Ještě před dvěma roky platilo, že největší rezervy v oblasti efektivity práce jsou ve státní správě, úředníci totiž strávili brouzdáním na internetu a hrami nadprůměrnou dobu. Jak ale dokládají prodejní statistiky technologické společnosti truconneXion, monitorovací nástroje pro sledování výkonu zaměstnanců si našly cestu i na úřady a pracovní morálka úředníků se pod jejich vlivem zlepšuje. Jedním z příkladů, které táhnou i ostatní instituce, je Magistrát města Děčín.
Tvrzení, že státní správa drží celkové procento zábavy na internetu během pracovní doby hodně vysoko, už není opodstatněné. „Zaměstnanci v institucích státní správy a samosprávy už nemohou tak jako dříve zcela beztrestně podléhat všem lákadlům, která internet a sociální sítě poskytují. Jejich nadřízení si v rostoucí míře pořizují účinné nástroje, s nimiž mohou jejich mimopracovní činnost zjistit, zdokumentovat a na základě toho je postihovat,“ konstatuje Martin Hnízdil, AuditPro manažer společnosti truconneXion. Technologická společnost truconneXion vyvíjí a prodává původní softwarový nástroj na monitorování pracovní činnosti zaměstnanců AuditPro, který je v České republice ve svém oboru jedničkou na trhu.
Z obchodních statistik společnosti truconneXion je zřejmé, že státní správa zareagovala s určitým, zhruba ročním zpožděním za komerčním sektorem. V současné době lze ale mluvit o jednoznačném trendu. „Poptávka ze strany institucí veřejného sektoru pozvolna roste od roku 2007, ale až v průběhu roku 2009 jsme zaznamenali strmý nárůst poptávky o 22 %. Tento zájem o nástroje monitorování zaměstnanců trvá i v první polovině roku 2011,“ dokládá čísly Martin Hnízdil.
Děčínský magistrát si z pokrácených mezd pořídil nový monitorovací software
Hnacím motorem většího zájmu o monitorovací software je jednoznačně snaha úřadů ušetřit, což dokládá i příklad z Děčína. Tamní magistrát přistoupil k monitorování v době, kdy úřad optimalizoval počty úředníků. „V roce 2007 a počátkem roku 2008 jsme hledali nejrůznější možnosti monitorování práce zaměstnanců na počítačích a využili jsme jednorázové nabídky, která trvala jeden měsíc,“ říká tajemník Magistrátu města Děčín Jaromír Zajíček. „Monitorováno bylo přibližně 170 osob, tedy cca 80 % všech zaměstnanců úřadu. Vyhodnocení bylo provedeno do 1 měsíce po ukončení sledování a dále ještě byly provedeny podrobné analýzy u některých jednotlivců z důvodu, abychom někoho neoprávněně nepoškodili,“ doplňuje tajemník Jaromír Zajíček.
Monitoring zjistil, že zaměstnanci Magistrátu města Děčín plošně nevyužívají zhruba 15 % své pracovní doby. „Nepříznivý výsledek jednoznačně vyvrátil námitky, že je počet úředníků poddimenzován, že úředníci nestíhají svou práci a že je nedostatečná zastupitelnost v případě nemoci a podobně,“ shrnuje Jaromír Zajíček nejčastější výmluvy ze strany svých podřízených. Tajemník Zajiček následně po ověření výsledků a podrobné analýze svolal všechny zaměstnance a sdělil jim obecné výsledky. „Také jsem sdělil, že budu tolerovat určitou hranici času pro používání internetu, která se nedá přesně rozčlenit na pracovní a soukromé ,aktivity‘. Tato hranice byla stanovena na základě dlouhodobých zkušeností z praxe v jiných zaměstnáních na deset minut denně,“ popisuje Jaromír Zajíček fázi nastolení jasných pravidel hry.
V souvislosti s porušením pracovněprávních předpisů se zaměstnavatel rozhodl potrestat 56 zaměstnanců, většinou krácením pohyblivých složek mzdy. Prostředky vynaložené na jednoměsíční monitorování se úřadu vrátily téměř pětkrát. Výsledná mzdová úspora v daném roce umožnila děčínskému magistrátu zakoupit vlastní monitorovací software. „Monitorování teď provádíme sami, taktéž vyhodnocení. Již jsme od té doby monitorovali dvakrát, vždy po dobu přibližně dvou měsíců. Při druhém monitorování jsme přistihli cca dvacet zaměstnanců, při třetím cca šest. Cena softwaru se již zaplatila,“ bilancuje Jaromír Zajíček z Magistrátu města Děčín. Monitoring zaměstnanců byl jedním z nástrojů postupného zefektivnění chodu úřadu, který postupně snížil stav zaměstnanců na stávajících 258 lidí. V roce 2003, kdy na děčínský magistrát Jaromír Zajíček nastoupil, tam pracovalo 372 zaměstnanců. Podle výsledků kontrolní činnosti Krajského úřadu Ústeckého kraje je práce prováděna bez závad i při nižším počtu zaměstnanců.
Pracovní zkušenost tajemníka děčínského magistrátu Jaromíra Zajíčka zahrnuje i práci pro komerční sektor, a proto je schopen porovnávat. Z hlediska nadřízených jde v případě zavádění monitoringu do institucí státní správy a samosprávy o standardní manažerský proces, který směřuje k maximálnímu využívání pracovní doby zaměstnanců. Jedním z klíčových momentů celého procesu zavádění monitoringu bylo přesvědčit zaměstnance, že vedení úřadu nebude trestat ty, kteří si v rámci vymezeného času na internetu řeší svoje osobní záležitosti. „Z anonymního dotazníkového šetření jsme po prvním kole monitorování obdrželi negativní zpětnou vazbu od většiny zaměstnanců. V mnoha případech je skutečně složité striktně oddělit pracovní a osobní zájmy u některých profesí a situací. Po zveřejnění výsledků druhého kola monitoringu jsme za určitý čas opakovali dotazníkový průzkum, výsledky ukázaly, že se nám postupně podařilo obnovit důvěru zaměstnanců,“ shrnuje Jaromír Zajíček odezvu úředníků.
Podle Jaromíra Zajíčka je práce úředníka jako každá jiná, žádná specifika ve státní správě a samosprávě nevidí. Pouze veřejnost úředníky vnímá jako zvláštní skupinu zaměstnanců, kteří více pijí kávu než pracují. Jaromír Zajíček s tím nesouhlasí a říká, že úředníci jsou více na očích, protože jejich hlavní pracovní náplň je právě komunikace s občanem. Lidé v úřednících neprávem vidí ty, kteří jim „obtěžují život“, úředník je zde však zejména kvůli tomu, aby dbal na dodržování zákonů platných v tomto státě, říká tajemník Magistrátu města Děčín, úřadu, který se stal místem inspirace pro řadu dalších institucí státní správy a samosprávy.