Společnost Pražské služby, a.s. patří již deset let k významným zákazníkům systému Helios Green z produkce Asseco Solutions. V roce 2008 byl zahájen přechod systému na vyšší verzi, t. zv. „migrace“, která byla dokončena na podzim letošního roku.
„Informační systém Helios Green, dříve pod názvem LCS Noris, máme v naší společnosti již od r.2000 a dá se říci, že jsme do tohoto ERP systému zapojili téměř všechny oblasti činností,“ říká Radovan Čížek, ředitel úseku informačních technologií Pražských služeb a dodává: „Začali jsme zakázkovým modulem, typickým pro PS a s. – POPEL. Dále jsme pokračovali oblastmi jako je – Personalistika a mzdy, Účetnictví, Majetek, Obchodní sklad, Doprava, Zakázky, Vážní systém, Smlouvy, Investice, Údržba… Máme přibližně 350 uživatelů a jsme spokojeni, proto jsme informační systém od r. 2000 neměnili a sami si svými nápady zadáváme další a další zakázková řešení pro podporu dalších procesů firmy“
V roce 2008 tak Pražské služby dostaly nabídku na převedení systému na jeho vyšší verzi. Důvodem byla skutečnost, že tvůrce systému měl k dispozici technologicky mnohem dokonalejší platformu Microsoft .NET a podpora původní platformy, Power Builder, měla končit.
Zákazník byl podrobně seznámen s procesem migrace.
„Zúčastnili jsme se jedné referenční návštěvy ve firmě, která migrací nedávno prošla,“ vzpomíná Dagmar Vyšínová. „Nicméně nebylo to pro nás úplně vypovídající, s ohledem na to, že máme v systému nezvykle široký záběr.“
V červnu 2008 byla Pražskými službami zadána objednávka na migrační studii a v srpnu byla podepsána implementační smlouva na vyšší verzi systému Helios Green. Celý proces migrace byl dokončen v září 2010.
„V současnosti se plně věnujeme usazení nové verze systému v naší společnosti a řešíme dílčí problémy, které však nezasahují zásadním způsobem do jeho funkčnosti,“ vysvětluje paní Vyšínová. „Z pohledu správce systému jsme zaznamenali zásadní změny, které mu však přinášejí více samostatnosti a možnosti být tvůrčí. Nicméně ani my-správci zdaleka nevíme, co vše nám nová verze nabízí. Seznamujeme se s novinkami průběžně, dle momentální potřeby. Právě ve chvíli momentální potřeby pak velice záleží na konzultantovi dodavatele, jak je ochoten prezentovat nové způsoby řešení a metodicky zástupcům IT v Pražských službách pomoci.“
Paní Vyšínová dále hodnotí: „Už nyní lze konstatovat, že migrace probíhala, jak nejlépe mohla. Žádný změnový proces neprobíhá úplně hladce a bez problémů, nicméně pak záleží na vůli chtít a být ochoten, a to u obou zúčastněných stran. Lze tedy říci, že problémy byly, ale řešily se tak, abychom jako odběratel byli spokojeni. Nakonec o tomto faktu svědčí i to, že migrace na novou verzi proběhla v domluveném termínu a z našeho pohledu nad očekávání.“
Migračního procesu se na straně zákazníka zúčastnilo pět konzultantů IT. Po dobu dvou let, kdy migrace probíhala, se složení týmu IT nezměnilo, což nemalou měrou přispělo k úspěšnosti projektu z pohledu všech hodnotících hledisek, jimiž jsou čas, náklady a kvalita.
Do migračního procesu bylo postupně zapojeno navíc 40 klíčových uživatelů z řad běžných zaměstnanců, a to pro testování všech oblastí, které probíhalo ve čtyřech základních etapách. Čas, který konzultanti a testeři na migračním projektu strávili, dosahuje odhadem okolo 12000 hodin.
Nejvíce problémů se objevilo v souvislosti s webovým rozhraním, jehož prostřednictvím komunikuje společnost s ostatními systémy napojenými na Helios Green. I zde šlo však především o kooperaci, která byla oboustranně na velmi dobré úrovni. Z hlediska uživatelů se žádný zásadní problém s novou verzí systému nevyskytl.
„Podpora dodavatele byla na velmi dobré úrovni, a to nejen při řešení problémů v průběhu testování, ale i při samotné migraci na ostré prostředí,“ chválí Dagmar Vyšínová.