Test: Lotus Notes 8 pro spolupráci ve firmě – 1. díl

11. 3. 2008

Koncem léta 2007 vypustilo IBM do světa novou verzi Lotus Notes 8, produktu vyvinutého ke zlepšení úrovně podnikové spolupráce, zvýšení produktivity a v neposlední řadě také optimalizaci podnikových procesů. Dva roky vývoje a testování ve více než 25 000 firmách po celém světě nakonec nesou své ovoce, bezesporu se jedná o jedno z lepších řešení podnikové spolupráce, které jsou dnes na trhu dostupné.

E-mailové rozhraní Lotus Notes

Součástí podnikové IT architektury se stále častěji stávají groupwareová řešení založená především na emailové komunikaci. Ač se rozhodně nejedná o jedinou formu komunikace používanou mezi lidmi, bez elektronických komunikačních nástrojů dnes prakticky nelze žádný větší podnik efektivně provozovat.

Jedním z komerčních groupwareových řešení je i Lotus Notes 8, a protože mluvíme o produktu, který je primárně určen právě pro enterprise podnikovou sféru, jedná se o platformu kombinující dohromady velké množství různorodých aplikací.

Jejich primárním úkolem je udělat teamovou spolupráci co nejjednodušší a především co nejefektivnější. Nutno říci, že tento záměr se podle mého vydařil poměrně dobře. Lotus Notes 8 je komplexní aplikací, která umožňuje uživatelům uvnitř i vně firmy sdílet společné pracovní dokumenty, navzájem si zadávat úkoly a sdílet a upravovat své kalendáře. Samozřejmostí je také databáze informací o obchodních partnerech, kontaktními údaji počínaje, množstvím objednávek a údaji o společných setkáních konče.

Email jako základ

Klíčovou součástí, na které je celý systém postaven, je emailový klient, jehož složka doručených zpráv je však proměněna v integrované pracoviště. To je na výbavu poměrně bohaté, troufám si tvrdit, že více než ostatní e-mailové systémy. Lotus Notes 8 spojuje pracovní činnosti s okamžitými zprávami a zjišťováním přítomnosti, kancelářskými nástroji ke tvorbě a úpravě dokumentů, prezentací a tabulek, a to vše napojí na speciální podnikové aplikace, včetně zákaznické podpory, CRM, prodejních nástrojů, diskusních fór, blogů, instant messengerů (Lotus Sametime, viz dále) a dalších.

Mezi hlavní kancelářské nástroje patří textový editor, tabulkový editor a editor prezentací, přičemž samozřejmostí je podpora dokumentového standardu Open Document Format (ODF), se kterým mohou uživatelé Lotus Notes 8 jednoduše pracovat, importovat a exportovat v něm vytvořené dokumenty. Lotus Notes 8 však také dovoluje využívat a upravovat dokumenty formátu Microsoft Office a případně i exportovat tyto dokumenty do formátu ODF pro účely sdílení s aplikacemi a řešeními podporujícími standard ODF.

Standard ODF má oproti jiným formátům několik velkých výhod. Předně umožňuje přistupovat k vlastním dokumentům, používat je a udržovat v dlouhodobém časovém horizontu bez starostí spojených s nejistou budoucností současných softwarových licencí a poplatků. Dále, při použití nástrojů podporujících standard ODF se není nutno vázat na vestavěný editor od určitého dodavatele, ať už to je MS Office, OpenOffice.org nebo někdo jiný. Celkově se tedy dá říct, že standard ODF pomáhá zajistit široké možnosti spolupráce, vysokou flexibilitu a především i velkou trvanlivost dokumentů, spojenou s nezávislostí na jednom typu kancelářského softwaru.

Po zakoupení SWING Integrator 5, tj. komerčního add-inu třetí strany, lze s Lotus Notes 8 integrovat jak dokumenty MS Office, tak i OpenOffice.org a dále s nimi pracovat. Ostatně tento add-in nabízí několik dalších rozšíření, jako je PDF konvertor nebo lepší kompresi dokumentů a další.

Uživatelské rozhraní a variabilita systému

Uživatelské rozhraní doznalo od minulé verze několika změn a je stále ergonomicky a designově dobře navržené. Klasikou tedy zůstává rozbalovací hlavní menu a systém záložek, díky kterým je možné velice snadno přecházet mezi jednotlivými úlohami. To, ještě doplněné o předvolby či možnost přizpůsobení si jednotlivých oken, staví před uživatele orientačně velmi jednoduchý systém, který si navíc může ještě přizpůsobit svým požadavkům a zvykům.

Novinkou v Lotus Notes 8 je pravá postranní lišta systému. Ta zobrazuje kontakty online komunikace, kalendářový přehled dne a výstupy z čtečky RSS. Není však problém celou lištu pomocí množství oficiálně dostupných plug-inů dále rozšiřovat a přizpůsobovat požadavkům společnosti (funkce společné pro všechny zaměstnance) i zaměstnance (zlepšení práce díky lepší orientaci a organizaci pracovního prostředí). Příjemnou novinkou je i automatická kontrola pravopisu, která se při psaní textu vždy sama aktivuje.

Celý Lotus Notes 8 je neuvěřitelně variabilní program, který svou skladbou připomíná starou dobrou stavebnici Merkur. Platforma Eclipse, na které je Lotus Notes založen, umožňuje integrovat nové funkce bez nutnosti vytvářet nové a složité aplikace. Díky této schopnosti vytváření kompozitních aplikací (= kombinace komponent, které poskytují určité konkrétní funkce a přistupují k informacím pocházejících z několika různých zdrojů) má společnost možnost vytvářet znovupoužitelné programové části, které mohou být navzájem kombinovány a přizpůsobeny požadavkům koncových uživatelů.

Jednotlivé kompozitní aplikace mezi sebou také mohou spolupracovat, příkladem nám může být kliknutí na název společnosti, po kterém se nám v ostatních oknech objeví aktualizované informace o odběrech zboží, kontakty či naplánovaná jednání a termíny dalších dodávek.

Pokračování recenze