Společnost REKO působí jako developer a realizátor stavebních prací v oblasti bytové i komerční výstavby. Je rovněž licencovaným provozovatelem lokálních distribučních soustav (LDS), kde působí jako distributor i dodavatel elektřiny. Tato společnost rozšířila v roce 2020 řady uživatelů systému Helios Energo. Používá jej pro potřebu evidence svých zákazníků, smluvních vztahů, odběrných míst a pro zajištění dalších obslužných procesů v oblasti energetiky.
Dnes je systém Helios Energo ve společnosti REKO bezmála dva roky v rutinním provozu. Ohlédněme se však o několik let nazpět.
Výchozí předpoklady projektu
Již v roce 2019, s přibývajícími zákazníky, vznikla u společnosti REKO potřeba kvalitního zákaznického informačního systému pro podporu provozu LDS, který by umožnil zejména bezpečnou a systematickou evidenci odběrných míst v komoditě elektřina v režimu nízkého napětí, evidenci smluvních vztahů s odběrateli, načítání a zpracování naměřených hodnot spotřeby elektřiny a následně fakturaci dodávky a distribuce elektřiny koncovým odběratelům. To vše pochopitelně s ohledem na příslušná legislativní ustanovení a procesní zvyklosti, které jsou v oblasti energetiky uplatňovány. Patřičný důraz byl proto kladen např. na automatické přenosy dat z LDS do systému operátora energetického trhu (OTE) tvorbu povinných energetických výkazů a rovněž u poskytnutí důležitých informací odběratelům prostřednictvím webového rozhraní.
Na základě předchozích referencí se vedení firmy rozhodlo pro implementaci systému Helios Energo.
S přípravou implementace nového systému se začalo na podzim roku 2020 s cílem spustit agendu fakturace dodávek a distribuce elektřiny koncovým zákazníkům od ledna 2021. Celý projekt zajišťovala společnost PC HELP, která výrobcem a garantem specializovaného softwarového řešení pro energetiku v rámci platformy Helios iNuvio, který je jedním z nejrozšířenějších podnikových systémů pro menší a středně velké společnosti od tvůrce Asseco Solutions.
V souvislosti s procesem implementace nového systému Helios Energo bylo nutné zvládnout všechny kroky tak, aby zamýšlený termín zahájení ostré fakturace od začátku roku 2021 nebyl ohrožen. Proto již před tímto datem bylo nutno mít k dispozici veškeré jednorázové převody provozních dat a také musely být připraveny automatizované datové můstky pro stálé přenosy (importy dat měření a exporty dat do externího účetního systému) a rovněž zcela funkční datová komunikace s OTE, protože pravidelné zasílání údajů operátorovi představuje pro každého provozovatele LDS jednu z jeho hlavních povinností. Nezbytným předpokladem spuštění ostrého provozu bylo i proškolení uživatelů systému k jeho ovládání.
Pečlivá analýza – úspěšná realizace
Prvním krokem celého procesu bylo provedení implementační analýzy. Práce na analýze byly zahájeny v měsíci září a trvaly přibližně jeden měsíc.
Významnými tématy vstupní analýzy byly již zmiňované jednorázové převody dat z původních evidencí vedených v MS Excel a též řešení dvou trvalých datových můstků pro komunikaci s ostatními softwarovými aplikacemi. Prvním z nich měl být zajištěn import dat z technického systému měření spotřeb elektřiny na jednotlivých odběrných místech, druhý měl naopak provádět export dat o fakturaci do stávajícího účetního systému, neboť zákazník si v této fázi přál ponechat vedení účetní agendy mimo prostředí Helios Energo.
Na začátku měsíce listopadu bylo rozhodnuto o realizaci samotného implementačního projektu. Požadavky stanovené v analýze se podařilo podle plánu a v požadovaných termínech naplnit. Fakturace dodávky a distribuce elektřiny odběratelům byla počínaje lednovým obdobím r. 2021 spuštěna a systém tak z hlediska klíčových požadavků přešel velmi rychle do rutinního provozu. Následně byly zprovozněny i další agendy, a to včetně webového portálu pro přístup odběratelů elektřiny k LDS informacím o svých účtech.
Následný provoz a podpora uživatelů
Nasazením systému Helios Energo do společnosti REKO se splnila zejména tato očekávání zákazníka:
- nahrazení původních evidencí vedených v MS Excel
- standardizace tiskových a datových výstupů, například faktur, výkazů, aj.
- zvýšení rychlosti zpracování dat, zajištění zpětné dohledatelnosti, eliminace chybovosti
- realizace datového propojení s agendou měření a agendou vedení účetnictví
- zajištění automatizovaných přenosů dat do systému energetického operátora OTE
- získání stabilního a robustního SW nástroje umožňujícího další rozvoj činnosti zákazníka
Úspěšnou realizací implementace systému Helios Energo a spuštěním do ostrého provozu samozřejmě spolupráce s dodavatelem PC HELP neskončila. Automaticky se spolupráce překlápí do fáze podpory uživatelů ve společnosti REKO.
Úspěšným zvládnutím implementace a přechodem do ostrého provozu samozřejmě spolupráce mezi dodavatelem a zákazníkem neskončila, ale přešla do režimu běžné provozní podpory, a to např. ve formě zajištění potřebných legislativních update sytému nebo poskytování odborných konzultačních služeb pro uživatele. Právě v dobách neočekávaných změn na energetickém trhu, kterých je celá společnost v posledních měsících a letech svědkem, je potřeba takové podpory ze strany dodavatelů softwarových řešení stále více zřejmá. A protože společnost REKO hodlá působnost na poli provozování LDS i nadále rozšiřovat, jsou odborné týmy dodavatele PC HELP připraveni být dalšímu rozvoji nápomocni.
