Společnost DPD SK je první slovenskou firmou, která úspěšně dokončila přechod na SAP S/4HANA Cloud. Ačkoli ještě nedávno na Slovensku patřila k těm menším lokálním pobočkám, nejen díky pandemii covidu-19 zaznamenala skokový růst. To s sebou přineslo i neudržitelný nárůst počtu softwarových nástrojů a potřebu přechodu na snáze škálovatelnou enterprise architekturu, která zajistí přenos informací skrze celou firmu a umožňuje napojení na externí systémy. DPD SK stále využívá řadu specializovaných řešení, jako je například systém pro účetnictví a controlling, který zpracovává měsíčně účetní doklady k statisícům zásilek. Migraci provedla společnost Consulting Company Novasoft, jež je součástí technologické a konzultační skupiny BiQ Group.
„Změnu inicioval samotný management firmy, který si uvědomoval potřebu efektivnějšího systému, jenž nabídne veškeré funkce dle potřeb zaměstnanců. Stejně tak jsme věděli, že dosud využívaný systém se pro dlouhodobě udržitelný rozvoj nehodí. Spočítali jsme si proto potřebnou investici, přínosy a návratnost projektu, což nás dovedlo k řešení SAP S/4HANA Cloud, které naše potřeby pokryje. Rozhodně padl i známý mýtus, že migrace do cloudu je nákladný projekt na řadu let. Naopak, i díky intenzivní spolupráci s experty z Consulting Company Novasoft se nám podařilo spustit nový systém podle plánu,“ říká Marína Kunská, financial director DPD SK.
Na projektech takového rozsahu je klíčové kvalitní projektové řízení a rychlá adopce – čím dříve se klient přizpůsobí standardu, který přijme za své, tím lépe to bude fungovat. Zároveň je však třeba takové změny podpořit change managementem, zejména výběrem správných lidí, kteří dokážou validovat změny, procesy, ale i distribuci informací. „O to více mě těší, že DPD SK patří mezi ty osvícené společnosti, které dokážou změnu řídit a dotáhnout. Díky tomu jsme dokázali bez větších potíží spustit celý produkt naráz,“ popisuje Michal Korf, COO BiQ Group.
Jedno oddělení, jeden nosný nástroj
Jedním z problémů, se kterým se rostoucí společnosti potýkají, je nástrojová roztříštěnost. Jednotlivá oddělení sice mají zavedený software odpovídající jejich potřebám, ale nemají jeden zdroj pravdy, který by data napříč firmou propojoval. V DPD SK proto nastavili plány, které produkty chtějí využívat, respektive které procesy chtějí do SAPu dále přesunout. Jedná se například o systémy vystavování faktur nebo zpracování dobírek, přičemž společnost eviduje 60 % balíků právě na dobírku. Tento trend by pak měl procházet napříč firmou.
Čištění dat zabralo čtyři měsíce
Čištění dat bylo jednou z nejnáročnějších aktivit celého projektu. Typicky se jednalo o data o produktech, která se časem mění, takže je bylo třeba správně standardizovat a migrovat. Druhou podstatnou část tvořilo řízení změn, konfigurace a přijetí produktu napříč firmou – od financí až po marketing. „To je obrovská výhoda standardizovaných řešení – jsou vyladěné podle zkušeností tisíců firem v daném odvětví, umožňují rychlé nasazení a přinášejí okamžitou přidanou hodnotu. Navíc veřejný cloud jako takový šetří nejen čas, ale i peníze zákazníků ve srovnání s tím, kdyby chtěli soukromé řešení,“ vysvětluje Martin Ferenec, generální ředitel SAP Slovensko.
Právě osvojení nového systému hrálo klíčovou roli. Mezi první viditelné výsledky se řadila například kvalita reportů, kdy nový systém má k dispozici aktuální data, umožňuje sledování čísel, vývoje a trendů. To byl zásadní rozdíl oproti původnímu systému, který měl v tomto ohledu měsíční zpoždění a neumožňoval rychlejší reakce na problémové situace. „Možnost pracovat s daty v reálném čase je obrovským benefitem SAP S/4HANA. Nejen rychlost, ale i efektivita práce například při pravidelných měsíčních uzávěrkách dramaticky stoupla,“ doplňuje Martin Ferenec.
„DPD SK jasně ukazuje, jak se může lokální pobočka, která je součástí mezinárodní skupiny, skokově rozrůst. Původní on-premise infrastrukturu, ve které se mezigeneračně shromáždila řada nástrojů, už nebylo možné kvůli vzrůstající komplexitě a nákladům efektivně rozvíjet. Vznikla tedy přirozená potřeba jejich obměny. V DPD SK měli od začátku jasno, že budou následovat trend jedno řešení – jeden dodavatel. Od počátku jsme se tak mohli soustředit na samotnou implementaci a naplnění stanovených cílů,“ uzavírá Radim Trávníček, Sap Cloud solution architect v Consulting Company Novasoft.
