Digitalizace je v kancelářích nepřehlédnutelným trendem, přestože by podle mnoha názorů měla být rychlejší. Část uživatelů se ale papíru nechce vzdát, ale především na to ještě řada firem není připravena ani procesně ani duševně. Jak vidí současný stav digitalizace a bezpapírové kanceláře v ČR přední dodavatelé tiskáren a multifunkcí?
Podle Jany Bořilové z OKI se digitalizuje především v sofistikovanějších odvětvích typu bankovnictví, pojišťovnictví, telekomunikace, kde je velký objem malých dokumentů, mnoho zákazníků i kontaktních míst. „A i když podepíšete dokument přímo na tabletu někde na pobočce, přesto se vás zeptají, zda si ho přejete vytisknout. Zákazníci si to žádají,“ říká Jana Bořilová. V menších firmách není podle jejích slov pokrok tak výrazný, více se drží svých tradičních postupů: „Probíhá zde tzv. malá digitalizace, tedy jednoduché digitální archivování a převod do plně prohledávatelného formátu PDF/A.“
Digitalizace jako taková je v porovnání se západní Evropou stále na počátku. Tam je podle Marcela Divína z Epsonu naprostým standardem takto zpracovaný dokument i adekvátně použit při komunikaci například se státní správou: „V posledních letech vnímáme pozvolný růst v rámci České Republiky, ovšem stále jde o posun pomalý, tudíž i dlouhodobý.“
Pohled dopředu
„Vedení firem, které se dívá více dopředu, dokáže posoudit, jaké výhody digitalizace dokumentů a jejich oběh po firmě přináší. Rozhodování o tomto konceptu není jednoduché, firmy si interně testují různá řešení a potom trvá 2–3 roky nastavení interních procesů. Až poté dochází k rozhodnutí a objednávce řešení, které firmě vyhovuje,“ přibližuje Václav Dvorský z Kyocery. Zájem nejen o digitalizaci, ale i archivaci dokumentů prý lineárně stoupá – sice pozvolna, ale stále častěji si firmy uvědomují příležitosti pro vývoj a zvýšení efektivity. „Největším problémem jsou interní nepopsané firemní procesy. Pokud se pojmenují a popíšou, objeví se nové možnosti, co vše lze s dokumenty dělat,“ popisuje Václav Dvorský.
Digitalizace je podle Pavla Kelči z Konica Minolta bezpochyby významným trendem a firmám přináší značné zjednodušení a zrychlení workflow, zejména pokud jde o příchozí dokumenty do firmy: „Meziročně tedy dodáváme více a více nejrůznějších řešení digitalizace, od samotných zařízení pro skenování, přes různá OCR řešení pro vytěžení dokumentů až k jejich zpracování.“ Konica Minolta se nepřipravuje jen na bezpapírovou kancelář, ale cílí ještě dále, konkrétně na kanceláře budoucnosti. Stále více firem řeší, jak zvýšit produktivitu, jak optimalizovat a jak automatizovat svoje fungování. „My přesně pro tyto společnosti přinášíme platformu Workplace Hub, která jim s tím pomůže,“ tvrdí Pavel Kelča.
Canon si podle Jana Všetičky postupující digitalizaci samozřejmě uvědomuje, a nabízí proto podnikům služby digitální transformace zahrnující aplikace mimo jiné pro správu kampaní, pro komunikaci se zákazníky, digitální poštovní oddělení, digitalizaci personálního oddělení, zpracování objednávek, faktur a technické dokumentace: „Nejsme však toho názoru, že by třeba do dvaceti let papír z kanceláří úplně zmizel, protože ve spoustě případů má tisk svou oprávněnou a nezastupitelnou roli.“
Stresující svět bez papíru
K bezpapírové kanceláři se dnes podle Eriky Lindauerové z HP chtějí dopracovat všechny firmy a aktivně na tom pracují: „Vyhledávají proto zařízení, která jim digitalizaci dokumentů usnadní. Nicméně agendy, v kterých je potřeba tištěný dokument, u firem narůstají rychleji, než se zavádí procesy pro jejich bezpapírové zpracování.“ Podle původních předpovědí měla prý digitalizace brzy nahradit většinu práce s dokumenty. Později se analytici shodovali spíše na tom, že obě oblasti budou nadále koexistovat s tím, že časem převáží digitalizovaný obsah dokumentů. „Pravdou ale je, že počet vytištěných stran výrazně neklesá, mění se spíše charakter tištěných dokumentů. To, co jsme například v minulosti automaticky tiskli a posílali interní poštou na schválení, už dnes můžeme řešit pomocí integrovaných procesů správy dokumentů,“ přibližuje Erika Lindauerová.
Na trhu podle Petry Marhoul z Xeroxu rozhodně vládne trend digitalizace. „Klasický tisk ale neklesá nijak dramaticky. To dokládají i výzkumy v oblasti tisku. Podle jejich zjištění totiž 84 % organizací do svých procesů zahrnulo digitální procesy nevyžadující spotřebu papíru. Nicméně výzkum Quocirca’s Global Print 2025 zároveň uvádí, že pro 78 % společností je tisk důležitý pro práci každý den.“ To podle Petry Marhoul krásně ukazuje, že to jde spíše ruku v ruce, než že by jedno ohrožovalo druhé. Budeme prý tisknout ještě dlouho, nicméně rozvážněji než dnes: „O čemž svědčí i poslední číslo z Global Print reportu, kde 49 % respondentů uvedlo, že svět bez papíru by je stresoval nebo minimálně rozčiloval.“
