Moderní kancelář se točí kolem dokumentů

V kanceláři máte plné šanony dokumentů, ale když potřebujete najít něco konkrétního, a nadto ještě rychle, je to problém. Nebo jste o krok dál a všechny papírové dokumenty si skenujete, ale opět, prohledávání je dlouhavé a problematické, protože musíte soubory na obrazovce pročítat jeden po druhém. Jak na tištěné i elektronické dokumenty, aby vaše kancelář byla moderní a nebrzdila vás?
Krokem, který již řada firem absolvovala, je snaha o snížení nebo aspoň zastavení růstu spotřeby papíru a nákladů na tisk. Dalším efektivním krokem je skenování příchozích papírových dokumentů a jejich převod do plnohodnotné elektronické podoby. A právě zde přicházejí ke slovu tzv. chytré multifunkční tiskárny.

Nástup chytrých multifunkčních zařízení je pro kanceláře podobná změna jako byl přechod z běžných mobilů na smartphony. Snadno se ovládají pomocí dotykového displeje a aplikace v nich hrají stále větší roli. Funkce, které jsme dříve znali jen z velkých A3 chodbových kopírek, dnes zvládnou i malé multifunkce formátu A4.

Například součástí chytrých multifunkcí značky OKI je otevřená platforma sXP pro napojení na podnikové procesy a řada softwarových nástrojů pro správu tisku, OCR a podobně. OCR je další klíčovou složkou chytrého konceptu, jen s pomocí této technologie je možné skenovaný dokument, tedy de facto obrázek, převést na plnohodnotný elektronický dokument s texty, tabulkami, obrázky a podobně. A pouze skeny zpracované s OCR můžete dále využívat, fulltextově je prohledávat i jinak automaticky zpracovávat.

Typicky tak můžete skenované dokumenty nahrát do centrálního úložiště ve formátu PDF/A pro dlouhodobou archivaci s možností fulltextového prohledávání. Pokročilé chytré multifunkce jsou přitom cenově dostupné malým a středním firmám. Možnosti dříve obvyklé jen u nákladných DMS (Document Management System) řešení se tak zpřístupňují i malým a středním firmám.

Další moderní směr ukazuje software Acronis True Image, určený především pro zálohování. Má funkci elektronického notáře založené na technologii blockchain, kterou využívají kryptoměny jako Bitcoin či Ethereum. Acronis umí k zálohovaným dokumentům připojit jedinečnou informaci, která zaručuje, že soubor nebyl v průběhu času změněn, což je garantováno a ověřováno právě s pomocí blockchainu a lze k tomu vystavit i certifikát ověření. Pro profesionální potřeby v souladu s legislativou a regulatorními požadavky lze využít elektronická časová razítka.

Vzrůstající množství elektronických dokumentů a jejich důležitost vyžaduje také jejich snadné sdílení a adekvátní ochranu zálohováním. Ať jde o domácí kancelář nebo obří korporaci. Dokud o data nepřijdeme, neuvědomujeme si, jak jsou cenná. Na výběr jsou dvě základní možnosti, lokální záloha v podobě sdíleného úložiště (NAS) nebo jde využit některou cloudovou službu. V případě lokální zálohy je ideálním řešením použít duplikaci disků (RAID 1). Máte tak jistotu, že v případě, kdy dojde k poškození disku, je k dispozici další kopie. Dobrými příklady NASů pro menší firmy jsou například WD MyCloud PR 2100 nebo Synology DS416. Nabízí řadu pokročilých nastavení, ale umožňují také jedním krokem zálohovat obsah USB klíčenky a samozřejmě vzdálený přístup. Bezpečnost dat můžete ještě zvýšit tím, že data můžete odeslat do cloudového úložiště.

Druhou metodu, zálohu do cloudu, aniž si to vlastně uvědomujeme, používáme téměř všichni. Spousta lidí má Dropbox, Google Drive či OneDrive. Podobných služeb na trhu je přehršel, některé zdarma, jiné placené. Důležité rozhodnutí je, jak vlastně k zálohování budete přistupovat, kde budete primárně ukládat data a odkud a jak nim potřebujete přistupovat.

Dokonalým řešením je kombinace obou přístupů. Lokální záloha umožňuje okamžité promítnutí změn a data jsou k dispozici i když nejde internet a cloudová záloha představuje geograficky bezpečnou zálohu pro případ přírodní katastrofy, požáru nebo krádeže.

Na čem tisknout v kanceláři?

Největším problémem při nákupu kancelářských tiskáren a multifunkcí bývá volba nevhodného typu nebo spíše velikosti tiskárny. Platí jednoduché pravidlo – čím menší tiskárna, tím dražší provoz.

Pořizovací cena tiskových zařízení bývá často při nákupu hlavním kritériem, ale přitom většinou představuje jenom kolem 10 % celkových nákladů spojených s provozem. Projektovaná životnost tiskových zařízení bývá 5 let, solidní výrobci dávají alespoň dvouletou či lépe tříletou záruku. Z hlediska technologií se v kancelářské tisku prosadily laserová a LED zařízení, pracují na podobném principu, kvalita výstupů je srovnatelná, LED konstrukce je jednodušší a méně náchylná k poruchám. V poslední době se v kancelářích okrajově prosazují i inkoustová zařízení.

Barevné tiskárny a multifunkce s laserovou či LED technologií a oddělenými zásobníky lze také úspěšně používat jen pro černobílý tisk. Při monochromatickém tisku jsou náklady nižší, protože se používá pouze jedna barevné složka, navíc černé tonerové zásobníky často bývají levnější nebo s vyšší kapacitou než ty barevné. Pokud je navíc zařízení vybaveno automatických oboustranným tiskem lze dosáhnout snížení spotřeby papíru až o 45 procent. Například značka OKI nyní k vybraným LED barevným tiskárnám a multifunkcím nabízí černý toner zdarma až na 14 tisíc stran, což by v běžném provozu mělo pokrýt černobílý tisk na celý rok.