České firmy při správě dokumentů kladou přílišný důraz na hardware místo na služby a v tendrech upřednostňují nejnižší jednotkové ceny na úkor komplexního a ve výsledku nakonec méně nákladného řešení, tvrdí na základě svých interních dat tiskový hegemon Xerox.
„Podobně jako v jiných oblastech dnes již nerozhoduje hardware, ale především služba, která může být na tento hardware navázaná; hardware je jen jedním z nástrojů,“ říká Jiří Vančura, SAO Manager. „Klienti si to ne vždy uvědomují, tendry proto bývají často jednostranně orientovány na cenu za kus, případně cenu za stránku tisku, nezohledňují celkové náklady spojené s vlastnictvím, tedy typicky provozní náklady, spotřební materiál, a v širším smyslu neřeší tolik, jaký je přínos daného řešení pro efektivitu, dodržování procesů, zajištění bezpečnosti a podobně,“ dodává J. Vančura.
Dodavatel by tedy podle něj měl působit především jako konzultant, který zákazníkovi pomůže zjistit jeho skutečné potřeby. „Pokud se zákazníkem nevede dialog, pouze mechanicky reaguje na jeho poptávku, může mu prokázat medvědí službu,“ tvrdí J. Vančura.
Role správně fungujícího řešení pro správu dokumentů je tím větší, čím více se proměňuje styl práce v dnešních firmách. Podle odhadů společnosti Xerox bude v roce 2015 celosvětově 1,3 miliardy pracovníků mobilních a 57 procent firem bude nabízet práci z domova. Tito zaměstnanci ale budou očekávat nepřetržitý přístup k firemní síti a firemním dokumentům.
V takovémto pracovním prostředí roste význam služeb, které zákazníkům přinášejí automatizaci a zjednodušení, zvyšují bezpečnost a integraci systémů a nabízejí analýzu a optimalizaci. „Díky nim dokáží firmy zvýšit produktivitu a mobilitu svých pracovníků, lépe svá data chránit, lépe kontrolovat a tedy i snižovat náklady a v neposlední řadě se chovat více ekologicky,“ uzavírá J. Vančura.
Hlavní problémy českých firem v oblasti správy dokumentů:
- firmy potřebné systémy mají, ty spolu však nespolupracují (help desk, účetnictví, CRM, …)
- v rámci snahy o získání co nejnižší ceny se zakázky atomizují, pořizuje se řada dílčích řešení místo řešení komplexního a provázaného, které využívá synergií
- šetření za každou cenu s každým případem vede k neefektivnímu nakládání s prostředky nejen finančními, ale obecně se zdroji společnosti
- v době krize se narychlo propustili kvalitní, tedy dražší odborníci, firmám chybí interní know-how; o to významnější je dnes role externí konzultační služby
- podobně nastal přesun firem od prémiových značek k běžným, to se odráží na kvalitě (není to specifikum pouze ČR)
- firmy si vyvíjejí často řešení samy; do určité velikosti firmy to může v segmentu SMB fungovat, o něco dražší externí řešení zajistí, že systém funguje i poté, co firma desetinásobně vyroste nebo personálně obmění IT
- firmy nemají dostatek informací o tom, co by mohly od dodavatelů v tomto segmentu požadovat (co vše lze integrovat, jak vytěžovat data, co vše lze outsourcovat).