Určitě nechcete platit vysoké telefonní účty za své zaměstnance, za firemní komunikaci mezi pobočkami a svými obchodními partnery. Zaměstnanci si ovšem potřebují vyměňovat informace. Jak tedy vyřešit jejich výměnu v rámci firmy? Můžete používat IP telefonii, videokonference nebo třeba písemnou komunikaci ve stylu instant messagingu.
Jestliže máte ve své firmě internetové připojení, stačí nainstalovat nějaký z dále zmíněných komunikátorů. Pokud připojení nemáte, tak stačí využít služeb internetových poskytovatelů. Ke komunikaci s obchodními partnery můžeme dnes využít i stále se rozšiřujícího komunikátoru Skype, který nabízí mnoho rozšiřujících doplňků. Skype začal poslední dobou usilovat o získání firemních zákazníků, kterým poskytuje zvláštní podporu i možnost vypnout některé vlastnosti tohoto komunikačního programu (například správci sítě neoblíbené řešení supernode).
Dále tato komunikace probíhá i v rámci firemní sítě, takže tato síť může sloužit jako vnitrofiremní „telefon“, ale s mnoha výhodami navíc; například videotelefonie, sdílení souborů, posílání emailů a správa kontaktů.
Při instalaci komunikátoru je potřeba se zaregistrovat a následně je vám přiděleno „internetové telefonní číslo“. Komunikace pak probíhá mezi uživateli jako při používání klasického telefonu. Stačí mít počítač vybavený zvukovou kartou a sluchátky s mikrofonem, případně webovou kamerou.
Mezi další známé komunikátory patří MSN Live Messenger či ICQ (jehož používání pro firemní komunikaci však licence zakazuje).
Mirador Instant Messenger
Toto řešení se chlubí se pokročilými možnostmi a přitom jednoduchostí použití. Jde o modulární systém. Výrobce proto řešení neustále doplňuje o nové moduly, které rozšiřují dosavadní možnosti. V nabídce je hlasová komunikace a to hned v několika nastaveních kvality v závislosti na dostupné přenosové rychlosti. Hlasové zprávy je možné posílat i aktuálně nepřipojeným uživatelům. Do MIM klienta je integrována možnost vzdálené správy jiného počítače uvnitř komunikační sítě. Program umožňuje sledovat či ovládat plochu i jednotlivé aplikace, standardem pak je sdílení souborů mezi uživateli.
Mirador zjednodušuje práci i administrátorům. Nabízí dobré možnosti logování (včetně VoIP), správy i ovládání. Samotná síť je v případě potřeby schopna automatické centrální aktualizace všech svých součástí. Program podporuje vzájemnou komunikaci jednoho nebo více zaměstnanců, konferenční hovory, SSL, ukládání zpráv a mnohé další.
Pro serverovou část jsou vyžadovány počítače vybavené operačními systémy Windows 2000 či XP, administrační a klientské rozhraní běží navíc ještě na Windows ME. Pro provoz postačuje procesor Pentium II 300 MHz a lepší, podepřený 64 MB operační paměti. Tento komunikační systém není nejlevnější záležitost. Licence pro deset uživatelů stojí 333 amerických dolarů, pro stovku uživatelů potom 3059 dolarů.
Bopup Messenger
Bopup je dalším instant messengerem určeným pro lokální podnikové sítě. Je schopen fungovat jak v prostředí klient – server, tak peer-to-peer bez účasti serveru. Výrobce se chlubí kompatibilitou se standardními komunikačními nástroji WinPupUp a Windows Messenger. Program dokáže vyhledávat a zjišťovat stav i u uživatelů v jiných doménách a pracovních skupinách. Naopak v LAN mohou být vytvářeny uzavřené skupiny uživatelů na základě potřeby jejich spolupráce. Bopup je schopen přenášet soubory a rovněž logovat probíhající komunikaci.
Při použití serveru je možno zasílat zprávy i nepřipojeným uživatelům či spravovat uživatelské účty, v nichž je možno definovat, které osobní údaje budou viditelné ostatním členům sítě. Server rovněž nabízí možnost centrální správy skupin uživatelů a jejich předávání zvoleným klientům.
Systémové požadavky jsou zanedbatelné – klient běží prakticky na libovolném představitelném stroji. Vyžadováno je alespoň Pentium 100, 16 MB RAM a Windows 95. Cenová politika se zde oproti Miradoru liší. Platí se totiž za každou klientskou licenci. Ceny jsou odvozeny od jejich počtu. Do devíti licencí zaplatíte 12,9 dolaru za každou, do devadesátidevíti licencí pak 10,1 dolaru za každou.
LANToucher Instant Messenger
Podobný cenový plán najdeme i u produktu LANToucher. Ceny jsou zde však nižší, navíc v ceně jsou doživotní aktualizace na novější verze produktu. Do devíti uživatelů zaplatíte 10,25 dolaru za jednu licenci. Od padesáti do devadesátidevíti vás každý kus vyjde na 7,65 dolaru. Vedle samotného Instant Messengeru je v nabídce stejného výrobce i LANToucher Network Chat. Jde o bezplatný program určený pro peer-to-peer komunikaci v malých lokálních sítích. Věřím, že i toto řešení si své uživatele, zejména v podobě domácností či malých firem, najde.
Samotný LANToucher Instant Messenger nabízí opět kompatibilitu s WinPopUp i Windows Messengerem (net send) a širokou paletou dalších systémů pro zasílání zpráv postavených na protokolu SMB/CIFS. Program běží na všech dvaatřicetibitových verzích Windows, přičemž nespotřebovává více než 8 MB operační paměti a generuje jen zanedbatelné síťové přenosy.
Pro svou funkčnost umí vedle běžného protokolu TCP/IP využít i starší IPX/SPX a NetBeUI. Bez obtíží spojí více uživatelů do jediné konference. LANToucher je peer-to peer řešení, neumí však přenášet hlasové zprávy, soubory ani komunikovat prostřednictvím Internetu.
Microsoft Office Communicator
Microsoft Office Communicator / Microsoft Office Live Communications Server jsou online komunikační součásti sady Microsoft Office.
Nechybí jim možnost přenášet audio i video, lze je integrovat s dalšími programy sady Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Groove a SharePoint Server. Jako seznam kontaktů lze využít již existující firemní adresáře. V e-mailových zprávách v Outlooku je přímo vidět stav (online/offline) jednotlivých kontaktů, jakož i ve Wordu lze volat kontakty přímo ze seznamu autorů dokumentu. S vnějším prostředím je možná komunikace se sítěmi MSN, AOL a Yahoo.
Serverová část umí využívat databází Microsoft SQL Serveru. Vzdálený přístup je možný jak prostřednictvím Communicatoru a Windows Messengeru, tak i prostřednictvím webové aplikace Communications Server Web Access. Od své mateřské sady Office dědí Communicator minimální systémové požadavky, v nichž figuruje 500MHz procesor a 256 MB RAM.
Pohled do budoucnosti
Na trhu existuje mnoho dalších komunikátorů. Některé vám mohou vyhovovat více, jiné méně, ale podstatou všech je jediná myšlenka, a to usnadnit komunikaci prostřednictvím sítí a Internetu při nízkých nákladech. Ne nadarmo se říká: čas jsou peníze.
V budoucnosti nás čeká rozšíření videotelefonie a stále větší využívání těchto nástrojů, které mohou v rámci firemní komunikace nahradit mobilní telefony. Už dnes si můžete pořídit PDA s internetovým připojením, přes které můžete také využívat mobilní verze internetových komunikátorů. PDA může plně nahradit váš organizér a mobilní telefon. Proto stojí za to se nad využitím síťových a internetových komunikátorů ve vlastní firmě zamyslet.
