Fungující vnitrofiremní komunikace je vedle samotného „core byznysu“ základním předpokladem, na kterém stojí úspěch každé firmy. Rozvoj e-mailové komunikace v devadesátých letech znamenal revoluční zrychlení firemní komunikace. V dnešní době přeplněných e-mailových schránek však začíná být tento způsob výměny informací spíše brzdou.
Trendem se stává doplňování tohoto kanálu kolaborativními nástroji, které umožňují týmovou spolupráci na jednom projektu v reálném čase. Zatímco velké firmy tento problém obvykle řeší pořízením nějakého robustnějšího řešení na klíč (typicky například od IBM), v SMB, kde se obrací každá koruna, přijdou vhod nízkonákladová řešení, případně rovnou ta zdarma.
Pravidlo číslo jedna: komunikace musí být možná kdykoli a kdekoli
Pro efektivní komunikaci musí mít všichni členové týmu možnost rychle reagovat na změny. A to i v případě, že jsou zrovna mimo kancelář. To sebou přináší dvě důležité změny, za prvé není možné se již spoléhat pouze na práci od stolu (práce na tabletech a mobilních telefonech se začíná stávat novým standardem), z druhé každý člen týmu musí mít okamžitý přehled o všech provedených změnách. To se dá sice do určité míry kompenzovat e-mailem, ale vyžaduje to velkou disciplínu zaměstnanců a celková efektivita se značně ztrácí.
Ať již se nám to líbí, nebo ne, k tomuto účelu se nejlépe hodí nástroje fungující na cloudové bázi. Ať už se jedná o Google Dokumenty, Microsoft Skydrive, Dropbox, Evernote, Basecamp, Scribblar, nebo informační systémy (například české IZIO) a nástroje projektového managementu (jako výborný opensource program Collabtive).
Cloudové řešení nabízí firmám možnost rychlé výměny informací a sdílení dat. Výhodou pro malé firmy jsou přitom ušetřené náklady na pořizování vlastních serverů. Přístup k informacím lze u cloudových řešení získat prakticky kdekoliv a kdykoliv. Zobrazovat a měnit tyto informace přitom může i více uživatelů zároveň. Pokud tedy jeden z uživatelů provede změnu nebo přidá komentář, informace se zobrazí i všem uživatelům oprávněným tyto informace sledovat. Tím se komunikace značně urychluje.
Efektivní komunikaci rovněž usnadňují mobilní aplikace pro chytré telefony či tablety. Díky nim lze nové úkoly, komentáře či změny vytvořené ostatními členy týmu sledovat na mobilu či tabletu i na cestách, ať již aktivně, nebo formou sledování notifikací o změnách.
Do tohoto ranku patří svým způsobem nepřehledná škála produktů, základ ale téměř vždycky tvoří kombinace e-mailu, kalendáře, Office, IM komunikace a dnes čím dál tím častěji také prvků známých ze sociálních sítí. Pokud nesáhneme po nákladném korporátní řešení, zbývají v zásadě Google Docs a Office 365.
Ani jeden z nástrojů není dokonalý, ale oba nabízejí za přijatelnou cenu (v prvním případě zdarma, v druhém za přijatelnou cenu) zajímavé řešení. Každé z nich nabízí trochu něco jiného, Office 365 budou volit jednak konzervativnější uživatelé desktopových Office a pak samozřejmě ti uživatelé využívající pokročilé možnosti kancelářských balíků (řada šablon, velký výběr fontů, práce s velkými tabulkami), to konkurence v současné chvíli nenabízí. Hlavní nevýhodou služby je pro změnu fakt, že se nejedná v pravém smyslu o plnohodnotný cloudový nástroj, každé otevření služby otevře novou samostatnou instanci, z čehož plyne pro opravdovou spolupráci v reálném čase různé nevýhody.
Oproti tomu Google Docs jsou typickým plnohodnotným cloudovým produktem. První uživatel nasdílí prostřednictvím linku dokument kolegům a od té chvíle na něm může probíhat práce skutečně v reálném čase s neustálým sledováním změn a možností o probíhající práci konverzovat. Trochu omezující se může jevit limit 10 lidí pracujících ve stejný okamžik na jednom dokumentu (neplatí pro tabulky), v případě SMB podnikání ale stejně pravděpodobně nikdy na jednom dokumentu nebude pracovat lidí výrazně více.
Komunikace z jednoho (virtuálního) místa
E-mailová komunikace se v dnešní informační době ukazuje jako nepřehledná. Přijatou poštu je nutné složitě třídit a řadu informací musí uživatel zdlouhavě dohledávat. Některé e-maily mohou v množství doručené korespondence snadno zapadnout, a zůstanou tak bez odpovědi. Proto je výhodnější používat řešení, která soustřeďují komunikaci na jednom místě a přitom umožňují její snadné rozdělení podle jednotlivých zakázek, klientů či úkolů. Tuto možnost nabízejí moderní informační systémy. Komunikovat v nich lze se všemi členy týmu a navíc je možné nastavovat oprávnění, komu se daná informace zobrazí.
Důležité je ale také nezapomínat na rizika
Kromě efektivity by firmy měly více dbát na zabezpečenou komunikaci. Právě u malých firem je tento aspekt poměrně často opomíjen. Přitom únik informací do nepovolaných rukou a prozrazení firemního know-how může mít pro firmu dalekosáhlé důsledky.
Informace, které si mezi sebou členové týmu vyměňují, by měly být chráněny před nepovolanými osobami. A to nejen instalací kvalitních antivirových či antispamových programů, ale také užíváním nástrojů, ve kterých jsou data bezpečně šifrována. Příkladem jsou data uložená v cloudu na zabezpečeném serveru v hostingovém centru.