizaci dokumentů, které prošly rukama zákazníků. Nejčastěji jde o faktury či dodací listy, jež jsou zmačkané, zpřehýbané a podobně poškozené. Hlídá také správné skenování nestandardních médií, jako jsou fólie či křídový papír. Ty jsou charakteristické vyšší přilnavostí a mají tedy tendenci se ve skenerovém podavači k sobě přilepit.
Více než kdy jindy
Důraz na maximální bezpečnost a pečlivost při skenování by měly klást také ty firmy, které se rozhodly k přechodu na kompletní digitalizaci. Zákon totiž dnes již umožňuje evidovat veškerou firemní administrativu pouze v elektronické podobě a fyzické dokumenty tedy není třeba uchovávat. Nenaskenování byť jen jediného listu by mohlo mít v případě neexistence papírového originálu pro takovou firmu až existenční důsledky.
Bezpečnost ruku v ruce s rychlostí
Přiblížit své produkty profesionálním dokumentovým skenerům se rozhodla například Konica Minolta. Jako jediná společnost vybavila ultrazvukovým senzorem dvě nová multifunkční kancelářská zařízení, která navíc nabízejí nejvyšší rychlost skenování na trhu – až 240 str./min černobíle i barevně. S kapacitou podavače až 300 listů nabízí řešení pro firmy, jež vyžadují vysokou rychlost práce při zachování maximální bezpečnosti.