Čeští účetní jsou stále závislí na tisku, faxy se stávají minulostí

Společnost Sharp provedla výzkum zaměřený na podnikové procesy související s tiskem a oběhem dokumentů v českých firmách. Jeho výsledky ukázaly, že většina firem považuje tisk dokumentů za důležitou podpůrnou součást své činnosti a že zároveň největší náklady na tisk si vyžadují fakturační a účetní práce. Malá část firem používá chytré telefony a tablety, naopak fax míří na smetiště dějin.

České firmy navzdory rozšíření práce s digitálními verzemi dokumentů stále dávají přednost tisku. Tištěné dokumenty jsou pro téměř dvě třetiny dotázaných firem důležitým způsobem podpory jejich činnosti. Šedesát procent dotázaných na otázku ohledně významu tištěných dokumentů odpovědělo, že jsou důležité pro podpůrné podnikové funkce (účetnictví, logistiku, nákupy, HR atd.). Dalších 23,5 % respondentů uvedlo, že tištěné dokumenty tvoří součástí výrobku nebo jsou samotným výrobkem firmy. Pro 13,2 % anketovaných firem přestavuje tisk podporu produktů.

Procesem, který firmy nejčastěji uvádějí jako oblast vyžadující optimalizaci z hlediska nákladů na tisk, je fakturace. Na druhé místo respondenti kladou účetní procesy a obchodní a marketingové informace. Nízké procento dotázaných uvedlo vymáhání pohledávek, finanční obsluhu a také záležitosti spojené s procesem zpětné korespondence. To může být důkazem, že si české firmy už poradily s optimalizací nákladů na tyto procesy.

Fax upadá v zapomnění, mobilní zařízení jsou stále nevyužívaná

Výzkum ukazuje, že české podniky prakticky nevyužívají chytré telefony a tablety v rámci tiskových procesů a oběhu dokumentů, průměr jejich využití pro tyto účely dosahuje necelých 0,5 %. Jedná se o opačný trend, než můžeme sledovat na západních trzích, kde většina organizací považuje přístup k dokumentům z mobilních zařízení za důležitý nebo velmi důležitý.

Nejoblíbenějším multifunkčními zařízeními ve firmách zůstávají černobílé laserové tiskárny s formátem tisku A4 – průměrně na jednu firmu připadá téměř 10 těchto zařízení. Ve standardní firmě stojí také téměř sedm barevných tiskáren tohoto typu. Firmy, které vlastní zařízení s formátem tisku A3, nemají v nejbližší budoucnosti záměr je vyměnit za formát A4 – tuto chuť vyjádřilo jen 1,5 % dotázaných. Tento trend je v rozporu s velmi obecnými prognózami o postupném vytlačení tiskáren s formátem A4 přístroji s formátem A3. Vyplývá pravděpodobně z vysoké specializace firem, které ke své práci využívají formát A3 – pokud někdo využívá tento druh přístrojů, obvykle je potřebuje při každodenní práci (např. novinové redakce tisknoucí sloupce ke korektuře, tiskárny atd.). Tyto přístroje mají často rozšířené funkce a vyšší tiskovou kapacitu než tiskárny s formátem A4. Nejméně oblíbenými přístroji jsou v současnosti volně stojící faxy, což není v době všeobecné výměny dokumentů přes internet žádným překvapením.

Zbytečný oblak?

Ačkoliv 35,3 % dotázaných přiznalo, že používá při každodenní práci řešení, která umožňují přístup k dokumentům prostřednictvím cloudových služeb, téměř polovina (48,5 %) uvedla, že toto řešení není pro ně nezbytné. Ve 14 % firem zaměstnanci nepoužívají toto řešení, i když mají tuto možnost, naopak jen 2,2 % dotázaných má v plánu zavést toto řešení. Přibližně 45 % respondentů nemá žádné obavy související s používáním cloudových služeb, každý třetí dotázaný se však obává neautorizovaného přístupu k firemním informacím a datům o zákaznících. Ke třem následujícím, nejčastěji zmiňovaným obavám, které související s používáním uvedených služeb, patří zablokování přístupu k datům v cloudu v kritické situaci, stabilita činnosti poskytovatele služby a nemožnost rychlé získat data. Malá část respondentů se obává nedostatečného výkonu systému a aplikací.

„Práce s dokumenty v cloudu může být určitou částí firem ještě považována za technologickou novinku, proto 35 % firem, které toto řešení využívá, nepředstavuje špatný výsledek. Situaci navíc komplikuje fakt, že chybí jednoznačná definice cloudu a řada řešení používá tento název v širokém slova smyslu. Služby, které nabízí Sharp Cloud Portal Office, umožňují zajištění spojení s firmou z libovolné platformy a v každém okamžiku např. z chytrého telefonu nebo tabletu se systémem iOS nebo Android, a to vše velmi bezpečným a pohodlným způsobem pro zaměstnance,“ říká Adam Bieniewski, Product Planing Manager v Sharp Electronics (Europe).

Další výsledky výzkumu zaměřené na tiskové náklady, jejich optimalizaci, nejčastější volbu vybavení a způsoby jeho ovládání budou brzy zveřejněny.

Sharp zadal realizaci výzkumu zaměřeného na podnikové procesy související s tiskem a oběhem dokumentů společnosti ConQuest Consulting, která se mimo jiné zabývá výzkumem trhu. Výzkum byl proveden ve druhém čtvrtletí 2014 metodou CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interview – počítačem podporovaný telefonický rozhovor), zúčastnilo se ho 136 firem z oboru financí (včetně pojišťovnictví), dopravy a logistiky, farmaceutického průmyslu, obchodu, služeb (včetně IT služeb) a výroby. V jeho rámci byly anketovány firmy, které zaměstnávají od 50 do 150 zaměstnanců (50,7 %), od 151 do 400 zaměstnanců (32,4 %) a více než 400 zaměstnanců (16,9 %).