Na co myslet při výběru nového ERP systému? Samozřejmě ideálně na všechno – a celkem na to bývá i čas, protože v průměru trvá jen volba ERP celých 7 měsíců. Tak to alespoň vyšlo ze studie analyzující více než 300 ERP projektů.
Kathryn Beesonová na webu ERPFocus.com uvádí několik klíčových tipů pro fázi předcházející vlastní implementaci. V první řadě především stojí za zvážení, zda stávající ERP systém (pomiňme podniky, které s ERP začínají) vůbec vyžaduje změnu. Hlavními relevantními důvody zde bývá: firma se rozšířila své podnikání do nových oblastí, které stávající ERP systém nedokáže pokrýt. Současný systém nedokáže vyhovět aktuálním legislativním požadavkům/regulačním předpisům. Eventuálně firma používá moderní software, který se současným ERP nelze integrovat, a přitom je to třeba. Jak vidno, dle Beesonová existuje rozumných důvodů pro změnu ERP celkem omezený počet. To, že např. stávající řešení je používáno již dlouho, důvodem k upgradu/změně samo o sobě není – ani to, že stávající systém např. nepodporuje přístup z mobilních zařízení, by samo o sobě nemělo představovat dostatečný motiv, když to konkrétní firmě nevadí.
Teprve pokud se skutečně rozhodne o nasazení nového ERP systému, má smysl začít shromažďovat požadavky. Seznam toho, co by ERP software mohl umět, je potenciálně nekonečný. Spíše než od efektních funkcí má proto smysl začít od klíčových podnikových procesů, které by měl podporovat. V této fázi je třeba přesně identifikovat nedostatky stávajícího ERP. A nastává i čas si trochu pohrát s křišťálovou koulí: jak se nejspíš změní podnikání v blízké budoucnosti? Plánuje se třeba rozšíření stávajících aktivit o nové činnosti?
S ERP systémem i v největších firmách pracuje až 20 % zaměstnanců. U menších firem tento podíl stoupá až třeba k 50 %, alespoň dle další studie ERPFocus. V ideálním případě by výběr měl být konzultován se všemi lidmi, jichž se změna bude týkat (v praxi samozřejmě může být těžko realizovatelné, ale je třeba zapojit někoho z každé skupiny uživatelů – např. prodejny, účetní oddělení, vedení společnosti, oddělení HR…).
V současnosti je u ERP stejně jako u jiných typů podnikového softwaru důležité rozhodnout, zda se implementuje v podobě on-premise nebo cloudu. Výhody a nevýhody obou přístupů nemá smysl znovu opakovat, nicméně v případě ERP je zajímavé, že volba se dost liší podle jednotlivých oborů podnikání. Cloud více nasazují distribuční firmy a dodavatelé služeb, méně oblíben je u výrobních firem (ať už jde o diskrétní nebo procesní výrobu). Zřejmě hraje roli např. to, že cloudu se dává přednost tam, kde se vyžaduje větší integrace s partnery a dodavateli. Naopak výrobní firmy se obávají, že systém provozovaný vzdáleně by mohl způsobovat zpoždění, což pro řízení výroby může znamenat vážný problém. Celá záležitost je samozřejmě mnohem komplexnější, Beesonová pouze doporučuje, aby se firmy nedaly svést tím, že cloud je moderní a módní. Pokud on-premise nasazení vyjde po analýze jako vyhovující nebo i výhodnější, není rozhodně třeba se mu vyhýbat.
Dále je třeba se rozhodnout, zda by se měl nasadit ERP systém specifický pro daný obor podnikání. Pokud příslušnou funkcionalitu již zastává jiný software, je vhodnější zvolit systém obecný, který by měl být levnější – neplatí se za ony specifickou funkcionality. (A samozřejmě – pro zákazníky v ČR je důležité si také uvědomit, jaké funkce jsou specifické lokálně.)
Teprve po rozhodnutí výše uvedených otázek má smysl začít zkoumat konkrétní dodavatele a vytvořit si jejich seznam. Dále se už pak postupuje podobně jako při výběru jiného softwaru/služeb: co používá konkurence, co partneři/dodavatelé/zákazníci, s čím mají zkušenost v IT oddělení, co říkají recenze a analytické studie, následuje pak oslovení potenciálních dodavatelů. Nicméně to hlavní se možná odehraje už předtím…
