Řešení pro centrální správu dokumentů mají širší uplatnění, než je pouhá organizace interní administrativy. Ostatně už nasazení DMS předchází analýza procesů ve firmě, která často odhalí nečekané možnosti zefektivnění jejího chodu.
Veškerá podnikatelská a obecně organizační činnost generuje čím dál větší objemy dat a bývá podmíněna prací s dokumenty různého druhu. Správa těchto procesů stojí nemalé úsilí. Vždyť s jedním dokumentem často musí pracovat více lidí a je třeba jej kdykoliv rychle dohledat. Má-li organizace v dokumentech nepořádek, pak zaměstnanci často tráví zbytečné hodiny pracovní doby neproduktivním prohrabáváním se starými složkami na firemním serveru. Při klasickém papírovém administrování vnitrofiremních procesů navíc dochází podle průzkumu, který si provedla společnost Onlio, až k dvacetiprocentním ztrátám dokumentů, nejčastěji jejich pouhým založením. Výsledkem je, že občas nestihnete včas zaplatit fakturu, prodloužit smlouvu či v termínu zpracovat obchodní nabídku.
Centrální řízení
Podobným situacím lze předejít využíváním DMS, který dokumenty soustředí na jednom místě a automatizuje jejich oběh. Kupříkladu tak není třeba hlídat, zdali už byla faktura schválena a poslána na proplacení – DMS sám generuje protokoly či statistiky o průběhu zpracování určitého dokumentu konkrétními zaměstnanci. Nehrozí tedy, že by faktura či smlouva zůstala na něčím stole, natož aby se ztratila. Velmi se může hodit také verzování dokumentů, nehledě na jejich spolehlivou a okamžitou dostupnost. DMS řešení totiž umožňují prohledat celé úložiště fulltextově podle klíčových slov uvnitř dokumentu, a to i s funkcí našeptávání.
Přístupová práva k dokumentům se dají libovolně nastavit pro jednotlivé zaměstnance či konkrétní profese v organizaci. DMS tak lze jednoduše využít třeba i k interní komunikaci, systém může na základě daných pravidel rozesílat zaměstnancům nové verze směrnic k seznámení nebo informovat vedoucí zaměstnance o potřebě absolvovat periodická školení podřízených. DMS zajistí centrální dohled nad platností dokumentů a sejme tak z vybrané skupiny pracovníků nepříjemnou odpovědnost neopomenout žádný podstatný termín.
Obecně klade legislativa čím dál vyšší nároky na uchovávání dokumentů spojených s podnikáním a vyžaduje jejich dlouhodobou archivaci. Zvláště se to týká akreditovaných laboratoří nebo také podniků s certifikací ISO, pro které je řízená dokumentace činnosti nezbytná. K dokumentům, které je třeba zpracovávat v rámci procesů dané firmy, ovšem nepatří jen faktury nebo smlouvy, ale také e-maily, technické výkresy, zvukové záznamy či videonahrávky. Ty všechny je třeba ukládat a pracovat s nimi, což DMS výrazně zjednoduší, takže se zaměstnanci namísto papírování mohou věnovat úkolům, které firmě generují hodnotu a zisk.
Už cesta je cíl
Pomocí nástrojů DMS lze lépe spravovat víceméně jakékoliv procesy, třeba i vedení komunikace se zákazníky a řešení jejich požadavků. Usnadnění a zrychlení vnitrofiremního oběhu dokumentů v důsledku znamená zkvalitnění veškeré obchodní činnosti daleko nad rámec efektivnější administrativy. Přitom už proces implementace DMS může firmě přinést nečekaný užitek. Nadefinování uživatelských rolí či politik nakládání s dokumenty totiž předchází hloubková analýza procesů ve firmě poskytovatelem řešení. Jeho konzultanti vybaveni bohatými zkušenostmi a nestranným pohledem mnohdy odhalí možnosti zefektivnění chodu firmy, které její zaměstnance ani vedení nemusí napadnout.
Zavádění DMS řešení je tedy dialogem mezi poskytovatelem sytému a zákazníkem, jehož vlastní IT specialisté zhodnotí technickou stránku systému a nároky na jeho provoz. Na straně firmy by však proces implementace měli provádět především lidé z útvarů, kteří nejlépe dokáží popsat požadavky na systém a budou s ním každodenně pracovat. Poskytovatel řešení zaměstnance nakonec zaškolí v používání systému, které bývá velmi intuitivní a lze si je snadno osvojit. Konkrétně odborníci společnosti Onlio implementují řešení eDoCat zpravidla ve dvou fázích: nejprve spustí samotný systém, a až se s ním zaměstnanci sžijí, přistoupí k zavádění hlubších změn ve fungování vnitrofiremních procesů.
Cloud i vlastní řešení na míru
DMS řešení ve formě služby, tzv. SaaS, je možné velmi jednoduše rozšiřovat o další funkcionality. Většina DMS řešení jsou stavebnice s jednotným základem, který je nasazen u všech zákazníků a následně rozšířen o moduly dle potřeb konkrétní firmy. Ty lze upravit a celou službu nakonfigurovat i pro velmi specifické požadavky. DMS řešení ve formě služby je tedy možné zákazníkovi přizpůsobit srovnatelnou měrou jako na míru ušitý on-premise systém. Ovšem zatímco lokální on-premise DMS řešení znamená počáteční investici v řádu stovek tisíc, ale třeba i milionů korun, pokud je potřeba posílit také hardware a síťovou infrastrukturu, DMS jako služba stojí pouze měsíční nájemné ve výši několika tisícovek. Například Onlio umožňuje vyzkoušet si cloudové DMS jen jako dočasný proof of concept v reálných podmínkách a na vlastních vybraných datech.
Řízený oběh dokumentů tedy už dávno není nástroj jen pro velké korporace, DMS jako služba běžící na cloudu je lehce dostupný i malým a středním podnikům. Systém eDoCat navíc plně integruje ECM open-source řešení Alfresco Community Edition, Linux ve verzi CentOS či PostgreSQL. Jsou to plnohodnotná a ve své kategorii špičková řešení. Jde ovšem o bezplatné alternativy komerčních produktů, což firmám dále snižuje vstupní náklady na využívání DMS.
Zavedení DMS v jakékoli podobě přináší firmám v každém případě významné úspory času zaměstnanců, efektivnější administraci a vyšší bezpečnost dat. Jednou z dalších a zcela zásadních výhod je též automatizované workflow, které zásadně eliminuje chyby při nakládání s dokumenty a snižuje čas potřebný na jejich zpracování. Navíc mnohdy už samotný proces nasazování DMS firmám přinese zajímavá doporučení na možnosti zefektivnění jejich administrativy. To vše lze vždy ve finále přepočítat na ušetřené peníze. Zatím se všem našim klientům investice do DMS vrátila cca do jednoho až dvou let.
Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio