Náklady na implementaci informačních systémů obvykle reprezentují značnou část rozpočtu na realizaci celých projektů a v případech, kdy se vyžaduje vysoká míra úprav, může cena implementace i několikanásobně přesáhnout výdaje na licence. Tuto situaci mohou zachránit jen inovativní přístupy dodavatelů, které se začínají objevovat.
Především oblast ERP je notoricky známa projekty přesahujícími jak plánovaný čas nasazení systému, tak i rozpočet. ERP řešení má pro firmu strategický význam, zasahuje do všech důležitých oblastí společnosti a neschopnost dokončit implementaci včas může mít velmi negativní dopad na každodenní běh firmy. V extrémních případech může mít až likvidační následky. Tato nejistota a možné nebezpečí související s implementačními projekty zákonitě způsobují u zákazníků nedůvěru a obavy. Negativního image jsou si vědomi také samotní poskytovatelé. Vezmeme-li navíc v úvahu, jaký dopad měla krize na IT rozpočty firem a celkovou investiční náladu, není se co divit, že nyní přicházejí s novými nástroji, které pomáhají prokázat návratnost investice do ERP, a tím zákazníky přesvědčit o smysluplnosti celého projektu.
Za poslední rok jsme byli svědky hned několika inovativních přístupů k implementacím ze strany významných ERP poskytovatelů, které mají ambici stát se trendem pro celé odvětví. Kromě tradičního poskytování slev z hodinových sazeb při implementacích se společnosti zaměřily na dosahování konkrétních měřitelných cílů prokazatelných například díky stanovení KPI (Key Performance Indicators). U společností s velkým portfoliem ERP řešení získaných prostřednictvím akvizicí jsme mohli vidět i zatraktivnění licenční politiky a snahy migrovat zákazníky ze starších řešení na ty perspektivnější.
Sdilení benefitů
Jedním ze zajímavých přístupů je i iniciativa Shared Benefits společnosti Epicor Software, jejímž principem je sdílení rizik i přínosů implementačních projektů dodavatelem i zákazníkem. Vychází totiž ze skutečnosti, že každá úspěšná implementace vyžaduje součinnost obou stran, které se na řešení aktivně podílejí, a to od samého počátku až po předání systému do živého provozu a ukončení projektu.
Obě strany společně přebírají odpovědnost za definici projektu, která je založená na detailním zmapování projektu a dohodě o přínosech a návratnosti investice. Zákazník i dodavatel jsou pak finančně motivováni vložit do projektu to nejlepší na základě dohodnutého rozsahu tak, aby bylo minimalizováno zpoždění a rizikové faktory. Při nevyčerpání rozpočtu na celý projekt jsou úspory rozděleny mezi dodavatele a zákazníka v poměru 50/50. Naopak, jestliže projekt při svém dokončení překročí rozpočet, je zákazníkovi účtováno 50 % ze smluvně dohodnutých hodinových sazeb za profesionální služby, které jsou nad původními rozpočtovými náklady.
Vedle finančních benefitů řeší tento přístup i otázku motivace a produktivity v samotném projektovém týmu klienta. Shared benefits motivuje zákazníka k tomu, aby postavil kvalitní, dedikovaný tým, který přebere za projekt stejnou odpovědnost jako dodavatel. Aby taková spolupráce byla možná, musí být v projektu zabezpečena 100% transparentnost; k tomu slouží portál poskytující aktuální a lehce dostupné projektové informace, k němuž mají přístup všichni zainteresovaní. Společným znakem celé iniciativy je zároveň snaha o pragmatická a jednoduchá řešení s cílem splnit datum dokončení implementace a eliminovat rizika související s její komplexností.
Nové metody změní odvětví
Stejně jako ostatní vstřícné implementační přístupy, i programShared Benefits je doposud velmi pozitivně hodnocen, a to jak ze strany zákazníků, tak i odborné veřejnosti. Podle slov projektového managera z Baker Perkins, jednoho z prvních zákazníků, kteří program využili, byla důvodem pro využití tohoto přístupu především ucelená a disciplinovaná metodologie řízení projektu, orientace na spolupráci a společnou odpovědnost. Zákazník získal důvěru, že správné kontrolní mechanismy a postupy „best practices“ jsou na svém místě a pomohou zajistit hladký průběh instalace efektivním způsobem z hlediska nákladů i času.
{seealso}
Že by nové přístupy přinesly konec implementací ERP řešení, jak je známe? Tak rychle to asi nepůjde, ale už teď je jasné, že budeme vidět stále více kreativních přístupů ke komplexnímu projektovému řízení zavádění ERP systémů. Je velice pravděpodobné, že pokud se jedna z nových metod osvědčí a bude přijata jak u zákazníků, tak u ERP analytiků, určí na dlouho trend pro celé odvětví.