O inteligentní digitální podatelně se už sice nějakou dobu mluví, přesto je ale pro mnohé firmy stále opředena mýty a tajemstvím, které brání dalšímu rozšíření.
V současné době, kdy firmy hledají stále nové oblasti pro snižování nákladů a snaží se utéct konkurenci na vlně digitálních technologií, se to ale může změnit. Odborníci společnosti Canon, která je globálním lídrem v inovacích, nabízejí v rámci projektu Kancelář budoucnosti celou řadu důvodů pro vytvoření inteligentní digitální podatelny jako nového a silného srdce celé firmy.
„Proč dnes ještě zatěžovat jakékoliv podnikání neohrabaným tříděním dopisů a roznáškou do jednotlivých oddělení, když už žijeme v digitálním věku? Kromě času tím firmy přicházejí o mnoho informací, které se ztratí, někdo na ně zapomene nebo je jen nepředá dál,“ shrnuje důvody k zamyšlení Václav Hána, který ve společnosti Canon vede pražské Delivery Center zaměřené na digitalizaci a automatickou správu dokumentů. „Možnost shromáždit všechny došlé informace digitálně na jednom místě ve firmě dává v každém okamžiku jedinečný přehled pro správné rozhodování,“ dodává.
Všechno začalo s rozvojem technologií a snahou firem v téměř všech odvětvích o digitalizaci a zefektivnění svého fungování. Na počátku šlo hlavně o skenování došlých dokumentů, aby nebylo potřeba neustále hledat založené a ztracené dopisy, faktury a smlouvy. Dnes už jsou ale firmy úplně jinde. Jejich výkonnost přímo ovlivňuje to, jak jsou schopny řídit svou komunikaci napříč jednotlivými kanály – od telefonátů a rychlých zpráv, přes různé aplikace, elektronickou i běžnou poštu, až po nově vznikající komunikační kanály.
Změna se stává nutností
S postupující digitalizací se do hledáčku dostávají firemní data. Technologie typu cloud dnes firmám umožňují data nejen pohodlně ukládat, ale také spravovat a využívat pro neustálé vylepšování jejich podnikání. Společnosti mohou okamžitě vyhodnotit, kdo je jakým kanálem kontaktoval, a nalézt pro každého to nejvhodnější řešení. „Naprosto klíčové je to v oblasti zákaznické podpory, kde se může každé opomenutí nebo prodlení v odpovědi odrazit na pověsti firmy,“ vysvětluje Václav Hána.
Pádným argumentem hovořícím pro investici do digitální podatelny jsou možné ztráty plynoucí z nedostatečné ochrany dat, především firemních nebo osobních údajů. Kromě zneužití konkurencí můžou mít dříve drobné přešlapy za následek velké sankce, například při provinění proti evropským směrnicím, jako je GDPR.
Na změnu tlačí ale i nové způsoby práce, které přijímáme za své. Pryč už je doba, kdy všichni seděli v obleku ve své kanceláři u počítače, a s ní odchází i kultura šanonů a papírových dokumentů. Stále více lidí pracuje mimo kancelář a je tak mnohem těžší zastihnout adresáta běžné pošty u pracovního stolu, ať už je obsah psaní sebedůležitější. Každá informace, která přijde poštou, musí být co nejrychleji k dispozici i v digitální formě, aby mohla být sdílena všemi možnými kanály. Většina odvětví si zvyká na rychlost komunikačních nástrojů, jako je vedle e-mailu třeba Skype, Slack, IM nebo Google Teams, a s tím roste také tlak na podobně rychlé sdílení informací.
Technologie mění pravidla
S nárůstem požadavků na rychlost a kvalitu zpracování se mění i digitální podatelny. Díky technologickým novinkám se dnes dají bez nadsázky označit za inteligentní, protože zvládají různé úrovně zpracování, ukládání a analyzování dokumentů. „Jedna jediná platforma dnes snadno dokáže řídit více systémů – od skenerů, multifunkčních zařízení, e-mailů, obrázků, MS Office, až po elektronickou výměnu dat a XML. Nezaskočí ji ani mobilní zařízení nebo technologické archaismy, jako jsou například ve francouzských firmách stále hojně využívané faxy,“ přibližuje dnešní chytré podatelny Václav Hána ze společnosti Canon CZ. Další výhodou tohoto systematického přístupu je podle něj i zásadní zvýšení bezpečnosti firemních dat a jistota dodržování organizačních pravidel společnosti.
Pozitivní zkušenosti s digitální podatelnou má například mezinárodní finanční skupina Aegon, která díky ní našla lepší způsob komunikace se dvěma miliony klientů ve Velké Británii. Ve spolupráci se společností Canon došlo k zavedení nových technologií pro zpracování pošty s cílem zefektivnit a automatizovat klíčové pracovní postupy a současně centralizovat zpracování pošty v novém externím zařízení. Společnost tím zrychlila zpracování pošty o 50 % a ušetřila 25 % nákladů i díky omezení tisku a ukládání papírových dokumentů. „Nový systém zvýšil provozní produktivitu a umožnil nám, kromě vyšší spokojenosti klientů dané zkrácením doby vyřízení, také plnou kontrolu nad procesy a současně snížil riziko nedodržení firemních předpisů,“ říká Alan Watson, manažer vztahů společnosti Aegon UK.
Komunikace firem se neustále vyvíjí a stává se stále komplexnější a více decentralizovanou. „Ještě před deseti lety si firmy mohly vystačit s jedním místem, kde se scházela fyzická korespondence. V současné době už by takový přístup nevyhovoval jakékoli firmě, která se připravuje na svou digitální budoucnost. Nejde přitom zdaleka už jen o cestu k dosažení efektivnějšího třídění a distribuce došlé pošty. S tím, jak se technologie okolo nás stávají stále chytřejšími, má inteligentní digitální podatelna potenciál stát se informační křižovatkou, která nabídne firmám zrak i sluch pro rychlou a efektivní reakci v jejich podnikání,“ shrnuje Václav Hána.
