Standardem v administrativě, kterým byl dříve například fax, se nyní stává elektronický podpis. I proto Konica Minolta uzavřela spolupráci s českým start-upem Signi, poskytovatelem služeb prokázání digitální identity. S nimi již není třeba dokumenty tisknout, rozesílat k fyzickým podpisům a opětovně digitalizovat. Elektronický podpis je právně uznatelný pro 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury či předávací protokoly. Podepisování dokumentů se díky této funkci zásadně zrychlí, zlevní a zvýší se i zabezpečení celého procesu.
„Jen v případě smluv je s pomocí elektronického podpisu vyřízeno více než 80 % dokumentů za méně než jeden den. To představuje úsporu tisíce stránek měsíčně, které se nemusejí tisknout, a desítek hodin, které nikdo nemusí trávit čekáním na poště. Odpadají i obavy o ztrátu smluv nebo tradičně zdlouhavý proces, který v případě více podepisujících běžně zabere i několik týdnů. Protistraně navíc stačí jen e-mail a připojení k internetu. Nemusí chodit na Czech POINT ani disponovat jakýmkoli speciálním softwarem,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Sečteme-li náklady na tisk průměrné smlouvy, práci zaměstnanců a cenu poštovních či kurýrních služeb, dostaneme se na částku zhruba 180 korun za fyzickou smlouvu. Schválení v digitální podobě vychází přibližně o tři čtvrtiny levněji, což například u firmy s tisícem smluv ročně vede k úspoře až 140 000 korun.“
Aplikace Signi je cloudová a elektronické podepisování tak funguje nejen na všech počítačích, ale i na chytrých telefonech a tabletech. Dokumenty lze proto podepisovat kdykoli i mimo kancelář. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu jak samostatně, kdy ji mohou zákazníci využít v rámci svých interních systémů jako CRM či ERP, tak jako součást vlastních řešení pro správu digitalizovaných dokumentů a elektronických archivů. V kombinaci s tímto řešením není dokumenty nutné ani fyzicky archivovat, což pomáhá dále šetřit jak finanční náklady na provoz skladů a tisk, tak s nimi spojené energie.
„Každá elektronicky podepsaná smlouva představuje také minimálně jednu ušetřenou cestu kurýra nebo zaměstnance na poštu, které často vedou k nežádoucím emisím spojeným s dopravou. Řešení tak může našim zákazníkům pomoci významně snížit i jejich uhlíkovou stopu. Pro firmy, které to myslí s odpovědností vážně, by se proto měl stát elektronický podpis dokumentů standardem moderního ekologického fungování,“ doplnil P. Atanasčev.
Takzvaný zaručený elektronický podpis, s nímž aplikace Signi pracuje, je z pohledu legislativy uznatelný u 90 % dokumentů. Ty jsou pak platné a právně závazné na celém území EU. „Právní rámec pro nakládání s elektronickými dokumenty je obsažen jak ve vnitrostátních předpisech, tak v nařízení Evropské unie eIDAS o elektronické identifikaci, které je platné napříč členskými státy. Nařízení eIDAS výslovně stanovuje, že elektronickému podpisu nesmí být upírán právní účinek, tedy nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení jenom z toho důvodu, že má elektronickou podobu,“ informovala Jitka Blanářová, firemní právnička Konica Minolta Business Solutions Czech.
