Dvě třetiny českých firem musí každý den čelit záplavě papírů, protože je na nich založena naprostá většina vnitřních procesů. Vyplývá to z aktuálního průzkumu společnosti Canon. Roční spotřeba papíru ve firemním sektoru sice klesá, ale jen velmi pomalu. Na rychlejší digitalizaci smluv, objednávek i další komunikaci s dodavateli a zákazníky ale nyní tlačí také napjatá situace na trhu práce.
„Na světě se ročně zpracuje přes 400 miliard faktur, ale jen necelá desetina bezpapírově. Nejlépe se to daří ve Skandinávii a v Latinské Americe, první pokroky jsou ale viditelné i v České republice. Z našeho průzkumu mezi malými a středními podniky vyplynulo, že u čtvrtiny firem v Česku dochází postupně ke snižování spotřeby papíru,“ uvedl Antonín Brož, ředitel divize Canon Business Services.
Tento trend ale zatím není nijak rychlý. Každá druhá firma v Česku totiž stále podepisuje všechny dokumenty spojené se smluvními vztahy se zákazníky a zaměstnanci výhradně v papírové podobě. A polovina respondentů v průzkumu Canon uvádí, že se chování jejich společnosti ve vztahu k papíru zatím nijak nemění, zatímco 13 % firem dokonce říká, že jejich spotřeba papíru v čase roste.
„Českým firmám se nabízí prostor pro zefektivnění jejich každodenního chodu. Díky službám jako je digitální podatelna nebo automatické zpracování faktur může každá společnost, která je dnes závislá na papírových dokumentech, významně ušetřit. A to nejen na nákladech plynoucích z pomalosti a chybovosti papírování, ale také na nutné lidské práci spojené s tříděním a zpracováním dokumentů, která se v době rekordně nízké nezaměstnanosti v ČR stává nedostatkovým zbožím,“ říká Antonín Brož.
O půlku rychlejší, o třetinu levnější
Příkladem fungující digitalizace firem u nás i ve světě je automatické zpracování faktur. Tento proces, který většina firem nakupuje jako službu od dodavatele, nahrazuje manuální vyřizování každého kontaktu s dodavateli a zákazníky a na jeho konci je digitální soubor všech informací potřebných k vyřízení. Touto cestou už se vydaly firmy, jako je například mezinárodní logistická společnost DB Schenker, která díky této službě zkrátila dobu zpracování faktur na polovinu.
„Každý dodavatel vám pošle fakturu v trochu jiném formátu, pokaždé má jiný počet stran a jinou vnitřní logiku. Většina firem proto stále potřebuje lidi na to, aby faktury nejprve roztřídili a přepsali do finančního systému společnosti, než dojde k jejich vypořádání a zúčtování. V době moderních technologií zpracování obrazu a rozpoznání textu lze přitom lidskou práci využívat mnohem lépe a pro firmu výhodněji,“ vysvětluje Václav Hána, šéf Canon Delivery Centre, které již přes deset let digitálně zpracovává ročně přes 25 milionů stránek různých dokumentů pro klienty z celé Evropy. Řadí se mezi ně například mezinárodní síť autopůjčoven Hertz, developer CBRE, energetická společnost innogy, IT specialista DXC Technologies, ale také zástupci finančního sektoru jako Allianz nebo UniCredit Leasing.
„Z naší dlouholeté zkušenosti vyplývá, že průměrná firma, která přejde na automatické zpracování faktur, zrychlí celý proces o více než 40 % a ušetří 30 % nákladů na zpracování. Navíc si firma často vylepší vztahy se svými dodavateli, protože se jí sníží počet ztracených faktur o dvě třetiny a eliminuje se pětina opožděných plateb,“ popisuje šéf Canon Delivery Centre výhody digitalizace.
