Touto otázkou se zabývá stále více HR oddělení. Na jedné straně řeší povinnosti v oblasti podkladů pro mzdy, nároků na dovolenou, příchodů a odchodů do/z práce, povinných přestávek mezi směnami. Na druhé straně je pohodlí zaměstnanců, kteří čím dál méně akceptují jakékoli omezování kvůli neoblíbené administrativě. Nemluvě o strachu ze zbytečné kontroly.
Jak to můžete udělat, aby bylo spokojené jak HR oddělení, tak zaměstnanci?
Pryč s terminály
Pandemie ukázala důležitou věc – práce z domu je normální, zaměstnanci se neflákají, ba naopak, mnohým se produktivita zvýšila. Jak ale sledovat jejich docházku, když nechodí do kanceláře?
Terminály jsou vám v současnosti k ničemu, pokud nejste výrobní závod. Běžná administrativní firma se může zbavit jakéhokoli docházkového hardwaru – terminálů, čipových karet, skenování otisků prstů. Pokud zrovna nevyrábíte tajný lék na rakovinu, nebo nejste tajná služba, vaši zaměstnanci nemají pro tento druh sledování pochopení, jakkoliv ho právně ošetříte.
Nemluvě o potřebě údržby zařízení, ztracených nebo poškozených kartičkách a aktualizacích softwaru.
Hardwarové zařízení doporučujeme pouze ve specifických oborech, hlavně ve výrobních závodech nebo v segmentu horeca.
Docházkový systém v cloudu
Programátoři, grafici, marketéři, účetní a mnoho dalších sedavých zaměstnání má odmítavý postoj ke sledování docházky. Jsou to obory, kde se klade důraz na flexibilní pracovní dobu. Proto ocení moderní nástroj na evidenci docházky, dovolených a jiných absencí či odpracovaného času, protože zaprvé je to zákonný požadavek a navíc mají přehled o své docházce a přítomnosti ostatních v týmu. Jediné, co k tomu potřebují, je internetové připojení. Tak jednoduché to může být, když přejdete na online docházkový systém.
Cloudový systém je vhodný i v odvětvích, kde to ještě donedávna bylo nepředstavitelné. Zvládne flexibilní plánování směn, sezónní pracovníky a různá další specifika, která známe například z retailu nebo call center.
Podstatou těch nejlepších systémů je, že ulehčují život všem lidem ve firmě. Co přinese cloudový systém zaměstnancům, je nám už jasné. Ale co jejich nadřízení a personalisté?
Nadřízený má přehled díky automatickým e-mailovým upozorněním, může týmu naplánovat rozpis směn, vidí přehledné reporty a i bez pípání sleduje přítomnost zaměstnanců v práci obvykle v reálném čase.
HR oddělení se sníží chybovost ve výstupech pro mzdy, získá přehledné reporty o celé firmě, administrátorská oprávnění k úpravě chybné evidence zaměstnanců, a to nejdůležitější si zaslouží samostatnou kapitolu:
Hlavní výhoda – sledovaní legislativy
Žádné hlídání legislativy pracovníky na HR oddělení.
Žádná prehistorická makra v Excelu.
Žádné pohozené papírové propustky na stole.
Žádné chyby v naplánovaných směnách.
Žádné chyby ve výstupech do mezd.
Moderní docházkový systém přebírá zodpovědnost za tyto úkony a dělá to díky automatizaci velmi dobře. Výrazně redukuje lidský faktor, který je nejčastějším původcem chyb při evidenci docházky.
Který si vybrat?
Rozhodně ten náš 😊. TULIP je česko-slovenský docházkový systém založený na cloudu. Je plně v souladu s oběma legislativami a mnoha dalšími, převážně v evropských zemích. Umožňuje zaměstnancům samostatně spravovat pracovní dobu, zadávat žádosti o absence, schvalovat docházku podřízených a řešit individuální i týmový rozvrh. Vše v přívětivém online rozhraní. Pomáhá vám zlepšit sledování pracovní doby, poskytuje přehledné reporty a rozhraní pro plánování směn. Systém TULIP eliminuje oběh papírů a manuální evidenci docházky. Snižuje tak chybovost a související rizika.
Je ideální pro společnosti, které chtějí zaměstnancům poskytnout moderní docházkový systém k jednoduché evidenci docházky bez zbytečného pípání a administrativy.
Více o TULIPu najdete na tulipize.cz
