margin-top: 125px; border: 1px solid gray; } -->

Řízení projektů a zakázek ušetří čas i peníze

Ladislav Vaníček, 12. říjen 2016 20:00 0 komentářů
Řízení projektů a zakázek ušetří čas i peníze

V konkurenčním prostředí je nutné být lepší než ostatní, což znamená budovat svou práci na pevných a spolehlivých základech. Včasné předání jednotlivých etap projektů, dodržování termínů předání, sestavení lidských zdrojů a operativní zastupitelnost či dostatečná časová a finanční rezerva jsou pojmy, které se dají shrnout do jednoho: řízení projektů a zakázek.

Řízení bez systému je cestou ke ztrátě klienta


Zákazník je zpravidla velmi náročný a požaduje odvedenou práci v co nejkratším termínu, garanci ceny, eliminaci vlastních investovaných nákladů a sankce za případné nedodržení termínů předání etapy či díla jako takového. Klient, kterého jednou zklamete, ať prodloužením termínu dodání či prodražením projektu, ztratí důvěru, která se jen těžko vrací zpět. Proto je dobré těmto kritickým událostem předcházet a ne nadarmo se říká, že štěstí přeje připraveným.

Řízení projektů a zakázek se zpravidla skládá z mnoha činností a úkolů, které běží paralelně vedle sebe, či na sebe navazují. Mezi ně patří zejména stanovení a dodržení cílů projektu, rozplánování a rozdělení na etapy a termíny předání jednotlivých etap, vyčlenění lidských zdrojů, rozpočet projektu, sledování rentability atd. Jak je patrné, řízení projektů a zakázek je natolik náročnou záležitostí, že je dobré určit projektového manažera a pořídit systém, který práci na projektech automatizuje a tím ušetří čas a náklady na lidské zdroje. Software uvolní ruce a zajistí klidný spánek řídícím pracovníkům, kteří tak nemusejí v hlavě nosit veškeré informace o průběhu a dění okolo projektů a zakázek.

Výhody řízení projektů a zakázek v ERP systému

Stále je mnoho firem, které používají separátní software na řízení projektů a zakázek a ERP systém se využívá na ostatní agendy typu účetnictví, mzdy, CRM atd. Tento stav bývá daný historií, nadstandardními požadavky či pořizovací cenou. Řešení je to poměrně nešťastné hned z několika důvodů. Kromě nutnosti znát ovládání a vnitřní logiku dvou systémů a to nejen na úrovni uživatelské, ale i administrátorské, je hlavní problém v nedostatečném propojení a sdílení informací oddělených systémů. Komunikace zpravidla probíhá přes tzv. importní můstky, což je poměrně nákladné a na míru vytvořené propojení systému s výměnou nezbytně nutných dat. Firmy mají většinou vyšší požadavky na výměnu dat, nicméně díky vysoké ceně programování můstků se musí spokojit se základními informacemi. Dalším aspektem, který celé řešení prodražuje, je údržba. Jelikož o sobě oba systémy neví, stává se poměrně často, že po upgrade na vyšší verzi jednoho ze systémů přestane propojení fungovat a musí se opět za nemalé náklady přizpůsobit.

Výhody integrace projektového řízení a zakázek v ERP systému tedy spočívají zejména v ušetření práce obsluhy, jednotnosti struktury dat a plného propojení na ostatní agendy systému jako je účetnictví. Tak je možné rovnou fakturovat a účtovat projekt či jeho část, jednotlivé výkony na projektech započítat do mzdového listu, výhodou je i napojení na výrobní agendy. Kromě ekonomické části máte přehled o rentabilitě projektů či zakázek, okamžitý přehled porovnání plánu a reálného plnění, či v rámci agendy CRM možnost sledovat práci na projektech a zakázkách včetně přehledu volných kapacit. Nezanedbatelnou výhodou tohoto řešení je i jediný dodavatel systému, se kterým řešíte své požadavky na provoz systému.

Porovnání plánu a reality v ERP systému

Projektové řízení má dvě hlavní funkce. Slouží pro řízení interních projektů (například zavedení informačního systému ve společnosti, různé marketingové akce a podobně) a pro řízení externích zakázek. Projektové řízení je pak navrženo jako nástroj pro řízení zakázky.

V ERP systému Vision32 snadno a přehledně vytvoříte strukturu projektu a nastavíte hlavní vazby jednotlivých prvků (nebo též etap, částí, úkolů a podobně) projektu. Každý prvek lze zjednodušeně považovat za projekt uvnitř hlavního projektu a takto se i chová. Co je velice důležité, že se nejedná o pasivní grafický výstup, ale o aktivní prvky. Počet úrovní je neomezen. Každý prvek obsahuje všechny důležité informace včetně názvu a čísla prvku, termíny, soupis dílčích prvků, dokumentaci s možností vkládání příloh (textové dokumenty, pdf, xls, obrázky, výkresy, e-maily a podobně), odpovědné osoby, soupis zdrojů včetně jejich kapacitního vytížení, plán materiálu, výkonů, subdodávek, skutečnou spotřebu materiálu, výkonů a subdodávek. Každý prvek zároveň obsahuje nastavení fakturace.

Systém Vision32 umožňuje projekt fakturovat buď podle skutečnosti, nebo podle předem naplánovaných částek. Obě metody lze kombinovat a doplnit o fakturaci víceprací či tvorbu zálohových faktur. Přehledně na jednom místě můžete porovnávat plán vůči realitě a včas přijmout opatření, pokud ukazatele projektu indikují, že projekt či jeho etapu nelze realizovat v termínu či za předpokládaného rozpočtu.

Hlídání nákladů, režie a celkové rentability

U projektů a zakázek je velice důležité ekonomické hledisko, tedy kalkulace a celkový rozpočet. V ERP systému lze z jednoho místa sledovat, zdali je některá část projektu prodělečná a co překročení rozpočtu způsobilo. Podstatnou část nákladů na jednotlivých projektech a zakázkách tvoří mzda pracovníků, kteří realizují jednotlivé etapy. Proto je velmi důležité dobré zaplánování a využití lidských zdrojů. Zdrojem přitom může být například profese (opravář, programátor a podobně), nebo konkrétní pracovník. Namísto lidského zdroje může být použit stroj nebo nástroj. Plánování probíhá plně automaticky a na vás zůstane jen vyřešení konfliktů v kapacitním plánu.

Projektové řízení není věda, pokud víte, jak na to. S ohledem na rentabilitu zakázek a uspokojení náročných zákazníků se vyplatí se mu věnovat a investovat do kvalitního ERP systému, který pomůže zakázky a projekty řídit s přehledem.

Ladislav Vaníček je obchodním manažerem společnosti Vision Praha s.r.o.


Komentáře


RSS 

Komentujeme

Zákaznické karty čekají změny

Pavel Houser , 17. leden 2017 13:00
Pavel Houser

Jedna z technologií, která se už po léta prakticky nezměnila, i když by mohla? Prý karty zákazníků d...

Více





Kalendář

06. 02.

07. 02.
konference G2B TechEd
15. 02. IDC Predictions 2017
22. 02. IT mezi paragrafy
RSS 

Zprávičky

Na další rozvoj ekonomického systému bude Praha vypisovat tendry

ČTK , 21. leden 2017 14:00

Na další rozvoj ekonomického systému Ginis bude Praha vypisovat jednotlivé veřejné zakázky. Pražští ...

Více 0 komentářů

Tržby IBM klesaly i ve 4.čtvrtletí loňského roku, akciím se daří

ČTK , 21. leden 2017 07:00

Americká počítačová společnost International Business Machines (IBM) zaznamenala další, již devatená...

Více 0 komentářů

Facebook postaví v Dánsku datové centrum

ČTK , 20. leden 2017 14:00

Americký provozovatel sociální sítě Facebook postaví v dánském městě Odense nové datové centrum, kte...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Americký Oracle převezme českou programátorskou firmu Apiary

ČTK , 20. leden 2017 12:00

Americký výrobce podnikového softwaru Oracle podepsal dohodu o převzetí české programátorské firmy A...

Více 0 komentářů

Internetová ekonomika za pět let posílila o 15 procent na 188 miliard

ČTK , 20. leden 2017 07:00

Objem internetové ekonomiky se předloni proti roku 2011 zvýšil o 15 procent na 188 miliard korun. Na...

Více 0 komentářů

Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy

ČTK , 19. leden 2017 14:00

Americká sociální síť Facebook zřídí v Paříži svůj první inkubátor pro začínající firmy, tzv. startu...

Více 0 komentářů

Toshiba prý zvažuje o osamostatnění své polovodičové divize

ČTK , 19. leden 2017 11:00

Japonská společnost Toshiba Corp. zvažuje oddělení svých aktivit v oblasti výroby polovodičů do samo...

Více 0 komentářů