Zálohování není takovou samozřejmostí, jak by se mohlo zdát

Každý rok se na mě vždy někdo ze známých obrátí s tím, že mu odešel pevný disk nebo se mu ztratila na disku nějaká data, a zda s tím nejde něco dělat. Tradiční reakcí, kterou ovšem nepotřebují slyšet je, a co záloha? Typickou odpovědí je, že zálohu mají, ale je stará, protože jaksi nebyl čas.
Přestože se o zálohování bavíme v oblasti IT stále dokola, daří se nám opakovat stejné chyby a někteří zůstanou nepoučení do konce svých dní. Takže jsme se vydali na menší průzkum po malých firmách (tradičně jsme oslovili celkem 50 malých firmách od 5 do 50 zaměstnanců z různých průmyslových odvětví) a zeptali se, jak u nich vypadá proces zajištění záloh.

Pro zálohování všechny společnosti nějakým způsobem využívají cloud, kdy důraz je kladem na zálohy firemních a sdílených složek a dokumentů. Jak jsou zálohovány „osobní“ složky řeší pouze 15 % firem. Obvyklou politikou je, že se spoléhá na existenci automatických záloh v rámci využívané služby, jako je Office365 a jeho OneDrive, respektive Sharepoint. Pouze 60 % si na dotaz, zda mají zapnuty potřebné funkce nebylo zcela jistých nebo se domnívají, že je to „tam nastaveno nějak automaticky“. Důvěra v samospasitelnost cloudu a víra v bezpečnost dat tím, že jsou uloženy na jakémsi úložišti u velké firmy je překvapující. Pouze čtvrtina firem se například zabývala přizpůsobením nastavení a politik jejich potřebám. Vcelku se nám vrátila zajímavá, a někdy překvapujíc data, ke kterým se ještě vrátíme v některém dalším článku.

Bitová kopie disku

Dnes se podíváme na specifickou část, která z hlediska zálohování představuje na první pohled těžkopádné, ale zcela ideální řešení. Tím je zálohování celého disku, respektive vytvoření image. Problémem totiž není politika vytváření záloh, jak si je firma nastaví, ale jejich obcházení. Především v menších firmách nejsou a nikdy nebudou komplexní nástroje vynucující rigidní postupy při práci s dokumenty. A i tak existuje vždy cesta, jak systém obejít. V praxi pak často zaměstnanci, zvlášť ti co jsou hodně v pohybu, ukládají svoje dokumenty pouze lokálně, na různé USB klíčenky, do mobilu apod.

Typickým příkladem je přeposlání si dokumentu do vlastní pošty, což s ohledem na zálohu mailů je ještě akceptovatelné. Ale se souborem se poté pracuje třeba na domácí počítači, aby se do firmy zpět dostal po nahrání z externího disku. Největší slabinou tak zůstává doba, než se soubory dostanou do „firemních“ složek. To bývá často až po dokončení úkolu, zakázky apod. Tedy finální verze. Mezitím ovšem tyto soubory jsou mnohdy pouze lokálně v osobním počítači, což bývá nejčastější případ, jak o pracovní data člověk přijde. Jednou z možností je tak zajistit přímo zálohování osobních počítačů.

Na náš dotaz v podstatě 95 procent firem sdělilo. Že nemá ani u jednoho osobního počítače kompletní zálohu, tedy obraz disku a ani o tom neuvažují. U záloh se spoléhá na „serverovou“ zálohu sdílených složek, které se s ním synchronizují. Důvodem jsou především náklady, které vyžaduje úložiště navíc. Náklady přitom odhadují malé společnosti v průměru o 80 % vyšší, než jsou ty skutečné. Vezmeme-li do úvahy, že notebooky, kterými je drtivá většina zaměstnanců vybavena mají pevný okolo 256 GB, nemusí to být ovšem tak zatěžující, když 1 TB pevného disku vychází u nejprodávanějších 6TB verzí okolo 500 Kč bez DPH. V podobné výši pak vychází investice do licence softwaru, který zálohování (full image backup aktivního siku) zvládne. Například Acronis True Image pro 5 počítačů bez cloudového úložiště stojí cca 2600 Kč.

Minimalizace rizik a škod

Lokální pracovní stanice/notebooky jde přitom zálohovat několika způsoby, od přírůstkové až po kompletní zálohu celého disku, a to i v okamžiku, kdy na něm pracujete. Zálohy celých stanic ale klidně můžeme nechat i na vhodnější dobu, třeba v noci. Hlavním cílem kompletních záloh je totiž spíše než minimalizovat škody, předejít celkové katastrofě. Pomineme-li ekonomický dopad na firmu, jejíž cílem je naprostá minimalizace škody a teorie hovoří o tom, jak je důležité mít poslední verze, člověk je schopen se „otřepat“ ze ztráty týdenní historie. Jinak řečeno, pokud v pondělí nenaběhne počítač a týden se nezálohovalo, člověk si nějak poradí. Některé verze jsou na serverech, některé má „ulity“ doma nebo na různých externích discích a je tak schopen rekonstruovat část své práce. Ztráta za delší časové období je však vnímána značně negativněji a nastupuje i psychologická stránka věci. Člověk při této události výrazně vnímá i ztrátu vynaložené práce a „víra“ v obnovu a záchranu udělané práce prudce padá směrem dolů. Dostavuje se čas „co s tím proboha budu dělat?“.

Pracujete-li tedy v menší firmě nebo kolektivu, zvažte jako jednu z možností záloh pravidelný backup celého zařízení na fyzické úložiště, které máte pod kontrolou. Není to na první pohled sexy a trendy, ale funguje to. A je jedno, zda jde o síťové řešení s ukládáním na NAS nebo jednou za týden donutí software uživatele připojit USB disk – důležité je, že data existují v kopii. Tím samozřejmě neodpadá důležitost dalších způsobů zajištění záloh. Už jenom proto, že tímto způsobem vytváříte často pouze jednu kopii bez jejího zrcadlení nebo geograficky oddělnou zálohu.