Podobně, jako se 19. století nazývá stoletím páry a 20. stoletím elektřiny, bude 21. s největší pravděpodobností vepsáno do historie jako století informací. Právě ty jsou dnes alfou a omegou prakticky ve všech oblastech lidské činností. Informační boom se pochopitelně nevyhnul ani podnikatelskému prostředí. Dnes platí, že ten, kdo s informacemi dokáže lépe pracovat, má náskok před konkurencí a větší šanci přežít a uspět v dravém prostředí byznysu. Nástroj, který managementu i zaměstnancům firem pomáhá zvládnout záplavu informací a efektivně ji využít, se nazývá podnikový informační systém, čili ERP.
Podnikové systémy dělíme do tří základních skupin. Nejpočetnější tvoří účetní a ekonomické systémy určené pro podnikatele a malé firmy, které, přes svou příbuznost, přímo pod označení ERP nespadají. Pokrývají oblast finančního účetnictví a někdy i další agendy jako lidské zdroje nebo skladové hospodářství.
Do další kategorie patří informační systémy pro střední firmy, které jsou dnes už informačními systémy (ERP – Enterprise Resource Planning) v plném slova smyslu. Nabízejí daleko větší analytický rozsah než ekonomické systémy. Často jsou řešené na principu jádra a jednotlivých modulů skládajících se do jakési stavebnice podle potřeb konkrétní firmy.
Třetí skupinu tvoří velké podnikové informační systémy. Pokrývají plánování a řízení všech klíčových i dílčích procesů ve velkých firmách napříč oblastmi podnikání.
Srdce i mozek firmy
Podnikový informační systém se dá bez přehánění nazvat srdcem i mozkem firmy. Manažerům přináší detailní a aktuální přehledy o výkonnosti podniku, zatímco zaměstnanci ocení pomoc při plánování a řízení jednotlivých procesů souvisejících s chodem částí firmy. Systém dokáže stejně dobře plánovat a řídit logistiku a sklady jako výrobu či ekonomiku a účetnictví a nepřeberně dalších činností ve firmě. Zprostředkuje také informace o zákaznících a o partnerech, čímž usnadňuje a zefektivňuje práci obchodu a marketingu.
Přes všechny přínosy informačního systému – nebo právě díky nim – není jeho výběr vůbec jednoduchý. Dříve, než se rozhlédnete na trhu a začnete vybírat systém, který by přesně odpovídal skutečným potřebám vaší firmy, je třeba položit si několik základních otázek:
— Bude systém plně kompatibilní s již využívaným softwarem?
— Bude schopen integrovat další aplikace a podporovat návazné technologie?
— Bude možné rozšiřovat řešení v souladu s růstem či rozvojem vašeho podnikání?
— Která z nabízených technologických platforem je z hlediska potřeb firmy nejlepší?
— Jaké jsou reference dodavatele, úroveň jeho služeb a technická podpora?
— Jak dlouhá bude vlastní implementace?
— A v neposlední řadě také: kolik prostředků máte k dispozici?
V současné době již není na pořadu dne otázka, zda informační systém ano či ne. Důležité je, který systém vybrat, s jak velkou investicí počítat a dokázat odhadnout vývoj budoucích potřeb firmy a také perspektivu dodavatele systému.
Od malých přes střední, až po ty největší
Pokud se podnikatelé nebo malé firmy rozhodnou řešit otázku účetnictví vlastními silami, je pro ně optimálním řešením volba některého z moderních ekonomických systémů, které zahrnují oblast finančního účetnictví a často i lidských zdrojů, skladového hospodářství, oběhu zboží apod. Takový systém je zpravidla hardwarově nenáročný a obvykle nevyžaduje dodatečné investice do technického vybavení. Některé z těchto systémů nabízejí i řadu speciálních rozšíření vhodných například pro maloobchody, kde jsou schopny zcela nahradit i dosavadní řešení v podobě pokladen.
U středních podniků je již informační systém naprostou nezbytností. Vedle účetnictví či ekonomiky řeší zcela samozřejmě i mnohé další oblasti. Informační systémy pro střední firmy jsou obvykle tvořeny z jednotlivých modulů, které lze sestavit podle potřeb uživatele. Samozřejmostí je dnes i možnost jejich rozšíření o další specializovaná řešení pro různá odvětví podnikání. Z pohledu technologického je nezbytná vícevrstvá architektura client-server a možnost vzdáleného přístupu s využitím mobilních zařízení. Mezi důležité funkce moderního informačního systému patří i schopnost přímé elektronické komunikace s bankovním ústavem nebo se státními úřady.
Relevance a dostupnost správných informací ve chvíli, kdy jsou potřeba, je aktuálním problémem zejména manažerů velkých firem. Zprostředkovat jim bez zbytečných časových ztrát právě ty podstatné informace je úkolem velkého informačního systému. Systém pro velké firmy řeší všechny oblasti, zmíněné u systému pro střední firmy. K jeho základním vlastnostem patří však také například přizpůsobivost firemním procesům v konkrétním podniku, otevřenost a kompatibilita pro komunikaci s jinými systémy a technologická vyspělost.
Kostky z ERP skládačky
Podnikové informační systémy se bez ohledu na velikost firmy, pro kterou jsou určeny, skládají z mnoha částí, které řeší nejrůznější potřeby řízení firmy. Základem systému pro větší až velké firmy bývá aplikační jádro a sada standardních modulů, které využívá prakticky každý typ podniku. Jedná se o funkcionality, které pokrývají zejména tyto oblasti:
Ekonomika, jejímž prostřednictvím jsou řešeny účetnictví, faktury přijaté, faktury vydané, pokladna, banka a majetek.
Logistika a skladové hospodářství, které řeší problematiku skladu, nákupu a prodeje a zakázek.
Lidské zdroje, jejichž úkolem je zejména problematika mezd a personalistiky.
Dalšími důležitými oblastmi, které musí být ve velkých firmách řízeny prostřednictvím informačního systému, jsou Marketing a také CRM (řízení vztahu se zákazníky).
Také Manažerské vyhodnocování je jednou z oblastí, bez nichž se firma neobejde.
Pro firmy podle typu jejich zaměření jsou pak určeny součásti informačního systému, které pomáhají řídit konkrétní činnost určitého odvětví podnikání, jinak řečeno branže. Sem patří například modul Výroba, modul Stavebnictví či řešení, pokrývající informační potřeby obchodních společností. Mezi další branžová řešení patří například také Média a vydavatelství, Utility, Doprava a spedice, Autoservisy, Nemocnice a další a další. Prakticky na míru pro všechny obory podnikání. Zajímavé je, že mezi branžová řešení se počítá také Státní správa, ačkoli v tomto případě nejde o podnikání v pravém slova smyslu. Nicméně státní správa či například samosprávy měst a obcí jsou v mnohém velmi podobné řízení podniků a kvalitní informační systém je tedy i zde nezbytností.
Spokojený zákazník – základ úspěchu
Čím dál víc platí staré rčení „náš zákazník, náš pán“. Řízení vztahů se zákazníky čili CRM (Customer Relationship Management) se dnes proto stává klíčovým prvkem v řízení podniku. Úlohou CRM je totiž udržet firmě spokojeného zákazníka, který se vrací.
Jedním z hlavních důvodů používání CRM systému je jeho schopnost rychle zpřístupnit relevantní informace o zákaznících. Dokáže-li firma informace o aktivitách týkajících se jednotlivých zákazníků zaznamenat, dobře třídit a analyzovat, získává obrovskou konkurenční výhodu. Obrátí-li se zákazník na firmu, která používá CRM, může si každý její zaměstnanec najít veškerá jednání s ním a pokračovat tam, kde jiný zaměstnanec skončil. Další výhodou CRM je přehled o jednotlivých produktech u konkrétních zákazníků, např.: jaké se na nich prováděly servisní zásahy, jaké nejčastější připomínky zákazníci mají apod.
Na rozdíl od doby poměrně nedávné je dnes tato funkcionalita vítaným pomocníkem pro firmy všech velikostí. Při výběru CRM je však nutné pečlivě zhodnotit typ společnosti, pro níž je určen. Jiné nároky na využívání CRM bude mít farmaceutická společnost, jiné taxislužba a jiné třeba cestovní kancelář.
Při výběru je především nutné přesně sdělit dodavateli požadavky na řízení vztahu se zákazníky v konkrétní firmě a žádat důkazy toho, že systém bude schopen je splnit. Prozíravé je myslet i na změny v činnosti firmy, k nimž může dojít v nejbližších letech – například, pokud máte v úmyslu se zaměřit na nový trh či nový produkt. Důležitá je také schopnost systému rozšiřovat podle vašich potřeb segmentaci vašich zákazníků. Při volbě CRM je dobré nedat na nejnižší cenu, ale spíše na výčet referencí, tradice na trhu a především pak na konkrétní případové studie.
Žhavý trend: Business Inteligence
Součástí kvalitních ERP systémů je dnes stále častěji Business Intelligence. Ačkoli jde o termín v současné době velmi frekventovaný, lidé si pod ním často nedovedou mnoho představit. Abychom pochopili, o co jde a co nám BI může přinést, musíme se zamyslet nad tím, jak vlastně funguje běžný podnik. Každá firma z kterékoli oblasti podnikání dnes potřebuje zpracovat množství dat, která vznikají v souvislosti s její činností a jsou uložena v podnikovém informačním systému. Množství dat navíc v poslední době rychle přibývá. K tomu, abychom je dokázali rychle a efektivně analyzovat, potřebujeme stále výkonnější způsoby. Proto se postupně začaly vyvíjet specializované nástroje a nadstavby nad informačními systémy.
Jednou z nich je právě Business Inteligence. Jejím úkolem je, stručně řečeno, co nejrychleji vytěžit správná data pro rozhodování obecně a zejména pro strategické rozhodování. Management každé firmy by měl mít taková data v ideálním případě k dispozici, okamžitě, aniž by musel složitě procházet různé sestavy a na základě nich teprve vytvářet strategie. Business Intelligence je nástrojem, který pomůže tuto práci zrychlit. Analyzovat můžeme v podstatě všechna data, která jsou ve firmě k dispozici. Nejen ta, která v podniku existují historicky, ale i ta, která dokážeme získat z různých externích zdrojů. Využití Business Intelligence tedy významným způsobem rozšiřuje naše možnosti práce s daty.
Převzato z měsíčníku Moderní řízení