Správa dokumentů se stala ve všech firmách a organizacích základním článkem moderního řízení. Je to páteřní systém, kde se setkávají, ukládají a vytváří všechny dokumenty, které organizace přijme či zhotoví. Je to získání naprostého přehledu o toku a uložení informací ve firmě s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu všech dat.
Mnoho společností však ke svým dokumentům přistupuje laxně, zejména proto, že nedoceňují důležitost zaznamenaných informací, bojí se změn i reakcí zaměstnanců a také nevidí přínosy, které jim řízená správa dokumentů přinese. Řešení centrálním serverem organizace se složkovou strukturou je přežité a nemá nic společného se systémem správy dokumentů.
Na centrální systémy pro správu elektronických dokumentů neboli Document Management Systémy (DMS) se v mnoha firmách neprávem hledí pouze jako na víceméně zbytečné, podpůrné nástroje, které buď nejsou potřeba vůbec, nebo pokud se využívají, tak jen izolovaně. Jenomže tento pohled není správný. Dobře implementovaný DMS bývá totiž ve skutečnosti jedním z pilířů základní informační infrastruktury každého podniku, protože umožňuje centrálně řídit práci se všemi typy dokumentů s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu zejména citlivých dat.
Pokud budeme hovořit o páteřní informační infrastruktuře firmy, většina čtenářů si představí ERP, specializované výrobní systémy, případně účetní či personální systém. Avšak každý z těchto nástrojů pracuje s tisícovkami dokumentů, ať už je jejich podoba jakákoliv. Může jít o objednávky, smlouvy, personální dokumenty, faktury, interní směrnice, reporty z výroby a podobně. A právě efektivní, a hlavně bezpečná práce s dokumenty, které jsou bez nadsázky firemním zlatem, je klíčová pro to, aby firma prosperovala. „Přesně toto je důvod, proč je třeba se na DMS dívat ne jako na podpůrný či doplňkový systém, ale jako na software, který je základním stavebním kamenem páteřní sítě, na němž stojí spolupráce s dalšími informačními systémy v celé infrastruktuře,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.
S DMS zůstanou dokumenty v bezpečí a na jednom místě
Dalším argumentem, proč je třeba dokument management systémy vnímat jako nesmírně důležitý nástroj, je bezpečnost dokumentů. Nejen, že dovolí dokument vytvořit a uložit, ale řídí jeho oběh napříč firmou a dokáže vynutit na jednotlivých uživatelích konkrétní a přesné chování, protože jim díky propracovanému systému uživatelských oprávnění nedovolí se chovat jinak. V DMS lze totiž velmi detailně přístupy řídit a člověk, který se do systému přihlásí, v něm díky roli, kterou mu systém po přihlášení přidělí, nemůže dělat nic, na co nemá oprávnění. Buď se k určitým dokumentům, akcím s nimi spojeným a dalším funkcím systému dostane, nebo o nich třeba vůbec neví. A když se k dokumentu dostane, tak přidělená uživatelská oprávnění dále určují, co všechno s ním může dělat. „Uživatelské oprávnění tedy neřídí jen přístup k dokumentům jako takovým, ale i přístup k akcím, které jsou s nimi spojené. Pokud má člověk vysokou míru oprávnění, může například prohlásit dokument za schválený, odeslat dokument datovou schránkou, spustit specifický proces a podobně. Když toto oprávnění nemá, tak vůbec možnost spustit akci neuvidí,“ pokračuje dále Pavel Nykl a dodává, že uživatelská oprávnění řídí také to, kdo může, a především jak může s dokumentem manipulovat. To je nesmírně důležité pro bezpečnost informací, protože kvalitní DMS zkrátka nedovolí člověku, který nemá dostatečné oprávnění, dokument například smazat, ale ani editovat, přejmenovat, přesunout či kopírovat jinam. DMS tedy pomáhá udržet ono firemní zlato v bezpečí tak, aby se nedostalo k nikomu nepovolanému uvnitř či dokonce vně společnosti.
DMS ale zároveň mění hru i v tom, jak by firmy měly uvažovat nejen nad svými dokumenty, ale i nad jejich umístěním. Není neobvyklé, že i kritická data se nacházejí na mnoha sdílených discích, k nimž má přístup prakticky kdokoliv a ani nastavená uživatelská oprávnění nedokážou skrýt obsah, k nimž daný člověk nemá mít přístup. Informační systémy, které s daty dále pracují, je musí „hledat“ napříč úložišti a nepořádek je na světě. „Centrální design správy firemních dokumentů má obrovskou přidanou hodnotu. Pokud máte DMS a používáte ho jako jeden ze základních firemních systémů, můžete správu dokumentů centralizovat a skrze – opět centrálně řízenou – integrační platformu publikovat pouze k těm uživatelům a systémům, které k nim mají mít přístup,“ říká dále Pavel Nykl s tím, že pokud mají firmy tento krok vyřešený, mohou využívat další benefity DMS, jako je například propojení souvisejících dokumentů, anebo elektronická výměna strukturovaných dat bez zatěžujícího ručního zásahu uživatelů. „Znamená to, že můžete přestat přemýšlet nad tím, kam všechny dokumenty patří, protože se změní v jednu entitu, která je uložená na jednom místě – v DMS,“ uzavírá.
