Na počátku každé investice stojí důkladná analýza potřeb. Abychom zbytečně nevynaložili prostředky za něco, co stěží využijeme, nebo naopak po roce či dvou neinvestovali znovu, protože jsme nakoupili produkt, který nám už svými parametry nestačí. Nejinak je tomu i při výběru informačního systému pro firmu. Je to investice jako každá jiná – a to hned ze dvou důvodů.
Kvalitní informační systém (IS) není lacinou záležitostí – a proč by taky měl? Špičkový nástroj, který dokáže propojit plánování a řízení všech čtyř klíčových firemních procesů – tedy výrobu, logistiku, ekonomiku a personalistiku – a to jak na operativní, tak i strategické úrovni, nemůže stát málo.
Informační systém – jsme-li s ním spokojeni – nekupujeme na rok ani na dva. Kvalitní dodavatel informačního systému nám poskytne jak možnost vyšších verzí, o nichž začneme uvažovat při růstu firmy, tak i nejrůznější moduly (ať už vlastní nebo třetích stran), které pokryjí specifické potřeby právě našeho typu podnikání. A nakonec – přiznejme si, že zaškolovat zaměstnance co chvíli na jiný software je nejen plýtvání časem a financemi, ale také zdrojem jejich nespokojenosti, což se nutně projeví i na pracovních výkonech.
Magický pojem ERP
Informační systém kategorie Enterprise Resource Planning (ERP) – na rozdíl od jednoduchých účetních a ekonomických aplikací – dokáže pokrýt a integrovat všechny čtyři výše zmíněné interní procesy. Označujeme jej jako All-in-One, tedy vše v jednom. Interním procesem přitom myslíme takový proces, nad nímž má management plnou kontrolu; je tedy jeho vlastníkem. ERP systém se pak stává skutečně komplexním nástrojem, který je vyvíjen a také garantován jediným dodavatelem. Vyspělá řešení ale umí více. Dokáží obsluhovat také externí procesy, jejichž efektivní řízení nemá management podniku plně pod kontrolou. Lze je úspěšně využít při řízení obchodu, marketingu, servisních služeb či dodavatelských řetězců. Nedílnou součástí moderních ERP systémů je podpora manažerského rozhodování v přesných a srozumitelných výstupních sestavách.
Jak vybrat informační systém
Změna firemního informačního systému bývá tak trochu krokem do tmy. Váš ekonom argumentuje značnou investicí, správce sítě se obává náročné implementace, mnozí netouží po změnách, protože se jim prostě nechce učit se něco nového… Ale nemusí tomu tak nutně být vždy. Pokud si volíte toho správného partnera, obrací se – dle léty prověřeného pravidla – risk v zisk.
Především je třeba zvážit technickou i morální zastaralost původního systému. Ta mnohdy nedovoluje pružnou spolupráci často roztříštěných aplikací a tím vzájemné propojení veškeré agendy, což je dnes pro moderně fungující a prosperující společnost nezbytností. Omezení, jež přinášejí systémy, které „spolu nemluví“, brání totiž dalšímu růstu a zvyšování ekonomické výkonnosti a hodnoty firmy.
Na operativní úrovni ERP podporuje zlepšování firemní ekonomiky, rychlé a přesné zpracování každodenní agendy, sdílení dat v rámci celého podniku, zprůhlednění finančních toků a standardizaci podnikových procesů a pracovních postupů. Na úrovni strategické je rozhodující především komplexní přehled o fungování celé firmy, bez něhož nelze činit manažerská rozhodnutí. Přirozený způsob, jak těchto přínosů dosáhnout, je nasazení modulárního ERP řešení.
Podle čeho poznáme kvalitní ERP systém
Volbu správného ERP systému doprovází výběr jeho dodavatele a implementačního partnera. Celkové ERP řešení pak může být úspěšně nasazeno a využíváno pouze tehdy, pokud zákazník nepodcení ani jeden z aspektů. ERP systém se nejčastěji vybírá na základě dostupné funkčnosti, příznivé ceny, vyspělosti použitých technologií a referencí. K neprávem podceňovaným složkám patří jeho intuitivnost, možnosti nastavení a snadná a příjemná práce pro uživatele. Stále však platí známá teze, že ERP systém je úspěšně nasazen tehdy, kdy i poslední uživatel zvládne bezchybně do systému vkládat data a správně interpretovat zpracované výsledky.
Teprve pokud jsou uživatelé schopni ERP systém plně využít pro zpracování své každodenní agendy, vrátí se podniku investice do systému ve formě vyšší produktivity práce, efektivnějšího řízení podnikových procesů a nižších nákladů na jeho správu.
Výrobce a jeho strategie
Životní cyklus ERP systému se neustále zkracuje, jeho obvyklá doba v současnosti trvá 4-5 let. Proto je nesmírně důležité zaměřit se při výběru také na možnosti výrobce a implementačního partnera. U producenta rozhoduje jeho ekonomická síla a stabilita, která mu umožní rozvíjet ERP systém do budoucna podle potřeb zákazníků a aktuálního vývoje v oblasti informačních technologií. V ideálním případě výrobce disponuje širokým portfoliem podnikových aplikací pro celé spektrum zákaznických firem. Tak totiž může nejlépe získávat a předávat rozsáhlé zkušenosti. Tuzemský producent má navíc nejblíže k pochopení potřeb českých zákazníků. Dokáže například pružně reagovat na aktuální změny v legislativě tím, že je o nich informován již v době jejich příprav.
Klíčovou schopností výrobce je zvolit takový obchodní model pro prodej a implementaci svého produktu, který bude přinášet maximální přidanou hodnotu pro zákazníky. Všechny společnosti ocení komunikaci s certifikovaným partnerem výrobce, který je v blízkém dosahu a je schopen zabezpečit požadované služby. Střední firmy s růstovým potenciálem či přímo velké společnosti ale rozhodně uvítají také možnost, kdy výrobce může přímo vstupovat do jejich vztahu s certifikovaným partnerem, např. formou poskytnutí vlastních konzultantů. Jejich implementační projekty bývají náročnější a nákladnější, proto potřebují mít možnost řešit požadavky přímo s výrobcem.
Nelze však podceňovat ani budování samotné sítě certifikovaných partnerů. Výrobce by měl působit v roli garanta, který umí ke spolupráci vybrat ty nejvhodnější lokální společnosti a dokáže jejich úroveň průběžně ověřovat a také rozvíjet. Přidaná hodnota pro zákazníka přitom zcela jasně narůstá, pokud je celá partnerská síť vedena ke spolupráci a neztrácí sílu vzájemným konkurenčním bojem.
Služby na prvním místě
Služby implementačního partnera provázejí zákazníka po celou dobu užívání systému. Už v předimplementační fázi by měl umět nabídnout konzultanty-analytiky, kteří by byli schopni podílet se na zpracování procesní analýzy. Pro zavádění samotného systému by pak měl disponovat širokým zázemím specializovaných konzultantů, kteří dokáží efektivně spolupracovat v implementačním týmu společně s pracovníky zákazníka. Seriozní partner má pro svého klienta připraveno také několik variant financování implementačního projektu, včetně nabídky splátkového kalendáře či spolupráce s renomovanými finančními institucemi.
Nabídka kvalitních služeb se týká i období provozu systému. V prvé řadě jde o zajištění záručního a pozáručního servisu nebo lépe celoživotní záruky, garanci doby zásahu od zjištění poruchy systému, hotline, upgrade na vyšší verzi systému, update legislativních novinek a propracovaného systému školení a doškolování uživatelů. Poskytnutí všech zmíněných služeb by mělo být pro producenta i jeho partnery naprostou samozřejmostí.
Autor je obchodní ředitel společnosti Abra Software