DOCU-X od společnosti Socos, partnera systémů Helios z produkce Asseco Solutions, podporuje skeny, práci více uživatelů nad jedním dokumentem ve Wordu nebo Excelu, což je přínosné při správě dokumentace ISO, a také schvalování dokumentů přímo z mobilního zařízení, sděluje Jiří Cmíral, obchodní ředitel Socos.
Nabízíte řešení správy podnikového obsahu DMS/ECM jako samostatné řešení, nebo jako součást jiného systému?
Naši zákazníci mají možnost volby. Ti méně nároční si vystačí se základními vlastnostmi a funkcemi, které Helios nabízí v oblasti správy dokumentů. Pro ty náročnější máme profesionální řešení DOCU-X, které zajišťuje nejen bezpečné ukládání dokumentů a jejich schvalování, ale např. i vytěžování dat z určitých typů dokumentů (faktury, objednávky apod.). Celé řešení DOCU-X je samozřejmě maximálně provázáno se systémem Helios.
Jak dalece je vaše řešení DMS/ECM provázáno s jinými systémy pro usnadnění uspořádání podnikových procesů?
Systém HELIOS je velice otevřený a připravený pro provázání de facto s čímkoliv. Nicméně veškeré zákaznické požadavky jsme doposud byli schopni pokrýt vlastní funkcionalitou Heliosu.
Je vaše DMS/ECM zaměřeno jen na nestrukturovaná data (v podobě skenovaných dokumentů, e-mailů, zpráv, obrázků, kancelářských dokumentů a multimédií), nebo umí zpracovávat i transakční data (záznamy ukládané ve standardizované podobě například do relačních databází – reklamační formuláře apod.)?
Helios není omezen typem dat. Majoritní je samozřejmě správa naskenovaných dokumentů, kde umíme zákazníkům pomoci od manuálního přepisování dat například z faktur. Pozorujeme ale, že čím dál více zákazníků spravuje i běžné typy dokumentů jako je Word nebo Excel, kdy díky systému DOCU-X může několik kolegů pracovat nad jedním dokumentem, což je velice přínosné například při správě dokumentace ISO.
Nabízíte DMS/ECM pro interní (on-premise) instalaci, nebo i jako cloudovou službu?
Nabízíme obě varianty, ale co se týká správy dokumentů tak 100% našich zákazníků má on-premise instalaci.
Umožňuje vaše řešení DMS/ECM také mobilní přístup?
Ano například při schvalování dokumentů mohou uživatelé schvalovat přímo ze svého mobilního zařízení, na které jim chodí mailem notifikace o tom, že mají schválit určitý dokument, nebo splnit úkol.