Náklady na firemní tisk se mohou vyšplhat do závratných výšin. Ušetřit se přitom dá různými způsoby. Nejúčinnějším způsobem, který zároveň nastíní i další možnosti úspor, je implementace softwarového řešení určeného k monitoringu a řízení tiskových úloh. Print Management System (PMS), jak jsou tato řešení souhrnně nazývána, dokáže popsat, jak přesně zákazník funguje, jak jsou jeho zařízení využívána, pro jaké účely a například i kolik který uživatel tiskne. Na základě těchto informací lze postupně aplikovat restrikce a úspory tím, že stávající zařízení přeuspořádáme a později případně obměníme za vhodnější.
Amorfní křemík pro dlouhou životnost
Přitom je vhodné nakupovat stroje s komponenty s dlouhou životností, jako jsou například válce z amorfního křemíku. Tato patentovaná technologie zaručuje dlouhou životnost od 100 000 do 4 800 000 stran, takže jediným spotřebním materiálem je pouze tonerová náplň, nikoliv celá tisková „cartridge“. Při použití komponentů s dlouhou životností mají zařízení minimální nároky na servisní zásahy a údržbu. Životnost stroje může být navíc prodloužena aplikací preventivních prohlídek.
Doplňky „na jeden klik“
Ke snížení nákladů přispívají i co možná nejjednodušší možnosti rozšíření o další doplňky, jako jsou finišery, třídiče, podavače, síťová rozhraní a zásobníky papírů. Nezapomínejme také na paměti, moduly pro duplexní tisk/sken, univerzální jazyk umožňující uživatelům tvorbu vlastních formulářů a tisk jednorozměrných i dvourozměrných čárových kódů apod.
Tisková řešení
Velkými pomocníky při snižování nákladů na firemní tisk jsou již zmíněná tisková řešení neboli PMS. Některé z těchto systémů jsou přitom dnes k dispozici zcela zdarma, a to i pro komerční účely. Organizacím umožňují například implementovat systém kvót a omezení při tisku každé úlohy a poskytují podrobné údaje o firemních tiskových procesech. Nejlepší z nich umožňují i interní zpětnou fakturaci výdajů na tisk. Součástí těchto řešení jsou i moduly pro monitoring tiskových procesů a zařízení. Z jednoho centrálního místa může firma sledovat stav všech tiskových zařízení bez ohledu na výrobce a model. Poskytovány jsou například údaje o aktuálním HW stavu, počtu celkem vytištěných stran nebo vytížení jednotlivých strojů za konkrétní časové období.
Úspora až 2/3 původních nákladů!
Návratnost popsaných investic může být ohromující. Například Metrostav, jedna z největších stavebních společností, ušetřil nasazením tiskového řešení MyQ a celkovou obměnou 1700 různých zařízení za 300 unifikovaných multifunkcí Kyocera více než dvě třetiny původních nákladů, což předtavuje 17 miliónů Kč ročně. Česká správa sociálního zabezpečení, největší finanční instituce v ČR, dokázala díky MyQ srazit tiskové náklady ještě drastičtěji, a tak v následujících osmi letech ušetří přes půl miliardy korun.
Autor je produktový manažer ve společnsoti Janus.