Flexibilita a jednoduchost – to jsou dvě vlastnosti nejpoužívanějších balíčků webových aplikací pro firmy: Google Apps a Office 365. Usnadní vám nejen komunikaci ve firmě, ale umožní vám pracovat prakticky odkudkoliv. Bohužel ale neplatí, že cesta k jednoduchosti musí být vždy jednoduchá. Naopak při zavádění těchto nástrojů můžete narazit na nečekané překážky. Proto je dobré znát dopředu alespoň rámcový postup, než se rozhodnete a do implementace se pustíte naostro.
Máte dilema? Chcete vědět, zda je lepší Google Apps nebo Office 365? Pak vám můžeme jenom poradit, že jednoznačná odpověď neexistuje. Ano, Google je jednoznačně levnější – za jeden uživatelský účet zaplatíte měsíčně jen 4 eura, zatímco nejlevnější tarif u Office 365 začíná na 5,25 eur.
Ovšem Microsoft je Microsoft a kompatibilitě s jeho nejpoužívanějším kancelářským balíčkem se konkuruje jen těžko. Office 365 také nabízí propracovanější nástroje pro online schůzky a prezentace. Naproti tomu Google Apps vynikají nabídkou vlastních jedinečných aplikací, jako jsou například Analytics, AdWords nebo Google+ s možností integrace desítek dalších služeb.
Zkuste to třeba zdarma
Bezplatné zkušební období po dobu jednoho měsíce je možnost, jak si oba balíčky vyzkoušet třeba jen pro několik uživatelských účtů. Google Apps mají přitom tu výhodu, že do deseti uživatelských účtů lze využívat časově neomezenou bezplatnou verzi, i když pouze s některými aplikacemi. Pokud se pak rozhodnete pro Office 365, čeká vás další krok, a tím je rozhodnutí pro jeden z plánů, které se liší jak cenou, tak rozsahem nabízených služeb.
Audit očekávaných přínosů: ať víte, na čem jste
V přípravné fázi je audit možných úspor a přínosů krokem, který zdánlivě nemá se zaváděním nových programů nic společného. Opak je pravdou – je to krok základní a téměř nejdůležitější. Pomocí auditu pojmenujete přesně jednotlivé procesy, které budou probíhat pomocí nových aplikací. Také si spočítáte, kolik času a peněz vynakládáte na tyto úkony teď a kolik ušetříte zavedením nového řešení. Například můžete vyčíslit, kolik času vás stojí pracovní schůzky v kanceláři včetně cestovného a kolik času a peněz byste ušetřili, kdybyste na dokumentech spolupracovali online a sešli se ke konzultaci pomocí videokonference.
Zavedení aplikací do firmy
Oba systémy od vás na začátku budou chtít ověření vaší domény tak, abyste ji mohli využívat pro komunikaci prostřednictvím e-mailu. Potom vytvoříte uživatelské účty a aktivujete e-mail. Pak vás čeká synchronizace mobilních zařízení a migrace dat z vašeho dosavadního e-mailu, kalendáře či adresáře. Google Apps nabízejí výhodu jednoduché aplikace, která vás celým procesem provede. Pokud máte na celý systém náročnější požadavky, bude před vámi stát celá řada dalších úkolů, které se vyplatí svěřit specialistovi.
Zaškolení a podpora zaměstnanců
I sebelepší program je bezcenný, dokud ho nedokážete efektivně používat. Bohužel často podceňovanou částí celého procesu je zaškolování pracovníků. Přitom předtím, než začnete vysvětlovat, JAK s novými aplikacemi pracovat, věnujte důkladnou pozornost odpovědi na otázku PROČ. Aby vaši zaměstnanci byli motivovaní učit se novým věcem, pomůže jim, když budou vědět, jaké přínosy od těchto změn očekáváte. Dobrým školením ale celá implementace nekončí. Vaši pracovníci by měli mít možnost se ptát i potom, co oficiální výuka skončí a začnou narážet na problémy. Ať už to bude váš zaměstnanec nebo najatý odborník, měli by mít někoho, na koho se budou moci v případě potíží obrátit.
Revoluce čeká na ajťáky
Zavedením Google Apps nebo Office 365 v podstatě vezmete část práce – správy systému, vašemu IT oddělení nebo v případě menší firmy IT správci. Obě řešení umístěné v cloudu totiž vyžadují jen skutečně minimální údržbu. Toto se paradoxně může negativně projevit již od začátky, kdy nad Google Apps nebo Office 365 začnete ve firmě uvažovat. Můžete slyšet celou řadu argumentů od nízké bezpečnosti dat až po nedostupnost z cloudu. Berte všechny tyto komentáře pouze jako vyjadřování obav o ztrátu postavení nebo v tom nejhorším případě dokonce pracovního místa. Nemají totiž reálnou podstatu. Namísto toho začněte přemýšlet, jak změnit význam IT oddělení ve vaší firmě od správy serverů ke strategické podpoře firmy.
Novodobý ajťák by totiž měl většinu svého pracovního času místo zálohování a záplatování systémů raději vyhledávat a zavádět nová řešení pro zvyšování konkurenceschopnosti firmy, školit uživatele pro zlepšení jejich počítačových dovedností a všemožně zvyšovat produktivitu práce.