• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

Software pro školu s nejvyšším renomé

Redakce
10. 6. 2020
| Články
Software pro školu s nejvyšším renomé

AMBIS je nejstarší a v současné době, co do počtu studentů, také největší soukromá vysoká škola v České republice. Od roku 2019 v této renomované vzdělávací instituci s úspěchem využívají ERP systém HELIOS.

 Škola má v současné době přes čtyři tisíce aktivních studentů ve studijních programech a oborech bakalářského a navazujícího magisterského studia především v ekonomických a bezpečnostních oborech. Portfolio nabízených studijních programů však neustále rozšiřuje.

Byla založena 17 převážně českými bankami a Bankovní asociací Praha a rozhodnutím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy České republiky jí byl v roce 1999 udělen souhlas působit jako soukromá vysoká škola neuniverzitního typu.

AMBIS je součástí německé vzdělávací skupiny COGNOS AG, proto se zavázala k dodržování standardů kvality certifikátu kvality skupiny COGNOS (ISO 9001:2015), který škola získala v roce 2015.

Nefunkční outsourcing

Od roku 2017 měla společnost účetní, mzdovou a daňovou agendu outsourcovanou k externímu poskytovateli služeb, který používal svůj vlastní informační systém. Ostatní agenda školy pak byla zpracovávána prostřednictvím několika specializovaných softwarů.

Budova AMBIS

„Outsourcing účetní, daňové a ani mzdové agendy se naprosto neosvědčil,“ konstatuje Ing. Jana Štuplová, finanční ředitelka. „Přestože jsme středně velká společnost, v AMBIS bylo třeba nemalého týmu pracovníků, kteří připravovali, tedy skenovali, agendu pro externí účetní společnost, neustále dohledávali podklady a opakovaně vysvětlovali externí dodavatelské společnosti interní procesy, dále po externí firmě kontrolovali zpracování a samotné zaúčtování agendy.“

Externí firma navíc vykazovala vysokou chybovost, která plynula jednak ze stále nedokonalé znalosti našeho interního prostředí, ale také z neustálé fluktuace a nedostatečné zkušenosti a praxe zaměstnanců dodavatelské společnosti.

„Dalším důvodem odchodu od ní bylo neustálé čekání na výkazy, přehledy a potřeba definování nových interních výkazů, které jsou nezbytné třeba k manažerskému rozhodování,“ dodává Ing. Milan Hála, manažer řízení procesů kvality a metodik informačních systémů. „Mnoho přehledů nebyla externí společnost schopna svým informačním systémem vůbec sestavit.“

Při požadavcích na nastavení elektronického schvalování dokladů dostávali pracovníci školy pouze přísliby, ale požadovaný systém nebyl externí firmou nikdy nastaven.

Celková práce s podporou externí dodavatelské společnosti byla pro pracovníky školy fyzicky a psychicky velmi nepříjemná a pro školu samotnou nákladově mnohem náročnější než zpětný insourcing této agendy do AMBIS.

Nastal čas pro změnu

„Před outsourcingem naší účetní a mzdové agendy jsme používali systém HELIOS Orange, se kterým byli jak můj předchůdce, tak vedení společnosti naprosto spokojeni. K outsourcingu bylo přistoupeno z důvodu očekávání úspory nákladů za finanční oddělení a zajištění větší zastupitelnosti a zbavení se „starostí“ s vedením vlastního účetního a mzdového oddělení. Jak ukázal čas, tento záměr výhodnosti outsourcingu nevyšel“, říká Jana Štuplová.

Po rozhodnutí k insourcingu byl HELIOS Orange a posléze novinka – HELIOS iNUVIO, která byla nyní škole dodavatelem nabídnuta – porovnáván s několika dalšími běžnými systémy. Nejdůležitějšími hledisky byly náklady, stabilita systému, naplnění technických parametrů pro naše firemní procesy a schopnosti, zkušenosti a přístup implementačního týmu společnosti, která bude informační systém dodávat a implementovat,“ vzpomíná s odstupem paní Štuplová. HELIOS byl tedy jasnou volbou!

Průběh implementačního procesu

Podle slov finanční ředitelky implementace nového systému probíhala profesionálně, přesně podle časového harmonogramu sestaveného Implementačním týmem systému HELIOS.

„Implementační tým byl vždy naprosto přesně připraven a s naším prostředím v nadstandardní míře seznámen,“ konstatuje a dodává: „Velice jsme ocenili, že tento tým byl nejen naprosto fundovaný v technickém prostředí HELIOS, ale měl perfektní teoretické a zejména praktické zkušenosti s účetní, daňovou a mzdovou agendou. Pomohl nám nastavit systém k úspěšnému zahájení vedení agendy v HELIOS iNUVIO a poskytoval nám odbornou i technickou podporu i pomoc při rozjezdu systému.

Za celou dobu implementační a stabilizační fáze se nestalo, že bychom zůstali bez podpory. Vždy nám někdo poradil, pomohl nastavit systém, doporučil úpravu procesu tak, aby fungoval. Pokud se vyskytl problém tak ze strany týmu HELIOS, projektového manažera i obchodníka byla vždy vůle a ochota problém řešit.“

Počáteční implementace byla dokončena na konci roku 2018. Termín převzetí agendy od externí společnosti byl nastaven k 1. 1. 2019. Tento termín byl dodržen a podařilo se plnit všechny úkoly, včetně daňových povinností.

K tomu Milan Hála dodává, že v HELIOSu stále nachází nové dosud nevyužité funkcionality, díky kterým mohou systém ještě vylepšovat.

Procesy i finance

Pokud se zeptáte – ať už Jany Štuplové nebo Milana Hály – na přínosy nového systému, především z pohledu procesů ve firmě, odpovídají s potěšením:

„Přínosy nového systému jsou pozitivní a značné. Je stabilní, přehledný, s jeho pomocí se nám podařilo zavést elektronické schvalování došlých faktur. Podařilo se nám mnohé procesy automatizovat nebo poloautomatizovat. Prostřednictvím datových extraktů ze systému HELIOS se podařilo propojit další systémy a tím usnadnit reporting či aktualizaci studentského systému. Nezanedbatelné je zefektivnění procesu správy a vymáhání pohledávek a možnosti přípravy přehledů, který nám umožňuje rychle a správně se rozhodovat.“

Velmi podstatné jsou však podle nich také přínosy v rovině finanční.

„Návratnost investice jsme odhadovali v časovém horizontu do jednoho roku. Skutečná návratnost investice nakonec byla necelých 9 měsíců,“ říká Jana Štuplová. „Bylo to dáno tím, že nám ubyly nemalé náklady za externí dodavatele účetních, mzdových a daňových služeb, přičemž ke stávajícímu internímu týmu bylo třeba doplnit „pouze“ jednu osobu zkušené a zodpovědné účetní. Ostatní odborně a prakticky zdatné osoby byly již ve firmě k dispozici – k předešlé kontrole, podpoře a asistenci externího dodavatele služeb.

Vzhledem k připravenosti a „natěšenosti“ interního týmu při implementace systému HELIOS se nám dokonce, vlastně i trochu neplánovaně, podařilo dostat se mírně pod původní odhad rozpočtu projektu, protože jsme ušetřili několik hodin v rámci následné stabilizační fáze.“

Klíčové moduly

Podle jeho slov současný systém umožňuje on-line schvalování prostřednictvím programu HELIOS, prostřednictvím klienta aplikace ZOOM na PC nebo na mobilním telefonu, přičemž lze tyto přístupy kombinovat. Automatické (volitelné) notifikace umožňují rychlou reakci schvalovatelů na nový doklad a vytvořené dataskopy umožňují pracovníkům finančního oddělení sledování toku dokladů pohodlně i mimo kancelář na jejich mobilních telefonech.

Dalším zajímavým modulem je podle něj i doplnění funkčnosti systému o možnost rozesílání SMS zpráv našim studentům přímo z modulu Fakturace – vždy nad vystavenou fakturou, kdy je protokolováno kdy, komu a jaká SMS byla zaslána, což má pro školu významný přínos v oblasti správy pohledávek.

V rámci využívání systému se časem ukázalo několik zajímavých faktů.

„Původně jsme například mzdovou agendu hodlali vést v jiném sytému,“ říká Jana Štuplová. „Připravoval se již návrh implementačního plánu a finalizovala se cenová nabídka. Avšak při srovnání spolupráce s implementačním týmem HELIOSu a při postupném pronikání do funkcionalit tohoto systému jsme původní rozhodnutí přehodnotili a zvolili jsme pro zpracování mezd také HELIOS. Rozhodně nelitujeme, naše rozhodnutí bylo sice na poslední chvíli, ale správné.“

Oblíbencem Milana Hály je zase modul Nástroje pro řízení procesů – Schvalování dokladů.

„Tento modul je pro nás takřka klíčový,“ konstatuje Hála. „I na naši relativně malou organizaci je systém schvalování dokladů (přijatých faktur) velmi složitý. Jen schvalovacích předpisů máme 63 a schvalování se více či méně účastní, kromě pracovníků finančního oddělení, dalších 21 osob. Dřívější „papírové“ schvalování bylo časově velmi náročné a zdlouhavé, protože bylo mnohdy velmi obtížné zajistit podpisy časově a pracovně velmi vytížených manažerů.“

Z nabídky programu HELIOS Orange ve verzi iNUVIO využívá AMBIS moduly:

  • ARES
  • Banka
  • Doprava (Cestovní náhrady)
  • E-server
  • Fakturace
  • HELIOS console
  • HELIOS controlling
  • HELIOS inteligence (kontingenční tabulky, grafy)
  • Kartové centrum
  • Majetek
  • Mzdy
  • Nástroje pro řízení procesů
  • Nástroje přizpůsobení
  • Obecné importy
  • Obchodní partneři
  • Pokladna včetně EET
  • Účetnictví
  • Uživatelské editory

V nadcházejícím období plánuje škola začít využívat i moduly Finanční analýza a plánování a Business Inteligence.

 

Rubriky: ByznysČeské ITCloudPodnikový software

Související příspěvky

Zprávičky

Dell propustí 6 650 lidí, asi 5 % zaměstnanců

6. 2. 2023
Články

V Evropě se letos očekává pokles prodeje serverů

6. 2. 2023
Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB
Zprávičky

Novela zákona zřejmě zpřesní povinnosti operátorů a zpřísní opatření proti spamu

6. 2. 2023
Za bezpečnostní incidenty v cloudu mohou hlavně samotní zákazníci
Zprávičky

Itálie varuje před rozsáhlým útokem hackerů na zařízení se systémem VMware ESXi

5. 2. 2023

Zprávičky

Dell propustí 6 650 lidí, asi 5 % zaměstnanců

ČTK
6. 2. 2023

Americká počítačová společnost Dell Technologies celosvětově propustí 6650 lidí, což je zhruba pět procent

Vláda projedná novelu, která zpřesní pravomoci NÚKIB

Novela zákona zřejmě zpřesní povinnosti operátorů a zpřísní opatření proti spamu

ČTK
6. 2. 2023

Novela zákona o elektronických komunikacích, která upravuje nárok na levnější volání pro sociálně slabé

Za bezpečnostní incidenty v cloudu mohou hlavně samotní zákazníci

Itálie varuje před rozsáhlým útokem hackerů na zařízení se systémem VMware ESXi

ČTK
5. 2. 2023

Tisíce počítačových serverů po celém světě se staly terčem hackerského útoku vyděračským softwarem (ransomware).

Chatovací robot ChatGPT je nejrychleji rostoucí aplikace v historii

ČTK
5. 2. 2023

Chatovací robot ChatGPT, který využívá umělou inteligenci, se stal nejrychleji rostoucí spotřebitelskou aplikací v

Američané silně investují do čínských firem na umělou inteligenci

ČTK
4. 2. 2023

Američtí investoři, včetně investičních divizí firem Intel a Qualcomm, se v letech 2015 až

Gen zvýšil ve 3. čtvrtletí tržby o 33 % na 936 milionů dolarů

ČTK
3. 2. 2023

Antivirová firma Gen, jejíž součástí je i značka Avast, ve třetím čtvrtletí končícím 30.

Čtvrtletní zisk majitele Googlu klesl o třetinu, tržby zaostaly za očekáváním

ČTK
3. 2. 2023

Americké technologické společnosti Alphabet, která je majitelem internetového vyhledávače Google, ve čtvrtém čtvrtletí klesl

Sony má nižší čtvrtletní zisk, zlepšil však celoroční výhled

ČTK
3. 2. 2023

Japonskému výrobci elektroniky Sony Group ve třetím čtvrtletí jeho finančního roku klesl čistý zisk

Tiskové zprávy

Uvolnění potenciálu střední a východní Evropy

Ness v O2 Czech Republic pomáhá s přechodem do cloudu

Společnost vshosting dosáhla loni obratu téměř čtvrt miliardy Kč

Finanční výsledky NETGEAR za rok 2022

Obrat skupiny Packeta, majitele Zásilkovny, dosáhl v roce 2022 6,1 miliardy Kč

Goodoffer24 říká – v únoru dáte za doživotní licenci Windows 10 jen €12 a za Office €23

Zpráva dne

Goodoffer24 říká – v únoru dáte za doživotní licenci Windows 10 jen €12 a za Office €23

Goodoffer24 říká – v únoru dáte za doživotní licenci Windows 10 jen €12 a za Office €23

Redakce
2. 2. 2023

Zdaleka ne každý má stovky dolarů na upgrady svého počítačového softwaru. To je také...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Prokletý smartphone: nejen chyby, ale i špatné rozhodování

Pavel Houser
27. 12. 2022

Asi nikoho nepřekvapí, že za neustálou dostupnost smartphonu se platí tím, že práce na tom zařízení...

Nadcházející akce

  1. Virtuální konference Kyberbezpečnost pro zdravotnictví

    23. února
  2. Hannover Messe 2023

    17. dubna - 21. dubna

Zobrazit všechny Akce

Slovník

Buňka

Cenová politika

DHCP

Nejpopulárnější články

Kde se v podnicích uplatní metaverzum?

Redakce
2. 1. 2023

Trendy: předplacené služby, kontejnery, vliv rostoucích cen energií a experti se širším záběrem

Redakce
28. 12. 2022

Nová směrnice NIS 2 se bude týkat tisíců firem. Připravte se na bezplatné virtuální konferenci

Nová směrnice NIS 2 se bude týkat tisíců firem. Připravte se na bezplatné virtuální konferenci

Redakce
20. 1. 2023

Podařilo připravit husté křemíkové nanodrátky pro aplikace s vysokými frekvencemi

Při vzniku chyby by kvantové počítače mohly data automaticky mazat

Pavel Houser
3. 1. 2023

Vybudujte linii obrany pro zastavení vlny ransomwarových útoků

Redakce
23. 12. 2022

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security techn Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zpráva dne České IT česk

Píšeme jinde

RSS ScienceMag RSS

  • Nový amorfní led dál rozšiřuje naše chápání vody
  • Připravili elektricky vodivou modelínu
  • Sonda Lucy letos navštíví svůj první objekt

RSS AbcLinuxu RSS

  • Fedora 38 nabídne celý Flathub
  • Memtest86+ 6.10
  • Open Assistant, konverzační umělá inteligence pro každého

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.