margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

ECM: Správa podnikového obsahu není jen věcí digitalizace

Lukáš Kříž, 01. prosinec 2015 11:00 0 komentářů
ECM: Správa podnikového obsahu není jen věcí digitalizace

Řešení pro správu podnikového obsahu se vyvinula z relativně jednoduchých systémů pro archivaci a dohledávání dokumentů ve strategickou součást uspořádání podnikových procesů. Stále ovšem platí, že jejich klíčovou funkcionalitu tvoří schopnost pořizovat, řídit, zpřístupňovat, integrovat, měřit a archivovat obsah.

Systémy pro správu podnikového obsahu definují analytici společnosti Gartner jako nástroje a platformy, které slouží k vytváření, ukládání, distribuci, vyhledávání, archivaci a řízení nestrukturovaného obsahu. Ten má v jejich podání podobu skenovaných dokumentů, e-mailů, zpráv, obrázků, kancelářských dokumentů a multimédií. Integrální součást řešení ECM (Enteprise Content Management) tvoří analytické (původně pouze vyhledávací a adresářové) nástroje, které sledují využití systému a poskytují potřebné, tj. hledané informace.

Nestrukturovaný a transakční obsah

Uvedená definice popisuje tradiční pojetí systémů ECM, které se začaly rozvíjet v 90. letech 20. století. Tehdy organizace začaly zpracovávat větší objemy digitálních dokumentů a pro jejich správu jim chyběly nástroje. Obecně podnikový obsah představují v podstatě všechna data, která organizace generuje, sleduje nebo sbírá. Rozdíl v jejich správě spočívá v avizované strukturovanosti a nestrukturovanosti. Historicky nástroje ECM nebyly například pro záznamy ukládané ve standardizované podobě například do relačních databází. Ale i na ně se v rámci některých agend již rozšířil záběr řešení pro správu podnikového obsahu.

Alternativní přístup pro definici systémů ECM nabízejí analytici společnosti Forrester. Ti se primárně zabývají otázkou, odkud obsah pochází. Z tohoto hlediska rozdělují obsah na podnikový a transakční. První uvedený vzniká většinou uvnitř organizace a tvoří jej právě obvyklé formáty kancelářských dokumentů a souborů. Principiálně platí, že v rámci jednoho tématu nebo agendy dokumenty nevznikají ve velkém, nebo spíše obrovském množství. Obsah každého sdělení stále běžně zpracovávají lidé, jednotlivci. Systémy správy „podnikového obsahu“ (tj. ne transakčního) běžně nabízejí flexibilní uživatelská rozhraní, nástroje pro řízení oběhu dokumentů a týmovou spolupráci nebo bezpečné sdílení.

Transakční obsah obvykle vzniká mimo organizaci a současně v obrovském množství. Jeho zpracováním – a často i pořízením – se již povětšinou zabývají stroje, nikoli jednotlivci. Výstupy systémů pro správu transakčního obsahu nemají podobu jednotlivých dokumentů nebo vstupů. Jde o automaticky sestavené reporty, které obsahují lidmi čitelnou informaci. Za příklad poslouží reklamační formuláře, resp. analýza jejich výskytu v čase a samozřejmě i obsahu. Nutno podotknout, že definice systémů pro správu transakčního obsahu mezi analytiky i dodavateli značně osciluje. Shodují se ale na tom, že řešení TCM – Transactional Content Management podporují řízení procesů v podnicích.

Dodavatelé ECM a trendy

Cloud computing samozřejmě dorazil i do segmentu ECM. Analytici společnosti Forrester ale mají za to, že v horizontu tří let bude stále převládat implementace on-premise, tj. interní. Zejména vysoce regulovat odvětví se cloudovému modelu budou ještě dlouhý čas bránit. Pro mnoho podniků se stanou atraktivní nabídkou hybridní systémy ECM. Složka veřejného cloudu v nich bude sloužit pouze jako chráněné úložiště, veškeré operace budou probíhat uvnitř organizace.

Dalšími trendy v segmentu ECM jsou bezpečné sdílení dokumentů, inteligentní vyhledávání (sémantické – podle významu) a analytika a vizualizace výstupů. Někteří oboroví analytici zmiňují také podporu mobilních zařízení.

Pro menší podniky se ale cloudové nabídky nabízejí s mnoha benefity. Mohou dosáhnout jistých úspor, nemusejí pořizovat potřebné know-how a v případě potřeby mají stále možnost přejít na větší či menší on-premise platformu. Analytici Forresteru ale upozorňují na hrozbu „uzamknutí“ do ekosystému jednoho dodavatele. Mezi poskytovateli cloudových systémů ECM pro menší podniky figurují firmy Box, SpringCM nebo Fabasoft. Relevantní nabídky ale mají i společnosti HP, IBM nebo Microsoft.

Mezi lídry trhu ECM podle analytiků Forresteru dlouhodobě patří firmy EMC, IBM a OpenText. Jejich nabídky ale povětšinou směřují do korporátního prostředí. Vysoké hodnocení získávají také společnosti Alfresco, Lexmark, M-Files a Microsoft. Jejich řešení označují analytici za velmi moderní. Rozvíjejícími se dodavateli jsou firmy Box, Everteam, iManage nebo SpringCM. Jejich systémy bývají technologicky „odlehčené“ a oborově specifické, což může být v mnoha případech výhoda.

Základní otázky

Analytici společnosti Gartner sestavili několik elementárních otázek, které by si každý podnik měl zodpovědět ještě před pořízením systému ECM. Zdůrazňují, že rozhodně nejde o řadovou investici do softwaru. ECM podporuje uspořádání procesů v podnicích a jako takové se dlouhodobě podílí na plnění cílů organizace.

Může vybraný produkt ECM fungovat v rámci jednoho oddělení a následně se rozšířit na celý podnik? Omezená řešení vás mohou v budoucnu limitovat.

Dokáže se systém ECM hladce začlenit do každodenního fungování vašeho podniku a napojit na existující aplikace? Systémy ECM vykazují často nižší míru využití v rámci portfolia podnikových aplikací. Nejsou totiž dobře propojeny s dalšími aplikacemi a nutí uživatele ke zbytečným úkonům.

Nabízí dodavatelé flexibilní možnosti provozu/nasazení? ECM může být provozováno interně, v cloudu nebo hostováno. Je z mnoha důvodů dobré mít trvale na výběr a přitom neměnit systém.

Rozvíjí dodavatel svůj systém ECM? Ujistěte se, že výrobce vybraného systému má sestaven vývojový program, který počítá s průběžným rozvojem jeho platformy. V opačném případě bude řešení rychle technologicky i provozně zaostávat.

Naslouchá dodavatel ECM svým zákazníkům? Součástí dodávky nemají být pouze služby technické podpory. Každý podnik má svá specifika a výrobce je musí zohledňovat a průběžně nacházet nejvhodnější řešení.


Komentáře

RSS 

Komentujeme

Jak srovnávali jablka s hruškami

Pavel Houser , 27. květen 2017 14:30
Pavel Houser

Absurdní patent či ochranná známka, respektive absurdní výsledek sporu? A že je hloupost srovnávat j...

Více





RSS 

Zprávičky

Trendy v affiliate marketingu pro rok 2017

ITBiz.cz , 29. květen 2017 12:30

Posilování role mobilních zařízení v e-komerce a sledování uživatelů napříč zařízeními jsou hlavní l...

Více 0 komentářů

Zavedení EET se projevilo i na oblibě metod platby v e-shopech, některé zrušily platbu kartou

ČTK , 29. květen 2017 12:09

EET zasáhlo především ty úplně nejmenší hráče na trhu. Raději možnost platby kartou, která se v EET ...

Více 1 komentářů

Italský soud zrušil zákaz aplikace Uberu v zemi

ČTK , 29. květen 2017 08:00

Italská vláda slíbila, že do konce letošního roku zavede jasnější pravidla hospodářské soutěže....

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Pracovní nabídky v SAP Services připravují roboti

Pavel Houser , 28. květen 2017 08:00

Ve společnosti SAP Services se podařilo zautomatizovat tvorbu pracovních nabídek napříč různými země...

Více 1 komentářů

Výdaje na reklamu na webech v dubnu stouply na 652 milionů Kč

ČTK , 27. květen 2017 09:04

Seznam získal 240 milionů, Mafra inkasovala 118 milionů a Economia 76 milionů korun....

Více 0 komentářů

Dell EMC podporuje transformaci IT s novými produkty pro open networking

Pavel Houser , 26. květen 2017 14:46

Přepínače Dell EMC pro Open Networking tvoří spolu se servery PowerEdge čtrnácté generace a špičkový...

Více 0 komentářů

Hodnota bitcoinu stoupla na nový rekord přes 2400 dolarů

ČTK , 26. květen 2017 09:23

K růstu bitcoinu přispívá příliv nového kapitálu a růst poptávky po dalších digitálních měnách....

Více 0 komentářů