• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

Administrativa na autopilota: DMS je víc než jen pořádek ve fakturách

itbiz
21. 11. 2017
| Články

Řešení pro centrální správu dokumentů mají širší uplatnění, než je pouhá organizace interní administrativy. Ostatně už nasazení DMS předchází analýza procesů ve firmě, která často odhalí nečekané možnosti zefektivnění jejího chodu.
Veškerá podnikatelská a obecně organizační činnost generuje čím dál větší objemy dat a bývá podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Správa těchto procesů stojí nemalé úsilí. Vždyť s jedním dokumentem často musí pracovat více lidí a je třeba jej kdykoliv rychle dohledat. Má-li organizace v dokumentech nepořádek, pak zaměstnanci často tráví zbytečné hodiny pracovní doby neproduktivním prohrabáváním se starými složkami na firemním serveru. Při klasickém papírovém administrování vnitrofiremních procesů navíc dochází podle průzkumu, který si provedla společnost Onlio, až k dvacetiprocentním ztrátám dokumentů, nejčastěji jejich pouhým založením. Výsledkem je, že občas nestihnete včas zaplatit fakturu, prodloužit smlouvu či v termínu zpracovat obchodní nabídku.

Centrální řízení

Podobným situacím lze předejít využíváním DMS, který dokumenty soustředí na jednom místě a automatizuje jejich oběh. Kupříkladu tak není třeba hlídat, zdali už byla faktura schválena a poslána na proplacení – DMS sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování určitého dokumentu konkrétními zaměstnanci. Nehrozí tedy, že by faktura či smlouva zůstala na něčím stole, natož aby se ztratila. Velmi se může hodit také verzování dokumentů, nehledě na jejich spolehlivou a okamžitou dostupnost. DMS řešení totiž umožňují prohledat celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, a to i s funkcí našeptávání.

Přístupová práva k dokumentům se dají libovolně nastavit pro jednotlivé zaměstnance či konkrétní profese v organizaci. DMS tak lze jednoduše využít třeba i k interní komunikaci, systém může na základě daných pravidel rozesílat zaměstnancům nové verze směrnic k seznámení nebo informovat vedoucí zaměstnance o potřebě absolvovat periodická školení podřízených. DMS zajistí centrální dohled nad platností dokumentů a sejme tak z vybrané skupiny pracovníků nepříjemnou odpovědnost neopomenout žádný podstatný termín.

Obecně klade legislativa čím dál vyšší nároky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou archivaci. Zvláště se to týká akreditovaných laboratoří nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace činnosti nezbytná. K dokumentům, které je třeba zpracovávat v rámci procesů dané firmy, ovšem nepatří jen faktury nebo smlouvy, ale také e-maily, technické výkresy, zvukové záznamy či videonahrávky. Ty všechny je třeba ukládat a pracovat s nimi, což DMS výrazně zjednoduší, takže se zaměstnanci namísto papírování mohou věnovat úkolům, které firmě generují hodnotu a zisk.

Už cesta je cíl

Pomocí nástrojů DMS lze lépe spravovat víceméně jakékoliv procesy, třeba i vedení komunikace se zákazníky a řešení jejich požadavků. Usnadnění a zrychlení vnitrofiremního oběhu dokumentů v důsledku znamená zkvalitnění veškeré obchodní činnosti daleko nad rámec efektivnější administrativy. Přitom už proces implementace DMS může firmě přinést nečekaný užitek. Nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů ve firmě poskytovatelem řešení. Jeho konzultanti vybaveni bohatými zkušenostmi a nestranným pohledem mnohdy odhalí možnosti zefektivnění chodu firmy, které její zaměstnance ani vedení nemusí napadnout.

Zavádění DMS řešení je tedy dialogem mezi poskytovatelem sytému a zákazníkem, jehož vlastní IT specialisté zhodnotí technickou stránku systému a nároky na jeho provoz. Na straně firmy by však proces implementace měli provádět především lidé z útvarů, kteří nejlépe dokáží popsat požadavky na systém a budou s ním každodenně pracovat. Poskytovatel řešení zaměstnance nakonec zaškolí v používání systému, které bývá velmi intuitivní a lze si je snadno osvojit. Konkrétně odborníci společnosti Onlio implementují řešení eDoCat zpravidla ve dvou fázích: nejprve spustí samotný systém, a až se s ním zaměstnanci sžijí, přistoupí k zavádění hlubších změn ve fungování vnitrofiremních procesů.

Cloud i vlastní řešení na míru

DMS řešení ve formě služby, tzv. SaaS, je možné velmi jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Většina DMS řešení jsou stavebnice s jednotným základem, který je nasazen u všech zákazníků a následně rozšířen o moduly dle potřeb konkrétní firmy. Ty lze upravit a celou službu nakonfigurovat i pro velmi specifické požadavky. DMS řešení ve formě služby je tedy možné zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou jako na míru ušitý on-premise systém. Ovšem zatímco lokální on-premise DMS řešení znamená počáteční investici v řádu stovek tisíc, ale třeba i milionů korun, pokud je potřeba posílit také hardware a síťovou infrastrukturu, DMS jako služba stojí pouze měsíční nájemné ve výši několika tisícovek. Například Onlio umožňuje vyzkoušet si cloudové DMS jen jako dočasný proof of concept v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech.

Řízený oběh dokumentů tedy už dávno není nástroj jen pro velké korporace, DMS jako služba běžící na cloudu je lehce dostupný i malým a středním podnikům. Systém eDoCat navíc plně integruje ECM open-source řešení Alfresco Community Edition, Linux ve verzi CentOS či PostgreSQL. Jsou to plnohodnotná a ve své kategorii špičková řešení. Jde ovšem o bezplatné alternativy komerčních produktů, což firmám dále snižuje vstupní náklady na využívání DMS.

Zavedení DMS v jakékoli podobě přináší firmám v každém případě významné úspory času zaměstnanců, efektivnější administraci a vyšší bezpečnost dat. Jednou z dalších a zcela zásadních výhod je též automatizované workflow, které zásadně eliminuje chyby při nakládání s dokumenty a snižuje čas potřebný na jejich zpracování. Navíc mnohdy už samotný proces nasazování DMS firmám přinese zajímavá doporučení na možnosti zefektivnění jejich administrativy. To vše lze vždy ve finále přepočítat na ušetřené peníze. Zatím se všem našim klientům investice do DMS vrátila cca do jednoho až dvou let.

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

Rubriky: ByznysPodnikový software

Související příspěvky

Zprávičky

USA umístily Xiaomi na černou listinu, akcie firmy prudce klesly

15. 1. 2021
Zprávičky

Výrobce čipů TSMC má za sebou nejlepší kvartál v historii

14. 1. 2021
Jak ochránit koncové body před ransomwarem?
Články

Jak ochránit koncové body před ransomwarem?

14. 1. 2021
Zprávičky

Telefónica se dohodla na prodeji svých stožárů za 7,7 mld. eur

14. 1. 2021

Zprávičky

Ripple 20 představuje nebezpečí pro stovky tisíc zařízení

EMA: Hackeři zveřejnili ukradené e-maily o vakcíně, pozměnili je

ČTK
17. 1. 2021

Při kybernetickém útoku na Evropskou agenturu pro léčivé přípravky (EMA) se pachatelům podařilo získat

Operátoři o ověřovacích SMS k očkování podle asociace nevěděli

ČTK
15. 1. 2021

Operátoři se dozvěděli o požadavku státu na SMS ověření při registraci k očkování proti

USA umístily Xiaomi na černou listinu, akcie firmy prudce klesly

ČTK
15. 1. 2021

Administrativa amerického prezidenta Donalda Trumpa umístila na černou listinu podniků spojených s ozbrojenými silami

Wikipedia je po 20 letech existence jedním z nejpopulárnějších webů

ČTK
15. 1. 2021

Původně měla Wikipedia jen podporovat jiný projekt nazvaný Nupedia - tradičněji pojatou encyklopedii. Vybraná

Zákony informatiky: Když Brooksův zákon neplatí

Nový nejvýkonnější český superpočítač se bude jmenovat Karolina

Pavel Houser
14. 1. 2021

Karolina bude dosahovat špičkového výkonu 15,2 PFlop/s. V posledním čtvrtletí minulého roku proběhla soutěž

Výrobce čipů TSMC má za sebou nejlepší kvartál v historii

ČTK
14. 1. 2021

Poptávka po čipech je v poslední době tak vysoká, že továrny na celém světě

Telefónica se dohodla na prodeji svých stožárů za 7,7 mld. eur

ČTK
14. 1. 2021

Evropské telekomunikační firmy doposud spíše odmítaly ztrátu kontroly nad stožáry, které považovaly za strategicky

Intel vymění šéfa, od poloviny února jím bude Pat Gelsinger

Intel vymění šéfa, od poloviny února jím bude Pat Gelsinger

ČTK
13. 1. 2021

Americký výrobce čipů Intel po dvou letech vymění svého generálního ředitele. Od poloviny února

Registrační systém na antigenní testy dával data pro cílení reklamy (aktualizováno)

ČTK
13. 1. 2021

Některé nemocnice používají k registraci termínu pro antigenní test na koronavirus nástroj Reservatic, který

Tiskové zprávy

Acer a PrinterLogic poskytují pro podniky řešení pro tisk bez serveru

IBM Cloud Pak pro integraci umožňuje digitální transformaci Komerční banky

Společnost Pure Storage byla v magickém kvadrantu Gartneru označena za lídra

Lenovo představuje nové modely ThinkBook pro mobilní profesionály

Acer představuje notebooky Nitro a Aspire poháněné novými mobilními procesory AMD Ryzen 5000

Značka TCL uvedla na veletrhu CES 2021 smartphony řady TCL 20

Zpráva dne

Šťastný celý rok 2021 s levným softwarem!

Šťastný celý rok 2021 s levným softwarem!

Redakce
6. 1. 2021

Nabídka levného a hlavně legálního softwaru od GoodOffer24.com, od nástrojů produktivity od Microsoftu přes...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Největší rizika umělé inteligence

Pavel Houser
26. 12. 2020

Tak jako dosud skoro každá technologie, i umělá inteligence se dostane do rukou zločincům. Jak s...

Slovník

Amplitudová modulace

Media Buyer

Hoax

Nejpopulárnější články

Administrativa na autopilota: DMS je víc než jen pořádek ve fakturách

itbiz
21. 11. 2017

Analytici: Cena bitcoinu dál poroste, může ale přijít korekce

ČTK
17. 12. 2020

Operátoři musí nově uvádět přesnou rychlost internetu

ČTK
3. 1. 2021

Za bezpečnostní incidenty v cloudu mohou hlavně samotní zákazníci

Německá policie odhalila zřejmě největší obchod na darknetu

ČTK
12. 1. 2021

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Petr Zavoral
24. 12. 2020

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Marketing Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zajímavosti Zpráva dne České IT

RSS abclinuxu – čerstvé zprávičky

  • Flatpak 1.10.0
  • Novinky od PINE64 - 01/2021. PinePhone s předinstalovaným Mobianem
  • MuseScore 3.6

RSS Sciencemag.cz

  • Dalekohled CHEOPS už dělá, co má. Upřesnil parametry planet a našel další
  • Kosmonautika: Na co se těšit v roce 2021?
  • Nanomagnety v mozku a Alzheimerova choroba

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.