Výrobci ERP systémů se dnes snaží cílit především na středně velké a malé společnosti. Velké firmy jsou totiž podnikovými informačními systémy dávno vybaveny a přesvědčit je ke změně je téměř nemožné. Malé a střední podniky naproti tomu často ucelené řešení dosud nemají nebo s ním nejsou zcela spokojeny a tak je zde nesrovnatelně větší šance a potenciál pro získání nového zákazníka. Mnoho výrobců se tak primárně orientuje právě na tento typ firem.
Výzkumy také ukazují, že implementace ERP systému rozhodně umožňuje menším podnikům získat konkurenční výhodu. Většina z těchto menších firemních zákazníků pak zavádí ERP, protože míra jejich růstu přináší velký tlak na jejich stávající informační systémy.
Náklady versus důvody pro zavedení ERP
Významný důvod při rozhodování o zavedení ERP systému do společnosti se točí kolem nákladů. Vzhledem k tomu, že ERP systémy mohou stát statisíce korun a více, nemluvě o dalších nákladech na jejich implementaci a údržbu, má mnoho firem obavy, zda se jim investice do uceleného informačního systému vyplatí. Tohoto problému jsou si výrobci ERP systémů vědomi, a tak v současnosti obvykle vytvářejí a nabízejí systémy, které klientům umožňují vybrat si svoji variantu modulů na míru. Takto mohou především menší firmy nalézt zvýhodněné kategorie a balíčky a získat cenově přijatelné řešení.
Předností ERP systémů v případě malých a středních podniků je především schopnost pokrýt drtivou většinu firemních potřeb a procesů. SMB společnosti používají jednotlivé programy pro vedení účetnictví, mezd, správu objednávek, sledování zásob nebo pro správu a oběh dokumentů. Používání více různých softwarových platforem pro jednotlivé procesy se však časem může ukázat jako složité, časově náročné a náchylné k chybám zejména při přenášení dat mezi jednotlivými softwary.
Velkou výhodou ERP systémů je oproti tomu eliminace vícenásobného „ručního“ zadávání dat, centralizace a standardizace informací, které využívají všechna oddělení společnosti. ERP také může usnadnit transport dat, který se dříve musel provádět ručně a informace tak nebyly k dispozici v reálném čase. Výzkumy rovněž uvádějí výrazný pokles chyb při zadávání dat do systému, zejména díky lepší kontrole dat. Správně naprogramovaná jednotná databáze neumožní vložení nesprávných údajů a navíc zobrazí informace o tom, jak musí být vkládaná data opravena.
Přínosy zavedení ERP
Mezi další měřitelné obchodní výhody při zavedení ERP systému patří snížení provozních a administrativních nákladů, zlepšení v oblasti včasnosti a úplnosti dodávek zákazníkům a dodržování plánů výroby. Optimalizace stavu zásob pak zajistí více volného cash-flow, který je k dispozici pro jiné účely. Zároveň je tak dosaženo snížení nákladů na výrobu a dosažení vyšší ziskovosti. Kvalitní cash-flow management ERP systémů umožňuje téměř automatické vyřizování závazků a pohledávek a prakticky tak vylučuje možnost vzniku chyb.
Optimalizace obchodních procesů ve společnosti také obvykle umožňuje snížení počtu zaměstnanců, neboť jsou lidské zdroje využity efektivnější a produktivněji. Pracovní síly uvnitř podniku mohou být přerozděleny, což umožní dosažení lepších výsledků firmy jako celku.
Jednotný informační systém také usnadňuje tvorbu firemních reportů, obchodní zpráv, prezentací a analýz a přináší tak výraznou časovou úsporu. Předností ERP je následně i efektivnější komunikace s obchodními partnery nebo se státními institucemi, ať už prostřednictvím datových schránek nebo portálů veřejné správy. Moderní ERP systémy mají dedikované moduly, které umožňují komunikaci se státními institucemi doslova jedním kliknutím.
Velmi významným faktorem pro zavedení ERP je také výrazné zvýšení bezpečnosti firemních informací – účetních dat, informací o klientech i důvěrných interních materiálů.
Outsourcing ERP – cesta pro SMB
Někteří výrobci ERP systémů nabízejí v rámci svých služeb i tzv. outsourcing, tedy možnost využívat informační software, který je provozován na externím výkonném serveru. V praxi to znamená, že klient se prostřednictvím vybrané technologie připojuje k datové základně informačního systému, jejímž vlastníkem a správcem je outsourcingová společnost. Ta pak na základě smluvního vztahu poskytuje uživateli komplexní péči a servis informačního systému a také přebírá veškerou zodpovědnost za provoz informační technologie a všechny úkony spojené s jejím provozem a údržbou.
Výhodou tohoto řešení je, že zákazník nemusí vlastnit server ani potřebný software – tuto volbu tedy ocení zejména menší společnosti, které nechtějí kvůli zavedení ERP systému investovat nemalé částky do hardware vybavení. Odpadá také nutnost provádění záloh a správy sítě. Zákazník má možnost připojení k systému přes internet odkudkoliv, včetně mobilních zařízení. Pomocí outsourcingu je též vyřešena i problematika decentralizovaných poboček. Zároveň je dosaženo výrazně vyšší rychlosti, bezpečnosti a stability (veškeré výpočty probíhají na serveru), a na pracovní stanici se přenáší pouze úhozy klávesnice, obraz a popř. tiskové úlohy.
Autorem je ze společnosti PREMIER system, a.s.