• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

Software pro školu s nejvyšším renomé

Redakce
10. 6. 2020
| Články
Software pro školu s nejvyšším renomé

AMBIS je nejstarší a v současné době, co do počtu studentů, také největší soukromá vysoká škola v České republice. Od roku 2019 v této renomované vzdělávací instituci s úspěchem využívají ERP systém HELIOS.

 Škola má v současné době přes čtyři tisíce aktivních studentů ve studijních programech a oborech bakalářského a navazujícího magisterského studia především v ekonomických a bezpečnostních oborech. Portfolio nabízených studijních programů však neustále rozšiřuje.

Byla založena 17 převážně českými bankami a Bankovní asociací Praha a rozhodnutím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy České republiky jí byl v roce 1999 udělen souhlas působit jako soukromá vysoká škola neuniverzitního typu.

AMBIS je součástí německé vzdělávací skupiny COGNOS AG, proto se zavázala k dodržování standardů kvality certifikátu kvality skupiny COGNOS (ISO 9001:2015), který škola získala v roce 2015.

Nefunkční outsourcing

Od roku 2017 měla společnost účetní, mzdovou a daňovou agendu outsourcovanou k externímu poskytovateli služeb, který používal svůj vlastní informační systém. Ostatní agenda školy pak byla zpracovávána prostřednictvím několika specializovaných softwarů.

Budova AMBIS

„Outsourcing účetní, daňové a ani mzdové agendy se naprosto neosvědčil,“ konstatuje Ing. Jana Štuplová, finanční ředitelka. „Přestože jsme středně velká společnost, v AMBIS bylo třeba nemalého týmu pracovníků, kteří připravovali, tedy skenovali, agendu pro externí účetní společnost, neustále dohledávali podklady a opakovaně vysvětlovali externí dodavatelské společnosti interní procesy, dále po externí firmě kontrolovali zpracování a samotné zaúčtování agendy.“

Externí firma navíc vykazovala vysokou chybovost, která plynula jednak ze stále nedokonalé znalosti našeho interního prostředí, ale také z neustálé fluktuace a nedostatečné zkušenosti a praxe zaměstnanců dodavatelské společnosti.

„Dalším důvodem odchodu od ní bylo neustálé čekání na výkazy, přehledy a potřeba definování nových interních výkazů, které jsou nezbytné třeba k manažerskému rozhodování,“ dodává Ing. Milan Hála, manažer řízení procesů kvality a metodik informačních systémů. „Mnoho přehledů nebyla externí společnost schopna svým informačním systémem vůbec sestavit.“

Při požadavcích na nastavení elektronického schvalování dokladů dostávali pracovníci školy pouze přísliby, ale požadovaný systém nebyl externí firmou nikdy nastaven.

Celková práce s podporou externí dodavatelské společnosti byla pro pracovníky školy fyzicky a psychicky velmi nepříjemná a pro školu samotnou nákladově mnohem náročnější než zpětný insourcing této agendy do AMBIS.

Nastal čas pro změnu

„Před outsourcingem naší účetní a mzdové agendy jsme používali systém HELIOS Orange, se kterým byli jak můj předchůdce, tak vedení společnosti naprosto spokojeni. K outsourcingu bylo přistoupeno z důvodu očekávání úspory nákladů za finanční oddělení a zajištění větší zastupitelnosti a zbavení se „starostí“ s vedením vlastního účetního a mzdového oddělení. Jak ukázal čas, tento záměr výhodnosti outsourcingu nevyšel“, říká Jana Štuplová.

Po rozhodnutí k insourcingu byl HELIOS Orange a posléze novinka – HELIOS iNUVIO, která byla nyní škole dodavatelem nabídnuta – porovnáván s několika dalšími běžnými systémy. Nejdůležitějšími hledisky byly náklady, stabilita systému, naplnění technických parametrů pro naše firemní procesy a schopnosti, zkušenosti a přístup implementačního týmu společnosti, která bude informační systém dodávat a implementovat,“ vzpomíná s odstupem paní Štuplová. HELIOS byl tedy jasnou volbou!

Průběh implementačního procesu

Podle slov finanční ředitelky implementace nového systému probíhala profesionálně, přesně podle časového harmonogramu sestaveného Implementačním týmem systému HELIOS.

„Implementační tým byl vždy naprosto přesně připraven a s naším prostředím v nadstandardní míře seznámen,“ konstatuje a dodává: „Velice jsme ocenili, že tento tým byl nejen naprosto fundovaný v technickém prostředí HELIOS, ale měl perfektní teoretické a zejména praktické zkušenosti s účetní, daňovou a mzdovou agendou. Pomohl nám nastavit systém k úspěšnému zahájení vedení agendy v HELIOS iNUVIO a poskytoval nám odbornou i technickou podporu i pomoc při rozjezdu systému.

Za celou dobu implementační a stabilizační fáze se nestalo, že bychom zůstali bez podpory. Vždy nám někdo poradil, pomohl nastavit systém, doporučil úpravu procesu tak, aby fungoval. Pokud se vyskytl problém tak ze strany týmu HELIOS, projektového manažera i obchodníka byla vždy vůle a ochota problém řešit.“

Počáteční implementace byla dokončena na konci roku 2018. Termín převzetí agendy od externí společnosti byl nastaven k 1. 1. 2019. Tento termín byl dodržen a podařilo se plnit všechny úkoly, včetně daňových povinností.

K tomu Milan Hála dodává, že v HELIOSu stále nachází nové dosud nevyužité funkcionality, díky kterým mohou systém ještě vylepšovat.

Procesy i finance

Pokud se zeptáte – ať už Jany Štuplové nebo Milana Hály – na přínosy nového systému, především z pohledu procesů ve firmě, odpovídají s potěšením:

„Přínosy nového systému jsou pozitivní a značné. Je stabilní, přehledný, s jeho pomocí se nám podařilo zavést elektronické schvalování došlých faktur. Podařilo se nám mnohé procesy automatizovat nebo poloautomatizovat. Prostřednictvím datových extraktů ze systému HELIOS se podařilo propojit další systémy a tím usnadnit reporting či aktualizaci studentského systému. Nezanedbatelné je zefektivnění procesu správy a vymáhání pohledávek a možnosti přípravy přehledů, který nám umožňuje rychle a správně se rozhodovat.“

Velmi podstatné jsou však podle nich také přínosy v rovině finanční.

„Návratnost investice jsme odhadovali v časovém horizontu do jednoho roku. Skutečná návratnost investice nakonec byla necelých 9 měsíců,“ říká Jana Štuplová. „Bylo to dáno tím, že nám ubyly nemalé náklady za externí dodavatele účetních, mzdových a daňových služeb, přičemž ke stávajícímu internímu týmu bylo třeba doplnit „pouze“ jednu osobu zkušené a zodpovědné účetní. Ostatní odborně a prakticky zdatné osoby byly již ve firmě k dispozici – k předešlé kontrole, podpoře a asistenci externího dodavatele služeb.

Vzhledem k připravenosti a „natěšenosti“ interního týmu při implementace systému HELIOS se nám dokonce, vlastně i trochu neplánovaně, podařilo dostat se mírně pod původní odhad rozpočtu projektu, protože jsme ušetřili několik hodin v rámci následné stabilizační fáze.“

Klíčové moduly

Podle jeho slov současný systém umožňuje on-line schvalování prostřednictvím programu HELIOS, prostřednictvím klienta aplikace ZOOM na PC nebo na mobilním telefonu, přičemž lze tyto přístupy kombinovat. Automatické (volitelné) notifikace umožňují rychlou reakci schvalovatelů na nový doklad a vytvořené dataskopy umožňují pracovníkům finančního oddělení sledování toku dokladů pohodlně i mimo kancelář na jejich mobilních telefonech.

Dalším zajímavým modulem je podle něj i doplnění funkčnosti systému o možnost rozesílání SMS zpráv našim studentům přímo z modulu Fakturace – vždy nad vystavenou fakturou, kdy je protokolováno kdy, komu a jaká SMS byla zaslána, což má pro školu významný přínos v oblasti správy pohledávek.

V rámci využívání systému se časem ukázalo několik zajímavých faktů.

„Původně jsme například mzdovou agendu hodlali vést v jiném sytému,“ říká Jana Štuplová. „Připravoval se již návrh implementačního plánu a finalizovala se cenová nabídka. Avšak při srovnání spolupráce s implementačním týmem HELIOSu a při postupném pronikání do funkcionalit tohoto systému jsme původní rozhodnutí přehodnotili a zvolili jsme pro zpracování mezd také HELIOS. Rozhodně nelitujeme, naše rozhodnutí bylo sice na poslední chvíli, ale správné.“

Oblíbencem Milana Hály je zase modul Nástroje pro řízení procesů – Schvalování dokladů.

„Tento modul je pro nás takřka klíčový,“ konstatuje Hála. „I na naši relativně malou organizaci je systém schvalování dokladů (přijatých faktur) velmi složitý. Jen schvalovacích předpisů máme 63 a schvalování se více či méně účastní, kromě pracovníků finančního oddělení, dalších 21 osob. Dřívější „papírové“ schvalování bylo časově velmi náročné a zdlouhavé, protože bylo mnohdy velmi obtížné zajistit podpisy časově a pracovně velmi vytížených manažerů.“

Z nabídky programu HELIOS Orange ve verzi iNUVIO využívá AMBIS moduly:

  • ARES
  • Banka
  • Doprava (Cestovní náhrady)
  • E-server
  • Fakturace
  • HELIOS console
  • HELIOS controlling
  • HELIOS inteligence (kontingenční tabulky, grafy)
  • Kartové centrum
  • Majetek
  • Mzdy
  • Nástroje pro řízení procesů
  • Nástroje přizpůsobení
  • Obecné importy
  • Obchodní partneři
  • Pokladna včetně EET
  • Účetnictví
  • Uživatelské editory

V nadcházejícím období plánuje škola začít využívat i moduly Finanční analýza a plánování a Business Inteligence.

 

Rubriky: ByznysČeské ITCloudPodnikový software

Související příspěvky

Zprávičky

Mobilní operátoři nabízejí vládě pomoc s provozem informačních systémů státu

21. 1. 2021
Zprávičky

LG chce investovat 303 milionů eur do továrny na baterie v Polsku

21. 1. 2021
Zprávičky

Server Ulož.to prohrál spor o stahování šesti českých filmů

21. 1. 2021
Cloudové služby nejsou pro útočníky jen cílem, ale i prostředkem
Zprávičky

Kybernetické hrozby v roce 2021: RDP a těžba kryptoměn

20. 1. 2021

Zprávičky

Mobilní operátoři nabízejí vládě pomoc s provozem informačních systémů státu

Pavel Houser
21. 1. 2021

APMS (Asociace provozovatelů mobilních sítí) nabízí vládě ČR možnost konzultovat technické aspekty provozu informačních

LG chce investovat 303 milionů eur do továrny na baterie v Polsku

ČTK
21. 1. 2021

Po dokončení projektu by celková investice do továrny měla činit více než 3,1 miliardy

Server Ulož.to prohrál spor o stahování šesti českých filmů

ČTK
21. 1. 2021

Odvolání podaly obě strany sporu. Ze serveru Ulož.to nebude možné stáhnout Pelíšky a dalších

SpaceX vynesla další sérii 60 družic sítě Starlink

SpaceX vynesla další sérii 60 družic sítě Starlink

ČTK
20. 1. 2021

Aktuálně kolem Země už krouží 1015 družic Starlink. Americká soukromá společnost SpaceX dnes úspěšně

Cloudové služby nejsou pro útočníky jen cílem, ale i prostředkem

Kybernetické hrozby v roce 2021: RDP a těžba kryptoměn

Pavel Houser
20. 1. 2021

Hrozby pro firmy: útoky na cloudové služby a slabé zabezpečení práce na dálku. Mobilní

Analytici: LG možná prodá svou ztrátovou výrobu smartphonů

ČTK
20. 1. 2021

Pokud se LG rozhodne výrobu smartphonů ukončit, mohla by se tržní hodnota firmy zvýšit

Objem investic do českých startupů se loni zdvojnásobil na tři miliardy

ČTK
19. 1. 2021

Praha má potenciál stát se jedním z předních evropských technologických center. Investoři loni vložili

Foxconn má ve Vietnamu zelenou na továrnu za 270 milionů doalrů

ČTK
19. 1. 2021

Na žádost Applu přesouvá Foxconn výrobu některých přístrojů iPad a MacBook z Číny do

Počet datových zpráv loni stoupl o 13 % na 112 milionů

ČTK
19. 1. 2021

Za posledních deset let se využívání datových schránek ztrojnásobilo. Češi poslali v minulém roce

Tiskové zprávy

Sophos: Jak zajistit bezpečnou domácí výuku

Infor lídrem v segmentu cloudových EAM aplikací

Vánoční slevy pokračují i v novém roce

Pandemie ransomware v Česku. Víte, na co se ptát, pokud jste obětí kyberútoku?

Fortinet kupuje společnost Panopta, dodavatele inovativních řešení pro monitoring a diagnostiku sítí

Sophos odhalil androidové aplikace změněné na spyware

Zpráva dne

Vánoční slevy pokračují i v novém roce

Vánoční slevy pokračují i v novém roce

Redakce
20. 1. 2021

Vánoční slevy na software produktivity od Microsoftu pokračují na tržišti i v novém roce, opět...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Největší rizika umělé inteligence

Pavel Houser
26. 12. 2020

Tak jako dosud skoro každá technologie, i umělá inteligence se dostane do rukou zločincům. Jak s...

Slovník

BFU

Barevná hloubka

cdmaOne

Nejpopulárnější články

Software pro školu s nejvyšším renomé

Software pro školu s nejvyšším renomé

Redakce
10. 6. 2020

Analytici: Cena bitcoinu dál poroste, může ale přijít korekce

ČTK
17. 12. 2020

Operátoři musí nově uvádět přesnou rychlost internetu

ČTK
3. 1. 2021

Za bezpečnostní incidenty v cloudu mohou hlavně samotní zákazníci

Německá policie odhalila zřejmě největší obchod na darknetu

ČTK
12. 1. 2021

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Petr Zavoral
24. 12. 2020

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Marketing Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zajímavosti Zpráva dne České IT

RSS abclinuxu – čerstvé zprávičky

  • Red Hat Enterprise Linux zdarma na 16 serverech
  • DNSpooq, 7 bezpečnostních chyb v dnsmasq
  • OpenWrt 19.07.6

RSS Sciencemag.cz

  • 2D materiály mají i okraje
  • Mléčná dráha dělá vlny
  • Nadýchanou exoplanetu tvoří skoro jenom plyn

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.