Mobilní kancelář, to bylo jedno z nejznámějších marketingových hesel konce minulého století, kdy se objevily první aspoň trochu rychlé mobilní datové služby.
Díky cloudu totiž můžete plnohodnotně pracovat z libovolného počítače a velkou část funkcí obsloužíte i přímo z chytrého telefonu. Cloud také zajistí, že doma, v kanceláři nebo třeba na hotelovém počítači budete mít vždy ta samá data.
Kancelář už dávno není jen e-mail
Když je řeč o mobilní kanceláři, je třeba si říci, že už to v dnešní době dávno není jen o e-mailu. Přístup k e-mailu je sice fajn, ale v dnešní době je primární spolupráce a flexibilita. K tomu, abychom mohli mluvit o plnohodnotných kancelářských aplikacích, tak musíme přidat i sdílené kalendáře, sdílené kontakty a sdílené úkoly. Co je však v dnešní době, kdy dostáváme desítky e-mailů denně, snad ještě důležitější, je sdílený prostor pro výměnu a spolupráci na přípravě dokumentů uvnitř firmy. Výměna dokumentů e-maily totiž vede pouze k tomu, že dříve či později dojde k práci se špatnou a neaktuální verzí dokumentu, což může přinést problémy. Navíc v oblasti komunikace a spolupráce je třeba určitě myslet i na to, jak zejména u mobilních či vzdálených pracovníků zajistit opravdu plnohodnotné zapojení do pracovního procesu. Řeč je hlavně o video- a telekonferencích, které umožní plnohodnotnou komunikaci, včetně extrémně důležité nonverbální složky, v reálném čase a na jakoukoliv vzdálenost. Snadno použitelné videokonference navíc umožňují lépe využívat špičkové odborníky, kteří nemusí plýtvat svým drahocenným časem na cestování.
Cloud elegantně řeší i synchronizaci dat
Elektronizace chodu kanceláře samozřejmě přispěla k tomu, že veškeré kontakty a údaje v kalendáři si vedeme v dnešní době již elektronicky. Jenže s rostoucím počtem zařízení, která při práci používáme, vzniká problém s jejich synchronizací. V kanceláři totiž budeme pracovat spíše s desktopem, v hotelu se svým notebookem a u klienta si schůzku zapíšeme třeba přímo do mobilního telefonu, který máme nejrychleji po ruce. Klasická, manuální synchronizace byť jen tří zařízení je přitom velice problematická. Pokud si však všechny tyto údaje umístíte do cloudu, hodně problémů se tím vyřeší. Cloud totiž obstará nejen bezpečnou synchronizaci dat mezi všemi stávajícími zařízeními, ale také bezproblémovou synchronizaci s těmi budoucími i možnost přistupovat ke všem datům přímo z webového prohlížeče.
Microsoft šel s cenami hodně nízko
Příkladem takové cloudové kanceláře je Office 365. Nabídka je odstupňovaná zvlášť pro menší firmy do 25 uživatelů, ty mohou využívat Plán P1, a pro větší firmy, které mohou vybírat celkem ze čtyř plnohodnotných cenových plánů E1 až E4 (včetně dvou s desktopovými licencemi na kompletní Office Professional Plus) a dvou plánů pro pracovníky u terminálů T1 a T2. Office 365 zahrnuje cloudovou verzi Exchange Server, včetně podpory push synchronizace s mobilními telefony, cloudovou verzi SharePointu pro sdílení dokumentů a snadnou tvorbu firemního intranetu i komunikační nástroj Lync, který nabízí i mobilní klienty pro platformy Windows Phones či Symbian (Nokia).
Firemní dokumenty můžete editovat i na hotelovém počítači
Office 365, podobně jako Windows Live SkyDrive určený pro domácí uživatele, přitom přináší ještě jednu nadmíru zajímavou novinku – možnost vytváření a editace dokumentů Microsoft Office (konkrétně Word, Excel a PowerPoint) přímo v prostředí internetového prohlížeče. To znamená, že v podání Office 365 můžete z naprosto libovolného počítače, pokud má aspoň přístup k internetu a nainstalovaný Internet Explorer či jiný prohlížeč, kdykoliv udělat svoji „kancelář“. V té budete mít po přihlášení ke svému účtu plnohodnotnou webovou alternativu Outlooku s vašimi e-maily, kontakty, kalendářem, firemní intranet a také základní verzi Wordu, Excelu a PowerPointu. Nemusíte přitom vůbec nic instalovat, takže můžete v případě potřeby klidně pracovat z hotelového PC nebo z internetové kavárny. Pokud byste tedy někde chtěli vidět všechny výhody cloudu pohromadě, pak by to určitě bylo právě v oblasti kancelářských aplikací.
Autor je manažerem divize Information Worker ve společnosti Microsoft.