Změna jakéhokoliv dokumentu, ať už jde o organizační předpis nebo výrobní číselník materiálu, s sebou nese značnou administrativní zátěž, zvláště když po organizaci obíhají papírové dokumenty. Kdy a jak pomůže ve změnovém řízení software, jsme se ptali Petra Doležala, ředitele divize SAP z S&T CZ.
Obsahují klasické informační systémy typu ERP nějakou nadstavbu pro řízení změn v dokumentech?
Obsahují, a upřesnil bych, že jde o podporu změn nejen v dokumentech, ale pro řízení změn obecně. Nejznámější světové a nejvíce používané ERP systémy technické řešení pro řízení změn mají. Konkrétně SAP, se kterým v S&T CZ pracujeme, řeší změny poměrně komplexně. Typickou oblastí jsou změny výrobních verzí s časovou platností všech souvisejících dat jako výrobní postupy, kusovníky, připojená výkresová dokumentace, vstupní komponenty. Je potřeba zajistit řízení změn jejich platnosti tak, aby celá změna proběhla synchronizovaně, od změn v nákupu přes podklady pro výrobní personál až po expedici. Dalšími častými oblastmi, kde je potřeba řídit změny, jsou například příprava a správa smluv, směrnic a norem. Nakonec je zde také oblast procesní, tedy řízení přípravy a implementace organizačních změn, restrukturalizací a podobných interních projektů. Pro řízení v ERP jsou samozřejmě nejvhodnější standardizované změny. Jejich implementace má konkrétní postup, odpovědné osoby, schvalovatele, vykonavatele a tento postup lze používat opakovaně bez koncepčních rozdílů.
Vedle ERP systémů se používají i systémy pro řízení dokumentace (DMS) a podnikového obsahu (EMS). Obsahují funkčnost pro řízení změn v dokumentaci? Vyvstává někdy potřeba „naučit“ systémy DMS/EMS v tomto ohledu něco navíc? Lze toho dosáhnout jejich nastavením, nebo je třeba něco doprogramovat? V jakých případech?
Řada uživatelů, a tím myslím i celé organizace, si často ani neuvědomuje, že s vlastnictvím ERP systému typu SAP získali i účinný nástroj na řízení změn. Čím více je totiž ERP integrovaný v procesech napříč společností, tím lépe může pro tento účel posloužit. Samozřejmě je to jako s mnoha jinými univerzálními nástroji, kdy je potřeba jej přizpůsobit konkrétnímu použití a změnovému procesu. Takže ano, je potřeba ERP systém „naučit“ konkrétnímu změnovému procesu.
V S&T CZ jsme zúročili zkušenosti z řady projektů a připravili z dostupných nástrojů sadu řešení pro typické změnové procesy, z velké části nastavením a vhodným zapojením standardních funkcí SAP DMS a SAP Workflow a propojením na vhodné objekty ERP procesů. To jsme navíc doplnili o vhodná propojení a vylepšení, aby bylo možné výsledný proces co nejvíce přizpůsobit procesu u konkrétního zákazníka.
Uvedu jednoduchý příklad – SAP Workflow obsahuje obecné nástroje pro řetězení událostí a procesů a pro komunikaci přes e-mail a seznam úkolů. SAP DMS pak nabízí inteligentní nástroje pro správu a verzování dokumentů. Pro reálné použití je ale potřeba tyto obecné vlastnosti napasovat na konkrétní proces u konkrétního zákazníka, a zde je prostor pro uplatnění našich zkušeností – například pro proces řízení výrobních změn definujeme, která oddělení se mají dané změny účastnit při přípravě, a která až při realizaci. Dále pak kdy se které dokumenty mají připojovat nebo vytvářet, případně uvolňovat do oběhu. V přípravě se musí vyjádřit obchod, nákup, technolog, kvalitář, ekonom, případně další. Poté dochází k vydání příkazu ke změně a jejímu vykonání. Zde opět definujeme výčet rolí či oddělení, a sbíráme informace o nákladech, například napojením na modul SAP PS (projekty). Konkrétní osobu pak už v řešení při dané akci dokážeme automaticky navrhnout z vedoucích jednotlivých oddělení nebo definovaných zástupců, případně osoby odpovědné za určitý sortiment. V případě zájmu doplníme i přehledný webový kokpit se stavem jednotlivých změnových řízení.
Jaké s tím máte zkušenosti v S&T CZ? Jaké jsou vaše expertní znalosti?
V S&T CZ máme v této oblasti bohaté zkušenosti. Věříme, a odezvy od zákazníků to potvrzují, že se nám jim podařilo tímto řešením pomoci se standardizací kritických změnových procesů, a omezit rizika, která jsou s tím spojená. Omezení rizik je důležitým aspektem, stejně tak auditovatelnost provedených změn. Našimi hlavními expertními oblastmi jsou už zmiňované změny výrobních verzí, dále řízený proces tvorby a změn smluvních nebo jiných dokumentů (normy, směrnice), a standardizované uživatelsky flexibilní řešení pro řízení obecných změn, s dynamickým určováním zpracovatelů.
Obracejí se na vás zákazníci, kterým jste sami dodali ERP/DMS/EMS systém, nebo i zákazníci, kteří je mají nasazeny od jiného dodavatele?
Obracejí se na nás zákazníci obou typů. Tam, kde jsme SAP ERP sami implementovali, uživatele i po implementaci podporujeme a většinou v rámci dlouhodobější spolupráce navrhujeme možnosti dalšího rozvoje. Častým případem jsou ale i zákazníci, u nichž jsme SAP neimplementovali. Každý partner se totiž specializuje na konkrétní oblasti. Pro nás je jednou z domén právě oblast propojení systému SAP s řízenými dokumenty, a také workflow řešení obecně. Proto s touto oblastí často pomáháme i na projektech jako součást týmu jiných partnerů, nebo si nás takový zákazník sám vyhledá.
Je spíše typičtější, že se ozve zákazník s takovým doděláním DMS/EMS nebo ERP systému?
U řešení SAPu je obvykle základem ERP, které se postupně rozšiřuje o další funkce, propojuje se se svým okolím a integruje další informace – například elektronické dokumenty ve vazbě na již existující objekty SAP ERP. Obrácený postup, kdy by zákazník měl nejprve DMS, a k němu pak doplňoval SAP ERP existuje také. V takovém případě jde u daného DMS o jeho využití jako sdíleného úložiště dokumentů pro vícero koncových aplikací, kde SAP ERP je jen jedním z nich. V této oblasti máme v S&T CZ také řadu úspěšných nasazení. Ze SAPu se dokážeme napojit do téměř jakéhokoli standardního úložiště dokumentů, pokud je tedy schopné komunikaci na bázi otevřených služeb (SOAP).
Jak velká může být časová úspora při nasazení softwaru pro změnové řízení?
Vyjádřit konkrétní časovou úsporu bych si asi takto obecně netroufnul. V některých případech to bude hlavní cíl. Například při nasazení našeho procesu schvalování došlých faktur ve společnosti s více geografickými lokacemi to může trvat i několik dní. Myslím si však, že hlavní přínosy procesu řízení změn jsou jinde. Je to zejména omezení rizik, která každá změna přináší, a také zpětná auditovatelnost změny a provedených rozhodnutí.
Na koho by se měl případný zájemce u S&T CZ obrátit?
Zájemci se mohou obrátit přímo na mě (petr.dolezal@sntcz.cz), nebo na obecnou adresu sap.cz@sntcz.cz. Dohodneme pak návštěvu našeho architekta, se kterým prodiskutují cíle a požadavky a navrhnou společně další postup. Základní informace lze najít také na našich webových stránkách www.sntcz.cz, kde je u každého tématu uveden konkrétní garant i s kontaktními údaji. Rádi vše se zákazníkem probereme osobně.