Případová studie: kompletní outsourcing ICT v praxi

Jedním z nich je i firma Accace, působící na trhu se službami v oblasti účetnictví, mezd a daňového poradenství od roku 2006. Dnes má dvě stě padesát zaměstnanců a působí v deseti zemích, před šesti lety ale začínala jako každá druhá, tedy od píky. Šestnáct kmenových zaměstnanců disponovalo notebooky, několika PC a jedním dosluhujícím SBS serverem. Podmínkou pro další podnikání tedy byla jednoznačně podstatná investice do firemního IT.

Vlastní IT na zelené louce nebo outsourcing?

K této otázce se začínající firmy dostávají spíše dříve než později. Vzhledem k tomu, že většinou nemají velké kapitálové prostředky, představuje výstavba a údržba vlastního IT oddělení náklad, který na určitou dobu znemožní akceleraci firmy v její oblasti podnikání. A outsourcing je výhodný také tehdy, pokud se dodavatel zaváže postupně upravovat rozsah poskytovaných služeb v závislosti na rostoucích ICT potřebách klienta. V Accace se tedy po zvážení všech pro a proti rozhodli pro kompletní outsourcing ICT a to ve spolupráci firmou Infinity a jejím datovým centrem pro hosting všech potřebných aplikací.

„Profesionální outsourcing IT a hostingových služeb nám umožnil se nejen soustředit na poskytování našich klíčových služeb, ale zároveň i splňovat přísné bezpečnostní požadavky našich klientů na ochranu jejich finančních a mzdových dat a souběžně umět zabezpečit nepřetržitou dostupnost vybraných informací on-line,” myslí si Jiří Majer, CEO Accace. Majer tak vyvrací jeden z hlavních mýtů, vzbuzujících strach z outsourcingu ICT, tedy téma nedostatečného zabezpečení. Je ostatně logické, nebo aspoň očekávatelné, že firma, pro niž je bezpečnost klientových dat základem podnikání, bude disponovat (v mnoha případech v protikladu k „in house“ IT oddělení) nejlepším možným zabezpečením.

Jak to funguje

„S klientem jsme se dohodli od počátku provozovat maximum možných aplikací v našem privátním cloudu, jednak z důvodu snadné správy, jednak kvůli bezpečnosti dat. Po důkladné analýze výchozího stavu jsme pro celkové řešení vybrali platformu Microsoft Windows. Byl vytvořen koncept lokálního a hostingového IT pro Accace a road mapa dalšího postupu, načež proběhla konsolidace stávajících dat a jejich převod do hostingu. Vlastní instalace potřebných aplikaci, a to jak účetních a mzdových, tak i produktů Microsoft, proběhla ve spolupráci našich specialistů a dodavatelských firem. Nakonec jsme obměnili HW park klienta a konsolidovali SW licence. V oblasti lokálního hardwaru jsme zvolili model „full PC“ s plným vybavením a tzv. „kiosků“ s možností připojení na vzdálenou plochu terminálové, resp. hostingové farmy,“ přiblížil Jan Gerhart, produktový manažer Infinity a.s.

Když vaše IT roste s vámi

Zpočátku provozu hostingu byl zvolen licenční model Microsoft SPLA, který funguje na základě měsíční platby za reálně konzumované počty licencí a umožňuje tak firmám platit jen za to, co opravdu využívají. Což se zvláště rozbíhajícím se byznysům nepochybně hodí. S ohledem na růst ICT potřeb společnosti Accace a postupné nerentability měsíčních paušálů byl ale tento model v roce 2008 nahrazen nákupem plných licencí do vlastnictví firmy. Následné stěhování do nových prostor již bylo plně pod IT režií společnosti Infinity, která v dalších letech „zprovoznila“ i šest nových poboček, jež zároveň spravuje.

V současnosti je používána serverová platforma MS Windows 2008 R2, databázové servery MS SQL 2008 a lokální stanice Windows 7. Datové centrum plně využívá možnosti virtualizace na platformách MS a VMWARE – momentálně je v provozu kolem třiceti virtuálních serverů. Samozřejmostí je vzdálený dohled všech klíčových zařízení jak ve vlastním datovém centru, tak i v lokálních doménových serverech, aktivních prvcích a síťových tiskárnách, či kvalitní servis včetně poskytnutí podpory v podobě Helpdesku. Infinity poskytuje Accace i službu PaaS – databázovou platformu pro interní vývoj v oblasti webových aplikací. Zatím posledním společným projektem je nastartování masivního DMS portálu na platformě MS Sharepoint 2010 a její propojení s CRM systémem třetí strany.

„Během pěti let jsme se vyšvihli mezi první pětku na trhu služeb finančního outsourcingu a více než zdesetinásobili počet svých zaměstnanců; po celou dobu za plné podpory našeho IT partnera. Takže outsourcing za mne určitě proč ne?“ prohlašuje Majer.