Drtivá většina podnikatelů se nestará o to, kolik je stojí odesílání dopisů. Poštu odesílají postaru přes poštovní přepážku, a malými položkami jim tak utíkají velké peníze. Zjistil to výzkum společnosti ČP Cloud mezi 212 živnostníky a malými firmami.
Ten ukázal poměrně velkou frekvenci využívání papírové firemní korespondence. Celkem 78 % podnikatelů alespoň občas pošle dopis, přičemž desetina pošle měsíčně více než 50 dopisů, 18 % od 10 do 50 dopisů a polovina do 10 dopisů. Přitom 79 % podnikatelů buď vůbec, nebo jen částečně eviduje náklady, které jsou s tím spojené. Když si představíme, že jde třeba o 600 dopisů ročně, není to právě zanedbatelná položka. Moderní aplikace, jako je ČP Cloud, ale dokážou spoustu činností automatizovat a firmám ušetřit čas a náklady spojené s odesíláním papírové korespondence.
„Překvapilo nás, že podnikatelé mají velmi nejasnou představu, kolik je vlastně stojí odesílání jejich pošty. Odhad nákladů na jeden dopis se pohyboval od několika korun až po stokorunu. Většinou sledují pouze poštovné, případně papír a obálky, ale opomíjejí činnosti, které jsou se zpracováním pošty spojené – jako je třeba čas pracovníků. A právě na těch se dají ušetřit nemalé peníze,“ komentoval poznatky průzkumu Daniel Bartek, generální ředitel ČP Cloud.
Pokud podnikatelé náklady na písemnou korespondenci sledují, zajímá je především poštovné, což uvedla pětina dotázaných, 16 % sleduje navíc i materiálové náklady (papír, obálky atd.). Pouze 18 % podnikatelů bere v potaz i personální náklady – tedy to, že dopis musí někdo dát do obálky, odnést na poštu, vést evidenci odeslané korespondence a archivovat dopisy i doklady k nim (např. podací lístky).
Podnikatelé zaměstnávají lidi jen kvůli odesílání pošty
Přitom 7 % dotázaných podnikatelů využívá na vyřizování pošty tři a více zaměstnanců, 18 % uvedlo dva zaměstnance a tři čtvrtiny (75 %) dotázaných jednoho. Vzhledem k tomu, že mzdové náklady nejsou v České republice rozhodně zanedbatelné, představuje to pro firemní rozpočet významnou položku.
Ale i když podnikatel nemá zaměstnance vyčleněného přímo na vyřizování pošty, stejně i tak někdo musí chodit s dopisy na poštu. V průzkumu totiž uvedlo 92 % dotázaných, že se v jejich firmě stále podává většina dopisů přes poštovní přepážku. „A čas, který takto zaměstnanec stráví, se také počítá
a je vlastně nákladem na firemní poštu,“ dodal Daniel Bartek.
Automatizace šetří firmám náklady
V řadě vyspělých evropských států je běžné automatizovat služby spojené s firemní poštou. A v současné době je to možné i v České republice využitím aplikace ČP Cloud, která je provozována přímo ve sdružení s Českou poštou. Služba umožňuje odesílat papírové dopisy z počítače podobně jako e-mail a navíc vede také zabezpečený archiv a evidenci dopisů, adresáře a dokáže v případě potřeby prokázat obsah odeslaných zásilek. ČP Cloud díky automatizaci zjednodušuje a zlevňuje celý proces odesílání dopisů. Cena jednoho dopisu začíná na 11,90 Kč bez DPH a zahrnuje všechny služby včetně poštovného, papíru, obálky, barevného tisku, kompletace, archivu i evidence.
Papírový dopis je v mnoha ohledech stále nenahraditelnou formou korespondence. Poštovní služby jsou regulovány, podléhají poštovnímu tajemství a umožňují jasně prokázat, že dopis byl odeslán a přijat druhou stranou. Toto dokážou v elektronické formě jen datové schránky – ty však fungují prakticky jen pro komunikaci se státní správou, firmy a občané je využívají pro vzájemnou komunikaci minimálně. Dopis také zvyšuje pravděpodobnost, že bude otevřen a přečten. „Ignorovat papírový dopis není snadné. E-mail smažete jedním tlačítkem. Dopis musíte rozbalit, roztrhat a vyhodit do koše,“ ilustroval výhody papírového dopisu Daniel Bartek.