Zavádění informačního systému se může pro vedení firmy a ředitele informatiky stát malou noční můrou zejména v případech, kdy se během implementace nebo na jejím závěru vyskytnou neočekávané problémy. Mezi odborníky z branže dokonce o jednom nejmenovaném ERP systému koluje vtip, že pokud firma přežije jeho zavedení, dokáže už přežít všechno.
Radoslav Schmidt
Zavést informační systém (ERP) v podniku není jednoduché. Jde o důležitý zásah do chodu firmy, zavedených postupů a samozřejmě softwaru. Zaměstnanci byli například až doposud zvyklí používat různé způsoby sdílení dat, ať už ve formě tabulkového editoru, dokumentů nebo e-mailové pošty. Aby byla implementace ERP úspěšná, je potřeba dodržet několik osvědčených postupů. Na základě našich zkušeností ze 70 úspěšných implementací ve středních a velkých firmách jsme sestavili následující doporučení a rady.
Jako první budete ve firmě nejspíše vybírat konkrétní ERP. Trendem poslední doby je posuzovat vybrané řešení podle konkrétního přínosu pro byznys firmy a teprve potom zjišťovat technické parametry z pohledu IT. Když už posuzujete informační systém z hlediska technologií, dívejte se na stávající použitá řešení ve firmě.
Například jeden z českých podnikových informačních systémů vyžaduje pro správnou funkčnost nasazení kancelářského balíku Microsoft Office. Nemalou roli hraje rovněž výběr vhodného dodavatele. Můžete dát přednost osvědčeným řešením s dlouhou historií, nebo firmám, které vyvíjejí informační systémy teprve několik let. Například společnosti SAP a Lawson Software vznikly na počátku 70. let minulého století, historie systému s názvem Navision (dnes Microsoft Dynamics NAV sahá až do roku 1984.
Nejprve se dívejte na konkrétní přínosy informačního systému a neposuzujte použitou technologii. Ve druhém kroku posuzujte možnosti samotného dodavatele. Na závěr zkoumejte vybraný systém z pohledu IT.
Jakmile jste si vybrali vhodný informační systém, nastává správný okamžik pro nalezení firmy, která se postará o samotnou implementaci. Mělo by se jednat o společnost, která má dostatek zkušeností s nasazením informačního systému ve firmách vaší velikosti. Mezi nasazením ERP systému ve firmě s padesáti a 2000 zaměstnanci je totiž zásadní rozdíl. Můžeme to doložit z vlastní zkušenosti, protože za sebou máme jeden z největších projektů implementace řešení v průmyslových společnostech západní a východní Evropy.
Pokud však firma zaváděla informační systém ve velkém podniku, lze očekávat, že zvládne implementaci ERP v malé firmě. Váš dodavatel by měl mít také přehled, zda pro váš obor podnikání existuje upravený informační systém, který odráží potřeby vašeho trhu. Tato branžová řešení (jinak také vertikální) umožní ve vaší firmě využívat prověřené postupy a zvyklosti také v informačním systému.
Vybraný dodavatel následně zajistí důkladnou analýzu byznys potřeb firmy a společně s vámi stanoví cíle projektu. V této fázi se také dozvíte náklady na zavedení informačního systému. Požadujte po dodavateli přesnou cenu a smluvní záruky pro její dodržení. Skutečně zkušený dodavatel by měl s tímto požadavkem souhlasit, a tak by vás nemělo závěrečné vyúčtování nijak překvapit. Zejména velké firmy vyžadují co nejpřesnější počáteční stanovení nákladů, aby si mohly vyčlenit potřebný rozpočet. Při jeho překročení nejsou navíc příliš tolerantní a vyžadují jeho dodržení.
Vybírejte si partnera, který má dostatek zkušeností s implementací ERP ve firmách s podobnou velikostí, jako je vaše. Trvejte na co nejpřesnějším stanovení a dodržení ceny.
Aby byla implementace informačního systému skutečně úspěšná, využívají dodavatelé různé vlastní nebo cizí metodiky. Ty popisují vhodné postupy a vycházejí z poznatků mnoha firem. Naše vlastní metodika vychází ze Standardů řízení projektů zpracované Project Management Institutem (jsou také částí standardů ISO) a Metodiky společnosti Microsoft pro zavadění ERP produktů.
Osvědčilo se nám vést implementaci ERP jako projekt, včetně využití nezbytného projektového softwaru. Kromě použití metodiky proto doporučujeme co nejpodrobněji stanovit projektové plány a na nich navazující práce. Důležitou roli hraje také vhodný systém oběhu dokumentů, který zabezpečuje úplnost a věrohodnost veškeré projektové dokumentace. Nemůže se tak stát, že by došlo u obou stran k nedorozumění kvůli chybějícím dokumentům nebo zadání, k němuž se později nikdo nebude hlásit.
Není vůbec neobvyklé, když bude v průběhu projektu nutné čas od času změnit dohodnuté postupy prací, protože se vyskytne například nový požadavek odběratele či se objeví nové skutečnosti, které mohou ovlivnit stanovené cíle. V takovém případě je potřeba efektivně změnit původní plán. Pokud je celá implementace vedena jako projekt s pomocí softwaru pro řízení projektů, je taková změna poměrně jednoduchá a v projektových plánech se okamžitě projeví veškeré souvislosti. Nemusí se přitom týkat přímo firmy, kde je informační systém nasazován. Může to být například nutnost vyčlenit další zaměstnance na straně dodavatele, aby nedošlo ke zpoždění dohodnutých termínů. Software pro řízení projektů totiž zobrazuje vytížení jednotlivých pracovníků a dokáže také předat projektovému manažerovi informaci, že nová změna v projektovému plánu způsobí zvýšení počtu vyčleněných hodin.
Úspěšnost zavedení informačního systému může také zvýšit použití vhodné metodiky. Pokud také váš dodavatel vede implementaci ERP jako projekt včetně nezbytného projektového softwaru, jste na dobré cestě.
Implementace se blíží k závěru, ale pro dodavatelskou firmu by práce ještě neměla skončit. V rámci poimplementační podpory je potřeba dále sledovat změny na trhu, kde vaše firma působí a navrhovat úpravy systému. Pokud vznikne nová potřeba přímo ve firmě v podobě nového produktu nebo zaměření, měla by být dodavatelská firma schopna požadované změny rychle zpracovat, a to bez ohledu na velikost podniku. Samozřejmostí je průběžná telefonická, e-mailová anebo webová podpora. Nicméně ani veškerá snaha dodavatele nemusí vést k úspěšnému nasazení informačního systému. Pokud chybí firmě kvalitní produkty, zaměstnanci nebo dobrá logistika, těžko tyto nevýhody nahradí chytrý nástroj v podobě ERP.
Radoslav Schmidt, zástupce ředitele společnosti Innoware.