Nová éra skenování: V hlavní roli mobil a tablet

„Aplikace je schopna automaticky rozpoznat snímaný dokument před objektivem, vyfotit jej a odeslat na správný server či e-mail. Uživatelé tak mohou digitalizovat dokumenty kdykoli a odkudkoli, aniž by museli docházet ke skenovacímu zařízení, a zároveň zahájit jejich zpracování“ vysvětluje Michal Grepl, Portfolio manažer Konica Minolta.

S mobilem to nyní jde i bez QR kódu

Aplikace je vhodná například pro obchodní zástupce nebo terénní servisní techniky, kteří mohou odkudkoli odesílat smlouvy, faktury, účtenky, objednávky či hlášení k okamžitému zpracování. „Praktickým příkladem využití mobilní aplikace je také automatické uložení údajů z vyfotografovaného dokumentu do interního firemního systému, například faktury přímo do účetnictví, občanského průkazu do databáze nebo vizitky přímo mezi kontakty zákazníka. Možnost digitalizace obsahu dokumentů prostřednictvím mobilního přístroje de facto nahrazuje funkci QR kódů, které dnes běžně usnadňují například právě zpracování kontaktů nebo platby faktur. Firmám tak bezpochyby umožní zrychlit realizaci obchodních i provozních procesů.“ dodává M. Grepl.

Aplikace sama rozpozná snímaný dokument, zaměří jej, ořízne a vyfotí. Funguje zcela automaticky, uživatel dokonce nemusí ani stisknout spoušť fotoaparátu. Mohou ji využít majitelé mobilních přístrojů s operačním systémem iOS a Android.

„Pro zákazníky, kteří nedigitalizují velké objemy dokumentů, může být nová aplikace i alternativou k tradičnímu skeneru či multifunkci. Po vyfotografování má uživatel samozřejmě možnost standardní kontroly, případně úpravy získaných dat z dokumentu přes webové rozhraní,“ připomněl M. Grepl.

Digitalizace obsah nebyla nikdy jednodušší

Digitalizace a zpracování obsahu dokumentů je základem pro nastavení automatizovaných firemních procesů. Ty tradičně zvyšují bezpečnost, rychlost a přehlednost administrativní práce. Pomáhají při schvalování a zpracování faktur, smluv, žádanek a podobně, ale také při celkové práci se všemi údaji obsaženými v dokumentech i v podnikových systémech.

Aplikace pro mobilní skenování nabízí nyní zase o něco jednodušší cestu jak dosáhnout výhod plynoucích z digitalizace dokumentů a ze zavedení automatizovaných procesů. Konica Minolta navíc jako jedna z mála v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů. Právě správným nastavením procesů lze totiž nejen zefektivnit celkový chod firmy, ale především docílit významných časových a finančních úspor. Ty mohou dle velikosti firmy a šíře využívaných procesů dosáhnout až několika set tisíc korun ročně.

Mobilní aplikace je součástí nového systému pro správu a řízení dokumentů. Ten dokáže dokumenty automaticky klasifikovat podle jejich typu, extrahovat požadovaná data a uložit je ve vybraném cílovém systému. Vyznačuje se snadnou implementací a lepším využitím cloudových nástrojů. Nový systém nevyžaduje instalaci na server zákazníka a umožňuje i vzdálený přístup přes webové rozhraní.