Elektronické zpracování dokumentů je stále častěji nedílnou součástí efektivního podnikového informačního systému. Rychlost a komfort zpracování, archivace přijatých dokumentů a jejich sdílení po celé organizaci jsou atributy, které rozhodují o implementaci DMS systémů ve společnostech.
Často diskutovanou otázkou je, zda používat pro Document Management System (DMS) specializovaný nástroj, nebo využít nástroje, které jsou součástí ERP systému. Odpověď je nutno hledat ve způsobu použití a obsahu dokumentů. Pokud se jedná o speciální dokumenty určitého významu s navazujícím atypickým zpracováním, je vhodné použít specializovaný, často ještě upravený, DMS systém. Příkladem může být zpracování pokutových lístků Městskou policií. Navazující akce jsou natolik specifické, že je standardní ERP systémy neobsahují. Pokud se ale jedná o obvyklé dokumenty podnikové agendy, je nesporně výhodnější použít dokumentový systém, který je součástí ERP.
DMS nebo také Správa a řízení dokumentů má široký záběr. Dokumentem totiž může být cokoliv, co do společnosti přichází, vše co po ní obíhá a vše co ze společnosti odchází v papírové, případně elektronické podobě (elektronické soubory, skenované dokumenty, zvukové záznamy či videa).
V ERP jednoduše a bezpečně
Zpracování dokumentů, které vznikají v ERP systému, je jednodušší. Jejich vznik je elektronický a až následně, v případě potřeby, vzniká papírová podoba. Jsou tedy součástí systému a není obtížné je do DMS zahrnout. Jinak je to ale s dokumenty přicházejícími do firmy. Pokud dokument přijde elektronicky, je úkolem ERP jej importovat. To se zpravidla odehraje komunikací s poštovním klientem, datovou schránkou nebo libovolným importním nástrojem (ISDOC, EDI, apod.). Pokud je dokument v papírové podobě, přichází ke slovu integrované využití dokumentových scannerů, které zajistí digitalizaci těchto dokumentů.
Elektronické zpracování také zamezuje fyzickému poškození dokumentu, protože fyzicky doručené dokumenty jsou rovnou předávány ekonomickému oddělení k archivaci, a tím se výrazně snižuje riziko jejich zničení při oběhu po firmě. Po jednotlivých kontrolních bodech pak dokument obíhá už pouze v elektronické podobě. Základním požadavkem přitom je, aby ERP systém dokázal zajistit zabezpečení těchto digitalizovaných elektronických dokumentů. K tomu se zpravidla používá databázový server, který díky funkcím informačního systému plní nejen úlohu úložiště dokumentů, ale zajistí i jejich sdílení, archivaci, dodržování přístupových práv dle organizační struktury, a v neposlední řadě i provázanost na datovou reprezentaci dokumentu v systému. Aby úložiště nebylo pouhou hromadou dokumentů, je zpravidla členěno do odpovídající stromové struktury složek dle interních zvyklostí.
Při otázce zabezpečení a přístupových práv je nutno se vrátit až k jádru toho, co všechno může dokument obsahovat. Dokumentem může být pracovní smlouva, certifikát ke zboží, pracovní postup výroby, obrázek pracovníka, faktura, celostátní výkaz organizace a mnoho dalšího. Už z vyjmenovaných příkladů je vidět, že náplň dokumentů je velmi různorodá. Podle toho musí být také nadefinovaná přístupová práva. A zde je opět výhodou, pokud je dokumentový systém součástí ERP. V rámci ERP řešení je totiž nadefinovaná organizační struktura a přístupová práva jsou zde již připravena pro práci s daty, ke kterým dokumenty patří. Není tedy nutné duplicitně vytvářet a udržovat definice práv a přístupů k dokumentům. ERP systémy navíc mají také svůj vlastní systém zálohování dat a tak dokumenty, pokud jsou součástí ERP, zapadnou elegantně do tohoto systému zabezpečení dat.
Efektivní zpracování dokumentů
Samostatnou disciplínou v rámci ERP systému je ověřování a autorizace vstupních dokladů. Dle nadefinovaných interních postupů pro různé typy dokladů probíhá pomocí modulů typu workflow jejich verifikace. Každá z verifikujících osob má k dispozici kromě datové reprezentace i naskenovaný vzhled dokumentu. Je proto jedno, zda má osoba pracoviště v sídle společnosti nebo pobočce vzdálené desítky kilometrů.
Po ověření všemi osobami dostane doklad definitivní statut přijatého dokumentu a startují standardní navazující procesy – platba, rezervace zboží, apod.
Hlavním přínosem takového řešení je bezpochyby přehledná a efektivní správa všech dokumentů organizace. Například při schvalování faktur DMS systém coby součást ERP nejen značně usnadní práci na jednotlivých místech procesu, ale odstraní i časové prodlevy tím, že v každém kontrolním bodě definuje náhradníka, který v případě potřeby přebírá zodpovědnost. Není-li odsouhlasení provedeno v předepsaném termínu, je spuštěna kontrola, která upozorní zodpovědného manažera. To zamezí dalším nákladům například v podobě penalizace pozdní úhrady faktury.
U dokladů, které vznikají ve společnosti je důležitou vlastností jejich verzování. Dnešní systémy DMS umí tyto verze evidovat včetně doplňujících informací o změnách a připomínkách. Možnosti zásahu do dokumentů jsou systémem přísně střeženy a odpovídají právům vycházejícím z organizační struktury společnosti. DMS systém tak poskytuje informaci nejen o posledním stavu dokumentu, ale nabízí retrospektivu celého života dokumentu.
Hybridní dokumenty
Specialitou, kterou nabízí jen některé systémy ERP při tvorbě dokumentů, je možnost takzvaných hybridních dokumentů, které částečně vznikají pomocí dat z ERP a částečně v grafickém editoru, přičemž v grafickém textovém editoru vznikne základní šablona obecných textů, obrázků, grafiky apod., a v místě, kde mají být umístěna data z ERP, se uvedou odkazy na příslušná data – tzv. place holdery. V okamžiku tvorby výstupního dokumentu dojde k propojení place holderů na konkrétní data a k vygenerování kompletního dokumentu. Tak může probíhat například hromadný tisk smluv s partnery, nabídkových listů, nebo tisk pasportizačních katalogů.
Jako zajímavý směr se v poslední době ukazuje také možnost vytěžování dat z dokumentů. Tzn. proč přepisovat objednávku do položek v systému, když existují nástroje, které dokumenty umí přečíst a pomocí konektorů data do systému rovnou zapsat? To samozřejmě vyžaduje určitou normalizaci zápisů a definici konektorů pro typizované doklady. Daleko účinnější možností je posílat si data mezi systémy rovnou v elektronické podobě.
Document Management System je jedna z mnoha relativně mladých disciplín v informačních systémech. Na rozdíl od jiných „hitovek“, které vzplanou mediálně silnou intenzitou a po čase se po nich slehne zem, má DMS v podnicích do budoucna pevnou a perspektivní pozici.
*Autor článku je technickým ředitelem společnosti J.K.R., která je producentem podnikových informačních systémů Byznys ERP. *