• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

Administrativa na autopilota: DMS je víc než jen pořádek ve fakturách

itbiz
21. 11. 2017
| Články

Řešení pro centrální správu dokumentů mají širší uplatnění, než je pouhá organizace interní administrativy. Ostatně už nasazení DMS předchází analýza procesů ve firmě, která často odhalí nečekané možnosti zefektivnění jejího chodu.
Veškerá podnikatelská a obecně organizační činnost generuje čím dál větší objemy dat a bývá podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Správa těchto procesů stojí nemalé úsilí. Vždyť s jedním dokumentem často musí pracovat více lidí a je třeba jej kdykoliv rychle dohledat. Má-li organizace v dokumentech nepořádek, pak zaměstnanci často tráví zbytečné hodiny pracovní doby neproduktivním prohrabáváním se starými složkami na firemním serveru. Při klasickém papírovém administrování vnitrofiremních procesů navíc dochází podle průzkumu, který si provedla společnost Onlio, až k dvacetiprocentním ztrátám dokumentů, nejčastěji jejich pouhým založením. Výsledkem je, že občas nestihnete včas zaplatit fakturu, prodloužit smlouvu či v termínu zpracovat obchodní nabídku.

Centrální řízení

Podobným situacím lze předejít využíváním DMS, který dokumenty soustředí na jednom místě a automatizuje jejich oběh. Kupříkladu tak není třeba hlídat, zdali už byla faktura schválena a poslána na proplacení – DMS sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování určitého dokumentu konkrétními zaměstnanci. Nehrozí tedy, že by faktura či smlouva zůstala na něčím stole, natož aby se ztratila. Velmi se může hodit také verzování dokumentů, nehledě na jejich spolehlivou a okamžitou dostupnost. DMS řešení totiž umožňují prohledat celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, a to i s funkcí našeptávání.

Přístupová práva k dokumentům se dají libovolně nastavit pro jednotlivé zaměstnance či konkrétní profese v organizaci. DMS tak lze jednoduše využít třeba i k interní komunikaci, systém může na základě daných pravidel rozesílat zaměstnancům nové verze směrnic k seznámení nebo informovat vedoucí zaměstnance o potřebě absolvovat periodická školení podřízených. DMS zajistí centrální dohled nad platností dokumentů a sejme tak z vybrané skupiny pracovníků nepříjemnou odpovědnost neopomenout žádný podstatný termín.

Obecně klade legislativa čím dál vyšší nároky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou archivaci. Zvláště se to týká akreditovaných laboratoří nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace činnosti nezbytná. K dokumentům, které je třeba zpracovávat v rámci procesů dané firmy, ovšem nepatří jen faktury nebo smlouvy, ale také e-maily, technické výkresy, zvukové záznamy či videonahrávky. Ty všechny je třeba ukládat a pracovat s nimi, což DMS výrazně zjednoduší, takže se zaměstnanci namísto papírování mohou věnovat úkolům, které firmě generují hodnotu a zisk.

Už cesta je cíl

Pomocí nástrojů DMS lze lépe spravovat víceméně jakékoliv procesy, třeba i vedení komunikace se zákazníky a řešení jejich požadavků. Usnadnění a zrychlení vnitrofiremního oběhu dokumentů v důsledku znamená zkvalitnění veškeré obchodní činnosti daleko nad rámec efektivnější administrativy. Přitom už proces implementace DMS může firmě přinést nečekaný užitek. Nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů ve firmě poskytovatelem řešení. Jeho konzultanti vybaveni bohatými zkušenostmi a nestranným pohledem mnohdy odhalí možnosti zefektivnění chodu firmy, které její zaměstnance ani vedení nemusí napadnout.

Zavádění DMS řešení je tedy dialogem mezi poskytovatelem sytému a zákazníkem, jehož vlastní IT specialisté zhodnotí technickou stránku systému a nároky na jeho provoz. Na straně firmy by však proces implementace měli provádět především lidé z útvarů, kteří nejlépe dokáží popsat požadavky na systém a budou s ním každodenně pracovat. Poskytovatel řešení zaměstnance nakonec zaškolí v používání systému, které bývá velmi intuitivní a lze si je snadno osvojit. Konkrétně odborníci společnosti Onlio implementují řešení eDoCat zpravidla ve dvou fázích: nejprve spustí samotný systém, a až se s ním zaměstnanci sžijí, přistoupí k zavádění hlubších změn ve fungování vnitrofiremních procesů.

Cloud i vlastní řešení na míru

DMS řešení ve formě služby, tzv. SaaS, je možné velmi jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Většina DMS řešení jsou stavebnice s jednotným základem, který je nasazen u všech zákazníků a následně rozšířen o moduly dle potřeb konkrétní firmy. Ty lze upravit a celou službu nakonfigurovat i pro velmi specifické požadavky. DMS řešení ve formě služby je tedy možné zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou jako na míru ušitý on-premise systém. Ovšem zatímco lokální on-premise DMS řešení znamená počáteční investici v řádu stovek tisíc, ale třeba i milionů korun, pokud je potřeba posílit také hardware a síťovou infrastrukturu, DMS jako služba stojí pouze měsíční nájemné ve výši několika tisícovek. Například Onlio umožňuje vyzkoušet si cloudové DMS jen jako dočasný proof of concept v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech.

Řízený oběh dokumentů tedy už dávno není nástroj jen pro velké korporace, DMS jako služba běžící na cloudu je lehce dostupný i malým a středním podnikům. Systém eDoCat navíc plně integruje ECM open-source řešení Alfresco Community Edition, Linux ve verzi CentOS či PostgreSQL. Jsou to plnohodnotná a ve své kategorii špičková řešení. Jde ovšem o bezplatné alternativy komerčních produktů, což firmám dále snižuje vstupní náklady na využívání DMS.

Zavedení DMS v jakékoli podobě přináší firmám v každém případě významné úspory času zaměstnanců, efektivnější administraci a vyšší bezpečnost dat. Jednou z dalších a zcela zásadních výhod je též automatizované workflow, které zásadně eliminuje chyby při nakládání s dokumenty a snižuje čas potřebný na jejich zpracování. Navíc mnohdy už samotný proces nasazování DMS firmám přinese zajímavá doporučení na možnosti zefektivnění jejich administrativy. To vše lze vždy ve finále přepočítat na ušetřené peníze. Zatím se všem našim klientům investice do DMS vrátila cca do jednoho až dvou let.

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

Rubriky: ByznysPodnikový software

Související příspěvky

Nejdůležitější trendy v oblasti bezpečnosti a řízení rizik
Články

Cisco nabídne monitoring složitého prostředí aplikací pomocí platformy AppDynamics cloud

24. 6. 2022
Články

Cloudový trh se dál koncentruje

23. 6. 2022
Zprávičky

ZEBRA SYSTEMS: téměř každý druhý IT administrátor se stará o více než 150 uživatelů

21. 6. 2022
Serverový trh se zotavuje jen zvolna
Zprávičky

Americké sankce pomohly Číně posílit její výrobu čipů

21. 6. 2022

Zprávičky

Ransomware stále hitem

Hackeři ukradli digitální měny v hodnotě 100 milionů dolarů z blockchainového mostu

ČTK
25. 6. 2022

Hackeři ukradli z jednoho z klíčových produktů americké kryptoměnové společnosti Harmony digitální měny v

Sophos představil XDR řešení pro synchronizované zabezpečení

NÚKIB: Opatření ohledně kyberbezpečnosti bude muset zavést 5000 firem

ČTK
25. 6. 2022

Opatření ohledně kybernetické bezpečnosti bude muset v Česku nově od poloviny roku 2024 přijmout

Ransomwarový útok stojí české oběti 8,25 milionu korun

Sophos: Počet ransomwarových útoků na zdravotnické organizace vzrostl v roce 2021 o 94 %

Pavel Houser
24. 6. 2022

Sophos zveřejnil novou studii ze sektoru zdravotnictví „The State of Ransomware in Healthcare 2022“.

Bude 5G v budoucnosti motorem ekonomiky?

Operátor O2 testuje v mobilní síti zrychlené 5G o rychlosti až 5 Gb/s

ČTK
24. 6. 2022

Operátor O2 testuje zvýšení rychlosti v mobilní síti 5G až na pět Gbit/s. V

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

Soud potvrdil verdikt, který znemožnil stahování některých filmů z Ulož.to

ČTK
24. 6. 2022

Nejvyšší soud (NS) potvrdil verdikt, na jehož základě nelze na serveru Ulož.to vyhledat a

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

V kauze IT zakázek olomoucký soud plánuje v říjnu závěrečné návrhy

ČTK
23. 6. 2022

Olomoucký krajský soud chce v říjnu vyslechnout závěrečné návrhy v kauze 13 veřejných zakázek

Dzurilla předává agendu vládního zmocněnce pro digitalizaci Bartošovi

Vláda může jmenovat novým ředitelem NÚKIB dosavadního náměstka Lukáše Kintra

ČTK
23. 6. 2022

Vláda může jmenovat novým ředitelem Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB) dosavadního

Z Ruska kvůli válce na Ukrajině odešli IT specialisté, chybí jich 170 000

ČTK
23. 6. 2022

Ruští specialisté na informační technologie po začátku války na Ukrajině zemi masivně opouštěli, v

Tiskové zprávy

Společnost Lenovo představila českému trhu budoucnost hybridní práce s prémiovými produkty Yoga

Atos v rámci 12. ročníku Ceny Josepha Fouriera ocenil mladé talenty v oblasti počítačových věd

Společnosti Avaya a Microsoft uzavřely strategické partnerství

GFI Software: nejúčinnější ochrana firemní sítě při práci z domova je VPN

ČSÚ: Investice do inovací byly rekordní

Lenovo nově definuje sílu pracovních stanic novým ThinkStation P360 Ultra

Zpráva dne

Doživotní licence na Windows 10 za € 11, Office za € 23, v červnu s námi ušetříte až 91 %!

Doživotní licence na Windows 10 za € 11, Office za € 23, v červnu s námi ušetříte až 91 %!

Redakce
1. 6. 2022

Supernabídka od Goodoffer24 pokračuje i v červnu! Nejzajímavější z nabídek je bezpochyby doživotní licence na...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Musk a Twitter, příběh robotických účtů

Pavel Houser
6. 6. 2022

Vztah mezi Elonem Muskem a Twitterem byl zásadní dávno před tím, než se Musk rozhodl firmu...

Slovník

Affiliate marketing

Barevná hloubka

Tag on

Nejpopulárnější články

SonicWall a Arcserve pro bezpečnost dat od partnerů distributora Entec

Jak jsme na tom s řízením kybernetické bezpečnosti

Richard Jan Voigts
27. 5. 2022

Vědci přišli na levnou výrobu nejlepšího grafenu

Pavel Houser
3. 6. 2022

Cloudové služby nejsou pro útočníky jen cílem, ale i prostředkem

Poptávka po odbornících na kyberbezpečnost strmě roste, stejně tak i jejich platy

Redakce
31. 5. 2022

Broadcom převezme VMware za 61 miliard dolarů

ČTK
26. 5. 2022

Téměř polovina finančních ředitelů považuje samoobslužná data a analytiku za hnací sílu produktivity zaměstnanců

Redakce
25. 5. 2022

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události byz Byznys Cloud Ekomerce Hardware inter Internet Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zpráva dne České IT

Píšeme jinde

RSS ScienceMag RSS

  • Týden na ITBiz: Cloudový trh se dál koncentruje
  • Objevili dosud neznámý typ neutronové hvězdy, asi pomalu rotující magnetar
  • Velmi jasný bolid časně ráno 24. června 2022 nad jižním Rakouskem

RSS AbcLinuxu RSS

  • Stack Overflow Developer Survey 2022
  • Mattermost 7.0
  • Hra VirtuaVerse na GOG zdarma

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.