Dnes snad nenajdeme sféru lidské činnosti, kam by Informační technologie nějakým způsobem nezasáhly. Jenže zatímco některé tradiční obory se bez komplexních přístupů moderní IT infrastruktury obejdou snáze, v jiných znamená nepružnost v inovacích rozsudek k převálcování konkurencí a pomalé bolestivé smrti vlastního byznysu. Jedním z těchto oborů je právě logistika.
Tak trochu nedobrovolná, za to však velmi rychlá a radikální transformace oboru započala s příchodem hospodářské recese v období let 2008 a 2009. Tehdy firmy zabývající se přepravou a spedicí, ale také třeba výrobou, nebo jen distribucí ve velkém, jako například některé nákupní internetové galerie, začaly pociťovat utahující se kohoutky investic a enormní tlak na cenovou efektivitu. To pochopitelně není dost dobře možné, pokud společnost nemá k dispozici ze systému dostatek dat pro adekvátní zpětnou vazbu, a právě tady nastupuje na scénu IT.
V době, kdy přirozené, že si spediční společnosti v konkurzech podstřelovaly zakázky až na samotnou hranici ziskovosti, bylo logické, že společnosti s neefektivním systémem, nebo neschopností efektivně kontrolovat zbytečné náklady v systému mají na výběr jen možnost rychlé transformace, nebo pádu. Po odeznění krize vůle po optimalizaci začala opět ochabovat, jenže když už jednou roztlačíte kola vašeho byznysu do pohybu, proč hned zase šlapat na brzdu?
Jak to vidí SMB segment
Jako první přiklad toho, jak může podobná transformace vypadat, jsme si zvolili jednu typickou českou spediční společnost, která zapadá do tržního segmentu SMB. Jak vypadala taková takřka modelová transformace u malé české firmy o přibližně 70 zaměstnancích?
„IT, které u nás dříve fungovalo na poměrně primitivní úrovni a hlavně tvořilo nesourodý slepenec korporátních, SMB a koncových technologií, jsme začali systematicky měnit ještě před krizí. Ta spíš zpřeházela systém priorit, některé procesy urychlila a jiné naopak musely na svou příležitost teprve počkat,“ prohlašuje šéf IT oddělení společnosti Josef Mička Transport&Logistics, Marin Bradáč.
„Pokud hodnotím změny z odstupu, pak se nám asi nejrychleji vrátila náhrada dosavadních metod kontrol a navigace profesionálním telematickým systémem. Rozhodli jsme se neriskovat další dobrodružství s polotovary, které nabízejí například čeští operátoři. Namísto toho jsme po dlouhé zvažování sáhli po sice poněkud nákladnějším, ale zato o několik úrovní lepším komplexním systémem Transics z Belgie. U ostatních prvků jako je Informační a
ekonomicko-informační systém je návratnost již trochu složitá,“ dodává Bradáč.
Jedním z největších problémů je v takovémto případě sžívání se s novým systém a vypracování metodiky, jak naložit s enormní přemírou dat. „Rozhodně jsem předchozím výrokem nechtěl říci, že nám prodávající obchodníci ukazovali čísla, které nemají s reálným trhem nic společného. Problém leží trochu jinde. Z naší zkušenosti vyplývá, že v průměru rok a půl, ale i déle trvá, než se například s ERP systémem firma sžije a naučí se data, která systém generuje, efektivně využívat,“ říká dále Bradáč.
K tomu je třeba připočíst, že společnost podobné velikosti využívá informačních systémů hned několik. „Pokud mohou trochu dělat reklamu, tak se konkrétně jedná o informační systém pro nákladní dopravu a spedici s označením LORI, systém pro správu logistických skladů LOGI, již zmíněný telematický systém, který nám umožňuje udržet si perfektní přehled o pohybu vozidel, ale také třeba o tom, co se s nimi a řidiči zrovna děje. Pochopitelně se neobejdeme bez technologií, jako jsou čárové kódy, využíváme nějaký standardizovaný ekonomicko-informační systém, v našem případě HELIOS Orange a v podobném duchu by šlo pokračovat i dále (například databázemi),“ vysvětluje Bradáč.
S jakými problémy se spediční společnosti nejčastěji potýkají
Jak se ukázalo již z výše uvedeného případu, důležitým parametrem pro menší společnosti je zejména jednoduchost řešení a uživatelská přívětivost. Následně komplexnost a interoperabilita a až nakonec cena. Od ostatních oborů se doprava odlišuje především důrazem na rychlost zpracování dat a jejich přenosu k zákazníkům, IT nástroje tak musejí umožnit optimalizaci plánování přepravy a nesmí být sama o sobě výrazně zatěžující.
Využívají české firmy možností informačních technologií k úsporám nákladů na logistiku dostatečně?
Tuto otázku si koncem loňského roku položila společnost CCV Informační systémy, která na dané téma provedla rozsáhlý výzkum mezi pracovníky logistiky z firem působících v oblasti rychloobrátkového zboží. Z výsledků, které byly publikovány teprve nedávno lze odvodit, že pouze 14 % dotazovaných firem využívá systém pro řízení skladů WMS (Warehouse Management System), logistickou etiketu s SSCC kódem (Serial Shipping Container Code) používá dokonce jen 8 procent společností. Jako poměrně rozšířený se ukázal pouze systém
EDI (Electronic Data Interchange) pro elektronickou výměnu obchodních a logistických dokladů, ten využívá téměř padesát procent firem.
„Ukázalo se, že 60 % firem skladuje více než 1000 skladových položek a více než 500 položek skladuje 78 % firem. Logicky bychom u těchto firem předpokládali vybavenost pokročilými systémy pro řízení skladů či využití EDI komunikace s obchodními partnery. Ve skutečnosti je jejich vybavenost těmito technologiemi nízká,“ komentuje průzkum Petr Ondrášek, ředitel pro marketing a strategický rozvoj ze společnosti CCV Informační systémy.
Nejčastěji v Česku chybí pokročilé systémy pro řízení skladů
Jedním z nečekaných zjištění výzkumu bylo i odhalení v praxi poměrně rozšířeného omylu. Řada dotazovaných logistiků totiž neví, co lze skutečně označovat jako systém pro řízení skladu – WMS. Na vině jsou však z velké části sami dodavatelé softwarů, kteří pod pojmem „řízení skladů“ nasazují v podstatě systémy pro skladovou evidenci s malou přidanou hodnotou pro optimalizaci skladových činností.
V případě, že společnost, která plánuje zavést skladový software, nemá k dispozici systémového logistika, dochází mnohdy k záměně systému řízeného skladu (WMS) s adresným skladovým systémem, který je dnes již integrovanou součástí každého většího ERP systému. „Je třeba zdůraznit, že WMS je bez nadsázky inteligentní software, který řídí chod celého skladu, a to včetně evidence výkonnosti pracovníků skladu a optimalizace jejich práce nejen při příjmu a výdeji, ale také třeba při inventurách. V neposlední řadě rovněž vytváří podklady pro jejich hodnocení,“ doplňuje Ondrášek.
Nedostatky v chápání úlohy WMS vysvětlují, proč na otázku, zda firma využívá systém pro řízení skladů, odpovědělo kladně takřka 70 % respondentů. Teprve následující dotazy odhalily, že se většina těchto respondentů mýlí. Na dotaz, zda je adresný systém skladování provázaný s podnikovým systémem, odpovědělo kladně už pouze 16 % respondentů. Schopnost skladového systému udělovat obsluze skladu prostřednictvím terminálů pokyny uvedlo již pouze 14 % firem, přičemž 12 % říká, že částečně. Velká většina respondentů odpověděla, že jejich systém slouží pouze k evidenci skladových operací. S tím koresponduje fakt, že jen necelá pětina firem má komplexní přehled v reálném čase s možností okamžité on-line inventury části nebo celého skladu za plynulého provozu.
Kontrolními dotazy tak bylo ověřeno, že pouze 14 % dotazovaných firem skutečně využívá systém pro řízení skladů (WMS), u něhož například dochází k automatickému určování skladové adresy při skladových operacích, k optimalizaci operací podle priorit logistické strategie, k výběru nejstaršího zboží podle balení či váhy zboží a ke 100% fungování skladu i v nepřítomnosti vedoucího skladu. Systém pro optimalizaci dopravy TMS (Transport Management System) pak podle odpovědí využívá pouze 12 % firem.
Palety bez etikety
Většina firem (celkem 91,2 %) skladuje zboží alespoň částečně na paletách. Z nich pouze 29 % vybavuje takovou logistickou jednotku paletovým štítkem. Tam, kde je využíván, slouží zpravidla pro načtení do skladové evidence a často se omezuje jen na údaje o množství. Tento štítek ovšem neobsahuje standardní SSCC kód (Serial Shipping Container Code), který představuje osmnáctimístné číslo sloužící k identifikaci konkrétní logistické jednotky při manipulaci a průchodu zboží dodavatelským řetězcem. Logistickou etiketu s SSCC kódem využívá pouze 8 % firem, z toho 5 % u většiny svého sortimentu a 3 % u menší části sortimentu, kde je SSCC kód zpravidla zanesen do čárového kódu pro automatizované načtení palety bez nutnosti jejího rozbalení.
To přináší například eliminaci chybovosti, rychlejší skladovou evidenci nebo také nákladově úspornější průchod zboží dodavatelským řetězcem a vyšší dosledovatelnost zboží. Ještě vyššího efektu je možné dosáhnout v kombinaci s elektronickým dodacím listem prostřednictvím EDI komunikace (Electronic Data Interchange). Tento fakt ukazuje na obrovský spící potenciál pro úsporu nákladů v SCM (Supply Chain Management).
Poměrně snadno dosažitelné využívání SSCC a EDI (Electronic Data Interchange) komunikace umožní jak usnadnění při vychystávání a dodávce zboží, tak i zrychlení při příjmu a naskladnění.
Interoperabilita jednotlivých systémů bývá největší slabinou
Poměrně překvapivě označila nadpoloviční většina respondentů (63 %) na prvním místě problém s propojitelností jednotlivých IT systémů. Logistický manažer velice často zápasí s několika proprietárními systémy a různými rozhraními protistran. Příslušné firmě pak schází přehled a okamžitá dosledovatelnost zboží. Teprve na dalších místech se umístily na téměř stejné úrovni produktivita lidí ve skladu, reklamace a nárazovost dotazů na zboží.
Problémy umocňuje skutečnost, že pro 73 % českých firem představuje nezbytnou podmínku pro práci v jejich skladu zbožíznalství, což v praxi znamená velkou závislost na lidských zdrojích a mimo jiné velmi obtížně řešitelné nárazové vykrytí poptávek nekvalifikovanou pracovní silou. Naopak pouze 16 % firem nepodmiňuje pracovní poměr u svých zaměstnanců ve skladu znalostí zboží.