Již dříve ohlašovaný projekt Long-Term Docs se dostává do ostrého provozu, nová služba české společnosti Software602 slibuje
právní ochranu dokumentů v důkazním řízení bez toho, že by se uživatel musel zdržovat formáty a dalšími technikáliemi.
Samotná služba udržuje časová razítka a metadata o souborech v době jejich pořízení, dokumenty samotné pak uchovává uživatel ve svém úložišti nebo v komerčních cloudových službách (Microsoft Office 365, Google Drive). Princip fungování vychází z evropské direktivy o oběhu elektronických dokumentů, ta by měla začít platit v dohledné době také v ČR.
„Direktiva, kterou již schválila Evropská komise, jednoznačně říká, že žádný úřad v žádné zemi EU nesmí odmítnout dokument jen proto, že má elektronickou podobu, a říká také, že elektronické dokumenty mají v důkazním řízení stejnou váhu jako listinné. To je zásada, kterou už fakticky najdeme v české legislativě,“ dokumentuje Martin Vondrouš ze společnosti Software602. „Důležité je také to, že existují normy, které naprosto přesně popisují, jak má být takový dokument připraven k dlouhodobé archivaci a jak má být o něj pečováno. Díky službě Long-Term Docs mohou mít naši zákazníci jistotu plného souladu s legislativou, aniž by museli cokoliv měnit,“ dodává.
Dokument při zabezpečení službou Long-Term Docs, která je poskytována v bezpečném cloudu T-Systems a pracuje pouze s metadaty (jaký certifikát byl použit k podpisu, termín jeho vypršení), neopouští úložiště. Z žádného z těchto údajů není možné zjistit obsah uloženého dokumentu. Služba podporuje všechny dosud známé elektronické podpisy od kvalifikovaných certifikačních autorit v EU a umí vedle textových dat zpracovat obrázky, videozáznamy či další metadata například z informačních systémů.
Z hlediska uživatele stačí ukládat dokumenty do vymezeného úložiště, vše ostatní probíhá automaticky. Určitou nevýhodou je nutnost serverové instalace klientského modulu na straně uživatele, ještě letos však firma plánuje spuštění služby také v cloudu. Cena za zpracovaný dokument je 1 Kč, uživatel ale zatím musí připočíst také jednorázový náklad v podobě 499 Kč za serverovou aplikaci při platbě „pay as you go“.
Základní funkce:
- kontrola, zda formát dokumentu odpovídá specifikacím PDF/A a převod dokumentu do PDF/A.
- kontrola, zda jsou k dokumentu připojena data potřebná pro budoucí ověření pravosti, případně jejich připojení.
- kontrola platnosti certifikátu uznávaného elektronického podpisu, případně připojení elektronického podpisu a časového razítka, pokud něco z toho chybí.
- pravidelné připojování „čerstvých“ časových razítek pro udržení digitální kontinuity dokumentu.