Nejméně dokumentů v digitalizované podobě se nachází v oblasti HR (jde o zaměstnanecké smlouvy a s nimi spojenou dokumentaci).
Celá řada organizací nebyla připravena na potřebu vykonávat firemní procesy vzdáleně, včetně vyřizování různých druhů dokumentů nebo komplexní správu interních procesů v digitální podobě. To se v době covidové změnilo. Jak dokazuje průzkum společnosti Millennium, člena skupiny Soitron Group, české společnosti se vydávají správnou cestou.
Průzkum byl provedený na vzorku 300 českých a 200 slovenských největších společností, jejichž předmětem podnikání není IT nebo finanční zaměření. Zároveň mají obrat alespoň 500 milionů korun, respektive 10 milionů EUR a počet zaměstnanců je vyšší než 200, potažmo 150. Respondenty v těchto firmách byli CIO a CTO.
Komplexnější procesy se stále řeší e-mailem
V České republice se otázkou digitalizace interních procesů zabývá 90 % firem, na Slovensku 88 %. Mezi digitalizované interní procesy patří záležitosti, jako jsou dokumenty, smlouvy, žádanky nebo office management. Naopak více jak 60 % složitějších a komplexnějších procesů si organizace stále řeší e-mailovou komunikací nebo písemně, kdežto právě jednoduché procesy jsou více jak z 50 % digitalizované v obou zemích.
Ukazuje se, že právě při složitějších procesech Slovensko dvojnásobně zaostává za Českem. „Existuje několik důvodů, proč firmy stále řeší některé procesy primárně e-mailem či papírově. Mezi nejčastější příčiny patří chybějící strategie pro digitalizaci, nedostatečné kapacity interních zaměstnanců, a v neposlední řadě i potřebné investice. Mnohé firmy proto netuší, jak začít s digitalizací. Přitom s analýzou aktuálních procesů a přípravou digitální strategie jim umí pomoci společnosti našeho typu,“ komentuje Katarína Vydrová, CEO CZ & Enterprise Business Lead společnosti Millennium, člen skupiny Soitron Group.
Firmy si neuvědomují, že digitalizace procesů přináší peníze
Téměř pětina velkých společností digitalizaci smluv v rámci vztahu mezi dodavatelem a odběratelem nevyužívá. Pokud společnost spravuje danou agendu primárně e-mailovou komunikací nebo výměnou dokumentů prostřednictvím různých úložišť, vystavuje se řadě nebezpečných faktorů. Podniky ztrácí přehled nad jednotlivými procesy, zvyšuje se riziko chybovosti, nedisponují historií a v konečném důsledku společnosti nemají pod kontrolou jednotlivé kroky obchodní spolupráce.
„Digitalizace primárně zefektivňuje společnostem čas a ten jsou peníze. Například připomínkování smluv může trvat i o polovinu kratší dobu, než je zažito. Případně nástroj pro schvalování interních objednávek dokáže zkrátit tento proces z několika dní na několik minut. Díky těmto zefektivněním se snižuje i vytíženost zaměstnanců, kteří jsou osvobozeni od stereotypních činností a mohou se věnovat dalším pracovním úkolům,“ doplňuje K. Vydrová.
Co společnosti nejčastěji digitalizují
Mezi nejčastěji digitalizované dokumenty spadají firemní šablony. Vyřešené je má 91 % českých a 84 % slovenských společností. Naopak nejméně dokumentů v digitalizované podobě se nachází v oblasti HR (jde o zaměstnanecké smlouvy a s nimi spojenou dokumentaci). V Česku je to 70 % a na Slovensku dokonce jen 60 %).
„S digitalizací ve firmách se setkáváme především v oddělení zakázek, právním, finančním, obchodním či podpory. Nejčastěji mají firmy vyřešenou digitalizaci schvalování interních objednávek a faktur, připomínkování smluv či činnosti spojené s obchodním procesem,“ vysvětluje Katarína Vydrová.
Největší překážky na cestě k plné digitalizaci dokumentů
V obou zemích rezonují jako nejčastější příčiny, které brzdí digitalizaci, problémy s automatizací dokumentů – převod papírových dokumentů do digitální formy, s tím spojené otázky dostatečného úložiště a zachování legislativní formy (bezpečnost). Na druhém místě je to složitost firemních procesů a různorodost používaných systémů. Poslední nejčastější důvod se liší podle země: v tuzemsku je to nedostatek odborníků a na Slovensku nedostatek financí.
Výsledky také ukazují na to, že 20 % firem v Čechách a 32 % na Slovensku nemá digitalizaci procesů ve svých rukou – nejčastější příčinou je rozhodnutí zahraniční mateřské firmy, nebo že už ho využívají formou outsourcingu. V ČR outsourcuje 32 % firem a v SR je to 20 %.
Kompletní digitalizaci brání finance a váhavost
Z průzkumu je evidentní, že digitalizací se nezabývá jen malý počet oslovených firem. Avšak zajímavé jsou důvody. Slovenské firmy uvádějí jako hlavní finanční důvody. V Česku převažuje jako „blokátor“ digitalizace váhavost managementu. Stejný podíl firem v ČR a SR uvádí, že nemají samostatný systém pro práci s dokumenty. V rámci celofiremní kooperace a na management dokumentu využívají platformu jako například Microsoft 365, která poskytuje široké spektrum aplikací jako Microsoft Teams, SharePoint, Office nebo cloudové služby. Organizace uvedly, že jim řešení Microsoftu plnohodnotně postačuje i přesto, že nemají specificky vytvořený dokument management systém.
Naprostá většina firem (72 %) využívá Microsoft Enterprise řešení – v ČR 76 % dotázaných a v SR 66 % dotázaných. O druhé a třetí místo se dělí řešení vyvinuté na míru a ERP systémy (shodně 6 %). Přestože některé oslovené společnosti dnes nevyužívají řešení společnosti Microsoft, více než třetina z nich uvažuje o tom, že v průběhu dvou let právě tuto technologii nasadí.
Zdroj: Millennium
