Problémy manažerů malých a středních firem řeší web 2.0

Ještě do nedávné doby nabízely služby webu 2.0 řešení pouze pro jednotlivé, malé a relativně nesouvisející problémy. Na trhu byly nabízené samostatné nástroje na spolupráci a sdílení znalostí, na blogování, podporu RSS technologií a jiné. Dnes je situace odlišná a web 2.0 služby se stávají pomocníkem pro řešení problémů menších a středních firem. Web 2.0 služby jsou dodávané přes internet, jsou integrované, bezpečné a snadno použitelné. A navíc, dají se rozšiřovat o další nástroje.

Ukázka práce s wiki.

Služby pro denní potřeby manažerů

Web 2.0 služby ve firmách jsou takové služby, které splňují vlastnosti skrývající se pod slovem SLATES. Stručně to znamená, že obsah těchto služeb musí být prohledávatelný, musí být provázaný pomocí odkazů, zařazený v kontextu pomocí štítků, služby musí umožňovat různá rozšíření a doporučení a dále služby musí vysílat k uživatelům signály o změnách ve svém obsahu. Nakonec tyto služby musí být schopné využívat také toho, že lidé, kteří něco vědí a umí, rádi ve firmě tuto znalost ukáží. Služby tedy musí být tedy přístupné pro každého.

Web 2.0 služby poskytují přínosy jak pro firmu jako celek, tak především pro každého konkrétního manažera a zaměstnance. Není časté, aby z nějakého nástroje měli ve firmě užitek všichni a tak se pojďme podívat na konkrétní výhody, které současné nástroje nabízejí v malých a středních firmách.

SMB firmy se vyznačují tím, že množství činností, které musí provádět se děje mimo jejich firmu, řada činností je outsourcována a zároveň firmy mají řadu zákazníků, se kterými spolupracují na různých projektech.

1. Prvním problémem manažerů je, že potřebují s externími firmami nějak efektivně sdílet informace. Potřebují zpracovávat návrhy a nápady, někde uložit připomínky k dokumentům, uložit soubory. Protože se spolupráce děje s externími partnery, je z praktických důvodů naprosto nevhodné používat interní sdílené disky. Proto jasná volba musí padnout na wiki systémy poskytované jako služba přes internet.

   Tyto systémy umožní snadné sdílení dat, spolupráci nad informacemi a uchovávají historii změn. Dokumenty jsou také, na rozdíl od dokumentů na sdílených discích, prohledávatelné fulltextovými vyhledávači.

2. Mezi další potřeby manažerů patří nutnost sledovat aktuální dění ve své firmě. Potřeba vědět, co se ve firmě děje, je naprosto normální a manažer bez této znalosti nemůže firmu rozumně řídit. Je samozřejmě možné získávat tyto informace jednou týdně na poradě nebo selektivně pomocí e-mailů, ale web 2.0 služby manažerům nabízí více. Umožňují mu, aby zjistil, co se v jejich firmě děje prakticky kdykoli a odkudkoli.

   Jste mimo kancelář a chcete vědět, co nového se stalo, jaké nové příležitosti se objevily nebo jaké nové věci se udály ve spolupráci s vašimi partnery? Není problém, současné web 2.0 služby vám umožní kontrolovat, co vše se ve firmě děje nového a na tyto věci okamžitě reagovat. S vhledem do aktuálního dění ve firmě souvisí i sledování postupu prací na zadaných úkolech.

3. Manažer zadá úkol, zadá termín a musí doufat, že termín bude dodržen a úkol bude splněn v dostatečné kvalitě. Praxe však ukazuje, že pokud by manažer měl lepší možnost kontroly, jak práce průběžně pokračují, mohl by své lidi lépe řídit a úkoly lépe rozdělovat. Například tento článek vznikal postupně ve wiki a redakce si mohla prohlédnout postupné přírůstky článku, přidat komentář atd.

   To by nikdy dříve nešlo. Lidé chtějí většinou e-maily posílat finální verze, a proto dlouho nic nechodí a pak se musíme nechat překvapit. Web 2.0 nabízí výrazně větší pružnost, kdy manažeři mohou lépe kontrolovat, jak probíhají práce na úkolech.

4. Kontrola průběhu prací na úkolech je jistá forma spolupráce, protože v případě, že kvalita neodpovídá, je možné zasáhnout, poskytnout rady a doporučení, jak v práci dále pokračovat. Podobnou možnost mají kolegové mezi sebou. Jakmile začne vznikat nějaký dokument, kolegové mohou pomoct, pokud vědí, že se něco takového děje.

   Dokud probíhaly práce pouze na lokálních discích, těžko se kolegové dozvěděli, co přesně se kolem nich děje a mohli složitěji reagovat. Informace se většinou přenášely pomocí schůzek u kávovaru. Nyní schůzky u kávovaru mohou probíhat již o úroveň výše, protože budeme informováni, na čem kolega pracuje. Můžeme se s ním rovnou bavit o tématu a třeba mu pomoci. Informace se tak budou šířit mnohem lépe.

Kdy je takové řešení výhodné (intenzita užívání)

Velmi zajímavá je také informace, jak firmy obvykle takové nástroje používají. Ukazuje se totiž, že web 2.0 nástroje díky svým příznivým cenovým politikám přinášejí firmám prospěch už od minimálního používání. Jsou firmy, které takový nástroj používají třeba jen některé dny v týdnu, zatímco jsou jiné, které je používají prakticky neustále. Stejně tak se ukazuje, že nejsou výjimkou ani nárazové využití, kdy aktivita na web 2.0 aplikacích utichne na několik dní, či týdnů a pak znovu začne.

Je vidět, že web 2.0 ušel ve firmách poměrně dlouhou cestu a ukázal zde svoji sílu. Jeho přínosy jsou jak pro manažery, tak pro řadové zaměstnance a navíc je všechny výhody možné využít i při různé intenzitě užívání.

Profil

Jan Kodera je technický ředitel Web 2.0 služby Abakowiki. Má na starost vedení implementačního a technologického týmu tak, aby služba splňovala vysoké nároky zákazníků, a zároveň zajišťuje hladký běh aplikace provozované formou SaaS. Publikuje v magazínech zabývajícími se softwarem jako službou a cloud computingem.