Pro mnohé to možná bude trochu zarážející zjištění, pro někoho naopak potvrzení zkušeností z implementace ve vlastním podniku, faktem zůstává, že alespoň podle čerstvé studie podnikových informačních systémů, kterou realizovala společnost IFS ve spolupráci s analytickou agenturou Mint Jutras, systémy pro plánování podnikových zdrojů (Enterprise Resource Planning) v mnoha případech selhávají. Kde leží příčina?
Jeden typ produktu vs. dvoje modelové prostředí
Situaci můžeme rozdělit na dva základní případy. Výrobní firmy, jejichž procesy se opakují a lze je předvídat, nemají při řízení svých procesů s pomocí ERP systémů problémy, výrobní firmy, které provádějí procesy speciálně na objednávku, stavební dodavatelé i další speciální výrobci, však velmi záhy zjistí, že dokonce ani ty nejkvalitnější ERP systémy jim nenabídnou kompletní splnění jejich požadavků na informační systém.
Jednou z oblastí častých problémů je řízení projektů (project management). ERP systémy vznikly původně pro plánování materiálových potřeb a dalších opakujících se výrobních procesů. Neposkytují dostatečnou podporu pro řízení podnikových projektů (enterprise project management, EPM); nenabízejí pro tento účel potřebnou komplexitu funkcí a dostatečně nepodporují dynamické řízení projektu v reálném čase. Takto lze obecně shrnout poznatky studie, v rámci níž bylo dotazováno více než 200 manažerů průmyslových firem, jejichž roční obrat přesáhl 100 milionů dolarů. Podniky, jejichž obchodní model byl projektově orientován, tedy např. firmy zabývající se výrobou na zakázku, dávkovou výrobu, řízení dodávek a objednávek apod., odpovídaly na otázky stran řízení aktiv – finančních toků, zásob, výroby, vybavení i dalšího majetku.
Zajímavé poznatky
-
85 % respondentů se domnívá, že pro řízení úkolů a postupů je třeba mít projekty správně nastavené a definované. 39 % z nich ale nemá ve skutečnosti integrován software pro řízení projektů s ERP systémem a dalšími podnikovými aplikacemi.
-
Schopnost řídit procesy v reálném čase přímo koreluje s lepší integrací mezi systémem pro řízení projektů a ERP systémem. Nejlepších výsledků se dosahuje, pokud je funkcionalita řízení projektu přímo vestavěna do ERP systému, taková situace je ale poměrně vzácná.
-
Stávající ERP systémy postrádají řízení rizik, což je funkcionalita, která respondentům z řad projektově orientovaných organizací chybí ze všeho nejvíce. Akcionáři a vlastníci společností by měli této záležitosti věnovat pozornost, protože firmy jsou následkem celému problému vystaveny finančním ztrátám i dalším negativním (např. právním) důsledkům, které je bez adekvátního řízení rizik obtížné předvídat.
„Výsledky průzkumu – 39 % respondentů nemělo vůbec integrován systém pro řízení projektů a ERP systém a pouze 4 % využívalo řízení projektů jako přímou součást ERP – naznačují, že zde existuje velký prostor pro zlepšení. I uvedená 4 % se nám ovšem znají jako dost velké číslo, když si uvědomíme, jak vypadají funkce pro řízení projektů v hlavních současných ERP systémech,“ říká Pavel Bláhovec, ředitel obchodu a podpory IFS Czech. „Nějaká integrace řízení projektů do zbytku podnikového softwaru je každopádně nutná, v opačném případě se mohou vyskytovat nekonzistence v datech, dochází k jejich duplicitnímu zadávání, vznikají problémy s aktualizací dat, nedaří se dodržet harmonogramy a plány a to vše má samozřejmě dopad na ziskovost podnikání,“ dodává.
Možné řešení
Z uvedených výsledků v podstatě vyplývá, že je integrace aplikace pro projektové řízení se systémem ERP sice nezbytná, v rámci specifických prostředí je však vhodné ji doplnit o integrovaný modul projektového řízení přímo v podnikovém ERP.
Při jakékoli změně v projektu se automaticky všechny změny projeví ve všech ostatních součástech systému a např. vedoucí výroby vidí, že hrozí prodleva v dodávce materiálu, obchodníci mají přehled o stavu dodacích lhůt, nákupčí má okamžitou informaci o změně stavu zásob. Příkladem takového systému s integrovaným modulem pro projektové řízení jsou IFS Aplikace, s nimiž mají dobré zkušenosti např. ve společnosti ZAT, TOSHULIN.
Výsledky této studie ukazují, že firmy používající nástroj pro řízení projektů vestavěný do ERP systému dosahují lepších výsledků a mají kontrolu nad více aspekty svého podnikání oproti těm, kdo příslušné funkce realizují dvěma samostatnými, oddělenými aplikacemi. Data z této studie společnosti IFS by měla být cenná pro všechny firmy, jejichž podnikání je založeno na projektech jako organizačních jednotkách.