Nová verze systému K2 umožní snazší využívání automatizovaných procesů.
Konica Minolta rozšiřuje portfolio řešení v oblasti správy dokumentů a řízení procesů. Systém K2 Five pomůže firmám zefektivnit digitalizaci administrativních procesů a dosáhnout úspor v řádech až stovek tisíc korun. Uživatelům nabízí možnost vytvářet automatizované procesy bez pokročilých IT znalostí, uživatelské rozhraní přizpůsobené mobilním zařízením nebo vyšší míru zabezpečení. Systém je vhodný zejména pro subjekty, které jsou zatíženy velkým množství formulářů, dokumentů a interních procesů, jako jsou výrobní či účetní firmy, banky, energetické společnosti nebo zdravotnická zařízení.
„Firmám chceme pomoci s procesem digitální transformace a zavádění moderních automatizovaných procesů. Jejich využití pomůže zákazníkům výrazně snížit administrativní zátěž i provozní náklady. Například pouze digitalizací a řízeným oběhem faktur může středně velká firma dosáhnout úspor až půl milionu korun,“ řekla Barbora Kolaříková, MCS Product Manager Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodala: „Systém K2 Five navíc dodáváme i v cloudové variantě, která nevyžaduje počáteční investice do pořízení hardwaru či softwaru, pouze platby za službu.“
Nová verze systému nabízí jednoduché intuitivní ovládání na principu Drag&drop. Uživatelé mohou rovněž využít už předpřipravených šablon pro ty nejčastěji zpracovávané firemní procesy, jako jsou žádosti o dovolenou či nástupu nového zaměstnance.
K2 Five lze propojit se všemi běžně využívanými firemními IT nástroji, jako jsou e-maily, podnikové systémy (DMS, ERP, MES či účetní software) a cloudová úložiště. Rozšiřuje také přínosy nástrojů Office 365, například Flow. „Je rovněž univerzální z pohledu napojení na zdroj dat. Ten může zákazník dle své potřeby kdykoli změnit a v rámci systému jednoduše nastavit zdroj nový,“ upřesnila B. Kolaříková.
Systém dále nabízí funkci validace procesu v reálném čase, již ve chvíli jeho vytváření. Uživatelé tak mají okamžitou zpětnou vazbu, zda zvolený postup neobsahuje chyby či riziková místa. Zvyšuje rovněž míru zabezpečení správy procesů, zejména v rámci možností udílení individuálních oprávnění ke konkrétním úkonům. Oproti předchozí verzi blackpearl disponuje K2 Five vyšší úrovní reportů, které umožňují podrobnější monitoring, včetně integrace s nejnovějšími BI nástroji.
Software K2 používají například tyto společnosti – Shell, P&G, Pfizer, Microsoft, Aston Martin, Ford, BMW či TON. Konica Minolta Business Solutions Czech je výhradním distributorem tohoto software pro Střední Evropu.
Příklady úspor při zavedení řízeného oběhu faktur:
Úspory, které lze poměrně přesně vyčíslit, vycházejí ze ztrátových časů při vyřizování urgencí a upomínek. U některých dodavatelů se dají rovněž uplatňovat tzv. bonusy za platby v termínech. Správou elektronických faktur lze také předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur za rok, se odhadují celkové úspory v této oblasti ve výši 350 000–500 000 Kč ročně.
Další úspory vycházejí rovněž z kontroly správnosti faktur. Firma o 100 zaměstnancích zpracovává 6 000 faktur ročně. U zhruba 30 % faktur nastával problém, který způsoboval alespoň 15minutové zdržení oproti standardu. Z tohoto příkladu vychází úspora minimálně 100 000 Kč ročně.
Úspor je možné dosáhnout také díky jednoduchému způsobu dohledávání faktur. Střední výrobní firma si odhadla čas hledání faktur na 180 hodin za rok. Při interní průměrné ceně nákladů na zaměstnance 300 Kč za hodinu činila úspora jen u hledání faktur 54 000 Kč ročně.
