Každodenní využívání telekonferencí a videokonferencí výrazně šetří náklady a umožňuje být současně na mnoha místech najednou. Období, kdy se jednalo výhradně o doménu top managementu, již skončilo. Skutečně efektivní organizace by měla telekonference i videokonference používat naprosto rutinně a volně je zpřístupnit všem svým pracovníkům.
Michal Martoch
Telekonference a videokonference – ano či ne?
Možná vás právě teď napadla otázka: „Bude mi to k něčemu?“. Odpověď zní: „Rozhodně ano!“ – pokud patříte do některé z těchto skupin:
— máte několik vzdálených poboček, mezi kterými se často cestuje
— pracovník musí pravidelně dojíždět na konkrétní vzdálené místo, kde jedná se zákazníkem
— spolupracujete s více dodavateli či zákazníky a chcete s nimi efektivně komunikovat
— pracovníci jsou často u zákazníků či v terénu
— pracujete v týmech a organizace schůzek je náročná, protože vždy někdo chybí
— hledáte cesty ke snížení nákladů za cestování a telefonování
— dalších 50 praktických interních i externích využití
Kvalifikované rozhodnutí o zavedení telekonferencí nebo videokonferencí by se mělo provádět na základě identifikace neproduktivních činnosti a analýzy finančních i časových ztrát. Ač se to zpočátku tak nejeví, existují v každé firmě a bývají v mnoha případech značné. Typická doba návratnosti investice (ROI) se tak pro jednotlivá řešení na telekonference či videokonference pohybuje v rozmezí 6–18 měsíců. V mnoha případech však může být i rychlejší. Namísto nepříjemného a neproduktivního času stráveného v dopravním shonu lze efektivně absolvovat několik „online schůzek“ s kolegy, zákazníky či partnery z okolních měst nebo rovnou z celého světa, a to přímo ze své kanceláře.
Co je vhodnější?
Telekonference je ideální řešení pro spojování interních týmů, jež se dobře znají a nevadí jim chybějící vizuální kontakt. Další praktické využití nalezne telekonference u přednášek a seminářů pro desítky, stovky či dokonce tisíce lidí. Každý účastník se na začátku přihlásí do systému. Současně se zřídí role moderátora, který celou telekonferenci vede a aktuálnímu mluvčímu vždy předává slovo. Běžným způsobem by podobný typ spojení nebylo možné fyzicky vůbec realizovat, např. z důvodu nedostupnosti jednotlivých účastníků, nebo by se jednalo o velmi nákladné setkání. Naopak telekonference nejsou vhodné pro první kontakt nebo projednávání citlivějších témat, kde je neverbální komunikace důležitým zdrojem informací.
Videokonference odstraňuje nedostatky telekonference. Prostřednictvím webové kamery vytváří pocit skutečného fyzického setkání a současně umožňuje vzdáleně sdílet různé aplikace nebo prezentace ostatním účastníkům. Není pak podstatné, zda se jedná o malý obraz na monitoru počítače či o velkou plochu plazmové obrazovky nebo dataprojektoru. První kontakt umožňuje videokonference navazovat snadněji, než by se mohlo zdát. Určitým omezením videokonference je počet účastníků, kde nelze všechny propojit pomocí kamery. Jednoduše by se na obrazovku nevešli. Řešením je i v tomto případě přepínání aktivního řečníka.
Druhy řešení pro telekonference a videokonference
Schéma práce na dálku
Bezplatná softwarová řešení – nejběžnějším zástupcem je program Skype, dalšími jsou např. Windows Live Messenger, Google Talk či MeBeam pro videokonference. Obecně se jedná o dostatečně kvalitní nástroje pro komunikaci jednotlivců či skupin do 10 lidí, kterým nevadí občasné zhoršení obrazu či zvuku. Kvalita spojení totiž není nijak garantovaná.
Placená softwarová řešení – profesionální softwarová řešení umožňují spojení libovolného počtu účastníků a ve většině případů jsou plně přizpůsobitelná podle potřeb zákazníka. Jejich největší výhodou je přenositelnost mezi různými místy a možnost spojení paralelních skupin uživatelů. Podobně jako u bezplatných řešení může být nevýhodou občasné snížení kvality přenosu. Výrobci totiž garantují kvalitu služby výhradně na základě rychlosti připojení k Internetu. Profesionální softwarové řešení lze doporučit pro skupiny s více než 10 uživateli. Každá progresivní společnost či instituce by měla online komunikaci vnímat jako důležitý prvek své komunikační infrastruktury.
Hardwarová řešení – poskytují maximální kvalitu obrazu a zvuku. V případě připojení přes ISDN nebo dedikovanou LAN linku navíc dodavatel garantuje kvalitu připojení. Jedná se však o nejdražší typ řešení. Největší nevýhodou je nízká flexibilita z hlediska přenositelnosti a nemožnost paralelních hovorů. Obvykle se nainstaluje v konferenční místnosti, která má vytvořeny optimální podmínky pro přenos obrazu i zvuku. Hardwarové řešení je rozhodně to nejlepší pro náročné uživatele a pokud vám nevadí, že jej využije pouze omezený okruh lidí, nebudete litovat.
Mimo klasického spojení pomocí počítače, IP telefonu či profesionálního konferenčního řešení existují také způsoby spojení, kdy lze telekonference uspořádat z běžného mobilního telefonu. Všichni účastníci se připojí na speciální telefonní číslo a mohou vzájemně diskutovat. Cena za spojení se počítá jako za běžný hovor a vyplatí si spíše pro kratší spojení.
Videokonference
Doporučená rychlost připojení
Telekonference – minimum 64 kb/s, doporučená 128 kb/s
Videokonference – minimum 384 kb/s, doporučená 1–2 Mb/s v závislosti na počtu účastníků a kvalitě obrazu
Pro přesné zjištění rychlosti připojení k Internetu lze využít některý měřič rychlosti jako SpeedMeter nebo Rychlost.cz.
Výběr a zavedení vhodného řešení
Pro někoho je důležitá přenositelnost na cestách s levnými provozními náklady, pro jiného kvalitní obraz a reprezentativní charakter. Další upřednostní měsíční pronájem. s nulovou počáteční investicí a ostatní si raději vše zakoupí a instalují bez další závislosti na dodavateli řešení.
Výběr řešení závisí na individuální potřebě a vzhledem k rozsáhlosti problematiky i možnostech jednotlivých řešení je vhodné přenechat jejich výběr odborníkovi. Ten by měl zvážit všechny okolnosti a na tomto základě doporučit nejvhodnější variantu vždy s ohledem na finanční možnosti, technické možnosti, úroveň znalostí i účel využití. Již dávno totiž neplatí, že to nejdražší řešení je také nejlepší.
Doba implementace vlastního řešení závisí na počtu modifikací oproti standardu dodávaného výrobcem. V závislosti na typu řešení to může trvat od hodin po několik měsíců. Nezbytným základem je kvalitní školení pracovníků, a to i v případě jednoduchých řešení. Bez řádného vysvětlení a praktického ukázání všech výhod a možností využití může snadno dojít snadno k nepochopení a tím i k výraznému snížení konečného přínosu. Ústředním bodem se pak stává vlastní proces uvádění do provozu, jenž patří mezi klíčové z hlediska úspěšnosti nasazení. Větší firmy a instituce mohou zvážit pilotní zavedení, kdy se nejprve pokryje pouze malá část koncových uživatelů. Ti začnou telekonference či videokonference využívat. Teprve po několika měsících provozu se vyhodnotí situace a začne se s plošným nasazením.
Naprosto klíčová je podpora vedení, jež vnímá moderní způsoby online komunikace jako krok vpřed. Obvykle trvá několik týdnů až měsíců, než si uživatelé navyknou na vzdálenou komunikaci a plně vstřebají všechny její přínosy. Samotný přechod by měl být spojen například s cíleným omezením fyzického cestování. Tím se získají již v krátké době první pozitivní výsledky, jež by měly přesvědčit i ty méně přístupné jednotlivce.
Jak vidíte možnost využití telekonference nebo videokonference u Vás? Máte-li s nimi zkušenosti, přemýšlíte o jejich zavedení či řešíte nějaký problém, ozvěte se mi na mail michal.martoch@idealine.cz, rád si o nich s Vámi popovídám.
O Autorovi
Zkušenosti s online komunikací získal v mezinárodních společnostech Procter & Gamble a Hyundai. V současné době řídí společnost Idealine Solutions, která se mimo jiné zabývá poradenstvím a zaváděním řešení pro telekonference, videokonference a školení přes Internet. Pro bližší představení celé problematiky práce online spustila firma na podzim 2008 portál Workline.
Přečtěte si také
Homeworking – zavádění a přínosy práce z domova
Teleworking – práce přes Internet přináší úspory nákladů