GFI MailArchiver analyzuje poštovní archivy, aby umožnil SMB firmám vyhodnotit své kritické procesy prostřednictvím funkce MailInsights
Společnost GFI Software, přední poskytovatel infrastruktury pro malé a středně velké podniky (SMB), ohlásila nabídku snadného a dostupného způsobu, kterým mohou malé a středně velké společnosti (SMB) generovat reálná data využitelná ke zlepšení podnikových procesů, zvýšení produktivity a lepší podpoře svých zákazníků. GFI MailArchiver, řešení archivace elektronické pošty, nyní obsahuje MailInsights, první nástroj svého druhu pro datovou analýzu umožňující SMB firmám maximalizovat výtěžnost informací obsažených v podnikových e-mailech.
SMB firmy nyní mohou využívat GFI MailArchiver k analýze odezvy týmů obchodních a zákaznických služeb na maily, zachytávat trendy na základě klíčových slov užívaných v přijatých a odeslaných e-mailech, identifikovat zaměstnance generující nejobjemnější e-maily a pracovníky s nejintenzivnější e-mailovou komunikací, a chránit podnik před únikem důvěrných či kritických informací.
„V archivech elektronické pošty téměř každé společnosti je dnes uloženo obrovské množství dat, které lze transformovat na velmi zajímavé a použitelné informace,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii ve společnosti GFI Česká republika a Slovensko. „Nástroj integrovaný v řešení GFI MailArchiver umožňuje nahlédnout do způsobu procesního fungování každé společnosti, odhalit komunikační slabiny a rizika a následně zvýšit výkonnost firmy ke spokojenosti zákazníků a majitelů či akcionářů.“
Archivace elektronické pošty je tradičně vnímána jako řešení pro správu e-mailů využívaná především k redukci nároků na poštovní server Microsoft Exchange a k minimalizaci závislosti na PST souborech, případně k vyhovění požadavků e-discovery a dalších standardů.
E-mail se stále více stává nástrojem business intelligence. Podle průzkumu analytické společnosti Opinion Matters celých 75 % amerických SMB společností využívá e-maily k analýze komunikačních trendů, přičemž většinou využívají historické e-maily ke zkrácení reakční doby na zákaznické požadavky, a to především v obchodních odděleních. Průzkum přitom zdůrazňuje, že se z e-mailových archivů postupně staly nestrukturované databáze plné zajímavých informací, znalostí a kontaktních dat s potenciálně velmi vysokou hodnotou. Většina respondentů odhadla, že jejich e-mailové archivy mají díky obsaženým informacím hodnotu převyšující 100 000 USD, což demonstruje fakt, že integrace poštovních archivů do strategie business intelligence může nabídnout dlouhodobé přínosy všem firmám, které chtějí pracovat efektivnějším způsobem.
Řešení GFI MailArchiver s funkcionalitou MailInsights rozšiřuje tradiční archivační funkce. Vedle snadno použitelného webového rozhraní nabízí GFI MailArchiver nastavitelné reporty, které pomáhají obchodním manažerům a majitelům porozumět chování své organizace z mnoha různých pohledů. Reportování s pomocí MailInsights zahrnuje následující informace:
Komunikační tok – identifikuje efektivitu komunikačního toku v organizaci, zatížení jednotlivých pracovníků a jejich výkonnost
Odezva na maily – umožňuje zjistit dobu, po kterou trvá zaměstnancům odpovědět na interní a externí e-maily s cílem sledovat a zlepšovat úroveň zákaznických služeb
Nevhodná slova – sleduje výskyt nevhodných a klíčových slov v e-mailech, aby bylo možné monitorovat potenciální hrozby a aktuálně přizpůsobovat politiku zveřejňování informací
Využití úložiště – sleduje úložnou kapacitu k identifikaci velkých příloh a uživatelů, kteří spotřebovávají nejvíce úložného prostoru, umožňuje zavést opatření ke snížení těchto rizik
Neaktivní účty – vytváří seznam účtů, na které jsou zasílány e-maily, ale zůstávají bez odpovědi během definované doby, což umožňuje přesměrovat je na nové uživatele a eliminovat „ztracené“ e-maily
Použití webové e-mailové služby – sleduje uživatele, kteří nejčastěji komunikují s freemaily, což snižuje rizika bezpečnosti a úniku informací.
Funkce business intelligence v rámci řešení GFI MailArchiver pomáhá SMB společnostem identifikovat klíčová komunikační rizika ve formě nerovnoměrné vytíženosti jednotlivých pracovníků, zákaznických e-mailů doručovaných do neaktivních schránek, úniků citlivých informací a neefektivního využívání prostoru na disku. V konečném důsledku pak umožňuje takovým firmám zvýšit pracovní produktivitu, snížit náklady a zefektivnit obchodní procesy celé organizace.
Více o řešení pro archivaci elektronické pošty naleznete na: http://www.gfi.cz/mailarchiver/.
