Firmy zbytečně ztrácejí mnoho času i peněz při obchodním styku se svými dodavateli. Brzdí je neefektivní vyřizování objednávek a faktur, stejně jako nedostatek vhodných zaměstnanců. „Firmy potřebují mít pod kontrolou, co, kdy a za kolik nakupují. To vše řeší technologie, především takzvaný P2P koncept,“ říká Petr Marc, obchodní konzultant společnosti Canon z divize Business and Information Services, která poskytuje nové metody pro zpracování faktur a outsourcing obchodních procesů.
Co si má člověk pod pojmem P2P vlastně představit?
P2P je zkratka z anglického “Procure-to-Pay” nebo “Purchase-to-Pay”. Je to způsob, jak efektivně ve firmě řídit proces od zadání požadavku na nákup, přes nákupní objednávku, příjemku a došlou fakturu až po platbu. S tím se pojí celá řada souvisejících agend jako je například správa dodavatelů, nákupních rozpočtů nebo katalogů položek.
To zní dost komplikovaně. Proč by se vůbec firmy měly o proces P2P v současnosti zajímat?
Nemusí to být komplikované a není to ani záležitost poslední doby. Firmy se o takové pojetí nákupu zajímají od nástupu informačních technologií do podnikové sféry – možná už 30 let. Láká je především vyšší efektivita a produktivita celého procesu. Hledají cesty, jak některé činnosti automatizovat, aby je tolik časově nezatěžovaly. Dnes je to potřeba ještě víc. Každý ví, jak to vypadá na pracovním trhu a kam se posouvají mzdy. Dvojnásob tak platí, že čím více času jakýmkoliv procesem strávíte, tím je dražší. Neefektivita firmu brzdí a znevýhodňuje proti konkurenci. Naši klienti si to uvědomují a chtějí odhalovat problémy a předcházet jim. Potřebují mít pod kontrolou, za co utrácejí. Vědět co, kdy a za kolik nakupují.
Můžete ukázat na nějaký konkrétní případ, kdy firmy nejsou efektivní?
Představte si třeba situaci, kdy vám polovina všech dodavatelských faktur chodí v papírové formě. To znamená, že někdo musí každou fakturu vzít, zkontrolovat proti nákupní objednávce, přepsat ji do systému a nesmí při tom udělat chybu. Pak tu máme tradiční schvalovací kolečko – v lepším případě elektronické, v horším s papírovou košilkou… Celá tahle záležitost vás stojí opravdu hodně času, a tedy i peněz. Proč schvalovat fakturu, která je nakupována podle rozpočtu a předem schválené objednávky? Vzniká tu zbytečně mnoho prostoru pro chybovost, zdržování a další neduhy.
Jaké jsou další možnosti pro zlepšení chodu běžné firmy?
Je to především prevence vzniku různých druhů chyb, procesních pochybení či zdržení, které mají finanční dopad – dodavatel zašle fakturu dvakrát nebo ji zaměstnanec dvakrát zaplatí, nebo ji uhradí v jiné měně. Každé takové vykolejení z běžného rytmu firemních procesů může ve výsledku přinést citelné ztráty. A právě automatické propojení toho, co faktuře předchází a toho, co po jejím přijetí následuje, dává možnost vznik takových situací minimalizovat nebo je snadno odhalit a řešit.
Co tedy firmám navrhujete?
Pomáháme jim více propojovat jednotlivé procesy, automatizovat, kontrolovat, a vždycky individuálně vymýšlíme, jak věci dělat ještě lépe. V případě papírových dokumentů je zde například prostor pro nasazení technologie OCR (Optical Character Recognition). Firmy mohou ušetřit spoustu času díky digitalizaci tištěných textů, jejich automatické vyhodnocení a kontrole podle určitých pravidel, a nakonec i zavedení do účetního systému.
Jak taková automatická kontrola digitalizovaných dokumentů funguje?
Elektronická faktura například obsahuje referenci na nákupní objednávku. Systém sám pohlídá, že hodnota faktury i její měna odpovídá objednávce, nebo že dodavatel figuruje v seznamu schválených dodavatelů. Možnosti jsou tady ale mnohem širší, vždy celý proces nastavujeme přesně dle zvyklostí a potřeb zákazníka. Kontroly mohou být čistě datové nebo logické – třeba formát, kód měny či kalkulace DPH. Řadu dalších kontrol je možné provádět na základě pravidel založených na datech, která získáme z propojených procesů a databází.
Jaké má zkušenosti se zaváděním tohoto konceptu v Česku?
Liší se to firma od firmy. Obecně lze ale říct, že donedávna nás relativně nízká cena lidské práce spolu s absencí tlaku státní správy netlačily nová řešení nasazovat v takové míře, jaká je běžná třeba v severských státech nebo v západní Evropě. Dnes je ten zájem mnohem větší i díky tomu, jak historicky nízká nezaměstnanost mění trh práce. Když se ale vrátím k příkladu elektronické fakturace a správy dat, tak v této oblasti pořád silně pokulháváme nejen za severskými státy, ale například i za Jižní Amerikou.
Co musí firma udělat, když chce P2P začít uplatňovat?
V první řadě je dobré si říct, kde se aktuálně nachází a kde je tedy její prostor ke zlepšení. Naplnění konceptu P2P je pak věcí procesních změn a změn v informačních technologiích, které společnost využívá. Ty se přitom dají dělat ve stávajícím IT, typicky v podnikových ERP systémech, nebo je možné zapojit nějakou nadstavbu – specializovaný software pro P2P, OCR a další. Firma může také přistoupit k tomu, že si celý proces nebo jeho část nakoupí jako službu na klíč.
Jak to myslíte, nakoupit si proces jako službu na klíč?
Někdy není úplně efektivní pořizovat komplexní novou technologii, nakupovat konzultační práce potřebné pro její nasazení či vzdělávat vlastní lidí k tomu, aby ji mohli obsluhovat. Prostě může být jednodušší a výhodnější říct: tuto část procesu si zajistím od dodavatele. Například, že všechny papírové i elektronické faktury přesměruji na poskytovatele služby a od něj budu chtít jen konsolidovaná data, tedy hlavičku a řádky faktur. Je však možné jít ještě dál a přenést na dodavatele službu ve formě aplikace konkrétních pravidel – výpočty DPH, kontroly duplicit či doplnění dat ze záznamu dodavatele. Stačí k tomu poskytnout čísla objednávek, seznam dodavatelů a dál se už není třeba o nic starat.
Pro koho je takové řešení vhodné?
Určitě jsou to středně velké a velké firmy, i když závisí především na počtu provedených transakcí. Při zpracování faktur takový projekt může začít dávat smysl při počtu od 25 tisíc ročně.
Dá se podobný model použít i v jiných oblastech než jsou faktury?
Určitě. Firmy takto nakupují i jiné činnosti – zajištění podatelny, správu klientské dokumentace, digitalizaci smluv, archivů personálních složek a další. Důležité je, že dodavatel zajistí technologii, proces i pracovníky. Zákazníka zajímá výstup, výkon a dodržení takzvaného SLA.
Co to znamená?
Service Level Agreement, znamená garance kvality a výkonnosti. Nabízíme tedy outsourcing celého procesu. V tom tkví hlavní rozdíl oproti nákupu cloudového softwarového řešení, které poskytuje výhradně technologii. V případě SLA si může zákazník sám stanovit, jak rychle má zpracování svěřených agend proběhnout, může měřit a vyhodnocovat výkon zpracování, a mít na to navázány ceny.
Můžete jmenovat některá konkrétní odvětví nebo firmy, které tyto služby využívají?
Pomáháme klientům z více než 28 zemí Evropy komplexně zpracovávat jejich faktury. Příkladem je třeba mezinárodní logistická společnost DBSchenker, která díky službám pražského Canon Delivery Centra zkrátila dobu zpracování faktur na polovinu. Mezi další klienty centra patří například společnosti Hertz, CBRE, Innogy, DXC Technologies, Allianz CZ či Unicredit Leasing.
Více informací o tématu zpracování faktur naleznete na webových stránkách společnosti Canon.
