V dnešní době už je pravidlem, že i menší firmy s desítkami zaměstnanců využívají pro svůj provoz a řízení nějaký informační systém. O tom, jak úspěšně je systém nasazen, rozhoduje nejen jeho kvalita, ale ve velké míře také schopnost každé firmy dát řád svým procesům. A zde se obvykle naráží na limity dané schopnostmi a možnostmi uživatelů informačního systému.
Většina informačních systémů dostupných na trhu jednoznačně upřednostňuje funkcionalitu před uživatelským komfortem a flexibilitou. Často se tak stává, že uživatelé systém používají jen v míře nezbytně nutné (nařízené managementem) a místo toho, aby informační systém firmu posouval kupředu, stává se pouze nutným zlem. Zákazníci tak mnohdy ze systému využívají jen zlomek a management je rozladěn, že firma neumí ze systému vytěžit více. Ale prvotní příčina tohoto stavu je jinde. A ta už je daná vlastním návrhem informačního systému.
Etablované informační systémy jsou na trhu více než deset let , mnohdy dokonce i let dvacet. Při jejich vývoji se na uživatelský pohled často zapomíná. Uživatelé tak jsou nuceni přeskakovat mezi desítkami formulářů, ve kterých pracně hledají důležité informace. Je to jako řídit auto, které má ovládací páky v kufru místo u volantu. A ke zlepšení přitom stačí relativně málo. Dát uživatelům k dispozici v přehledné formě přesně ty informace a funkce, které chtějí a potřebují.
Běžným způsobem, jak toho dosáhnout, je vývoj zákaznických úprav na míru – to se však pro standardně tržně fungující organizaci rovná ekonomické sebevraždě. Kromě neúměrných nákladů má takové řešení i řadu dalších rizik, jakými jsou například malá flexibilita, obtížná či téměř nemožná aktualizace systému na jeho novější verze (aktualizace pak prakticky znamená novou implementaci) a vysoké nároky na odbornost IT pracovníků schopných takové změny realizovat (ať už se jedná o vlastní IT nebo pracovníky dodavatele informačního systému).
Proto jsme se při vývoji Informačního systému K2 rozhodli, že stejnou prioritu, jakou má rozšiřování funkčního záběru K2, bude mít také vývoj úplně nového a zcela unikátního pracovního prostředí.
Pověření uživatelé si tak sami mohou v přehledném grafickém návrháři upravovat jednotlivé formuláře a určovat, která data a funkce mají mít řadoví uživatelé systému k dispozici. Jednotlivé modifikace je pak možné přiřadit i skupinám uživatelů, protože v praxi se velmi často liší požadavky ekonoma, nákupčího nebo skladníka. To vše lze provést modifikací standardních formulářů bez jakýchkoli znalostí programování a dodatečných vícenákladů spojených s budoucími aktualizacemi systému.
Přívětivé uživatelské rozhraní ERP systému představuje mnohem více než jen možnost definovat vizuální styly, tj. měnit barvy, písma a velikost zobrazení. Virtuální svět informačního systému je nedílnou a stále častěji také zásadní součástí pracovního prostředí. A příjemné pracovní prostředí je jedním z nejdůležitějších motivačních faktorů.
Podívejte se na informační systém jinýma očima. Už to není jen prostředek pro získání převahy nad konkurenty na trhu produktů. Stále důležitější roli budou hrát infomační systémy a (podnikový software obecně) i na trhu práce. Protože software, se kterým vaši zaměstnanci denně pracují, je stejně tak vizitkou vaší firmy jako vaše budova, vozový park nebo vybavení kanceláří.
Petr Schaffartzik, ředitel vývoje a systémové integrace Informačního systému K2